Акт приема передачи технической документации образец простой

Когда между сторонами происходит сделка по передаче недвижимости, обычно к ней прилагается и техническая документация. Конечно, ее можно упомянуть в акте, который подтверждает факт передачи недвижимости. Но бывают ситуации, когда технические документы передаются отдельно, соответственно, в этом случае оформляется соответствующий акт приема-передачи.

Форма

Строгого бланка для этого документа не существует. Составляется акт в свободном стиле. Хотя многие используют в этих целях специальные шаблоны. Когда сделку совершают юридические лица, они специально разрабатывают для этих целей фирменные бланки.

В каких случаях требуется оформление акта

Договор подряда, аренды, продажи говорит только о том, что стороны пришли к какой-то договоренности. Но насколько выполняются обязанности по нему, подтверждает дополнение, представленное в виде акта. Нужно знать, без такого дополнения договор не обладает юридической силой.

Независимо от того, с какой целью недвижимость передается, техническая документация должна находиться у нового владельца, пусть даже временного. Например, вовсе не обязательно, чтобы это был покупатель. Технические документы могут передаваться подрядчику, который выполняет строительные и ремонтные работы.

Проставляя подписи в акте, участники сделки подтверждают, что согласны со всей указанной информацией. Логично предположить, после того, как стороны подписывают акт, обязанности по сохранности технической документации возлагаются на принимающую сторону. Это может быть подрядчик, арендатор, покупатель.

Что подразумевается под технической документацией

Если речь идет о недвижимом имуществе, обычно к нему могут прилагаться такие технические документы:

• бумаги, при помощи которых ведется учет жилого фонда;
• если в помещении проводились ремонтные работы, на них должны быть оформлены соответствующие акты, которые также входят в общий пакет технической документации;
• акт, подтверждающий факт проверки состояния приборов учета, сигнализации, вентиляции и других коммуникационных систем;
• инструкция по использованию недвижимости;
• чертежи и схемы контуров заземления;
• техпаспорта водоснабжения, канализации, лифта.

Здесь перечислены только основные документы, которые могут передаваться с недвижимостью. Их может быть гораздо больше. Здесь все зависит от того, к какой категории относится недвижимость.

Как составить акт приема-передачи технической документации в 2021 году?

Так как одна сторона передает документы другой стороне, каждая из них должна иметь подтверждение этому факту. Соответственно, необходимо оформлять две копии акта. Также обязательно нужно упомянуть, какой именно договор дополняет этот документ.

Не стоит забывать, договор и акт дополняют друг друга. Если один из них отсутствует, второй не имеет никакой юридической силы.

Нужно постараться избежать ошибок. Они могут быть не только орфографическими. Иногда опечатки приводят к тому, что указанные сведения искажаются.

Если таковые и были допущены, рекомендуется приступить к заполнению новой бумаги. В ином случае придется в уже имеющийся документ внести изменения. Здесь стоит придерживаться общепринятых правил исправления ошибок.

Для этого неверные сведения нужно перечеркнуть одной линией. Рядом указывается верная информация. Также здесь должна стоять пометка «Исправленному верить».

Заверяется такое исправление подписями представителей обеих сторон.

Нужно помнить, правильное оформление акта позволит избежать возможных проблем и разногласий между сторонами. Так, отдающая сторона сможет доказать, что получатель был ознакомлен с передаваемой технической документацией, и у него не было никаких претензий.

Распространение

Техническая документация следует за объектом, в отношении которого она была составлена. Следовательно, приём-передача осуществляется при отчуждении имущества, при его переходе к новому собственнику. Так новый владелец получит полную картину по вновь приобретенному объекту, сможет поставить его на учёт, запустить в эксплуатацию.

Представители государственных надзорных инстанций, пришедшие на предприятие с проверкой, могут затребовать предоставить техническую документацию на имущество. Как правило, это касается систем пожарной безопасности (сигнализация), системы вентиляции и иных инженерных коммуникаций.

Стороны

Сторонами выступают любые лица, обладающие правоспособностью для заключения гражданско-правовых сделок. Речь может идти о договоре купли-продажи, дарения и так далее. Контрагенты могут быть представлены как в виде как юридических, так и физических лиц, в том числе не связанных с предпринимательской деятельностью.

Роль акта

Если договор лишь выражает намерения сторон совершить те или иные действия, то акт приёма-передачи подтверждает фактическое исполнение обязательств. Документ не является самостоятельным, а выступает лишь приложением к заключённому между сторонами договору. В теории всю процедуру можно провести через одну официальную бумагу, указав в акте приёма-передачи объекта следующую за ним техническую документацию.

Однако вариант с двумя обособленными документами видится более надёжным.

Подписывая акт, стороны отказываются от взаимных претензий. Любое дальнейшее разбирательство может происходить исключительно в судебном порядке. Заверенная представителями сторон официальная бумага выступит на суде весомым доказательством.

Кто составляет официальную бумагу

Закон не содержит чёткого указания на сторону, в обязанности которой должно войти составление акта приёма-передачи. Этот момент контрагенты вольны решить в индивидуальном порядке. На практике написанием документа занимается представитель передающей стороны, отчитываясь перед получателем.

Необходимо учесть, что не всегда официальную бумагу составляет и заверяет автографом один и тот же человек. Для подписания лицу необходимо обладать соответствующими полномочиями, подтверждающимися документально. Речь идёт об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности для юридических лиц и о паспорте гражданина для физических, включая ИП.

В тексте акте должна быть оставлена ссылка на уполномочивающий документ.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, призванный урегулировать взаимоотношения между контрагентами в рамках гражданско-правовой сделки, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи технической документации относится к этой категории официальных бумаг и не является исключением из общего правила. Сотрудники предприятия вправе самостоятельно разработать шаблон и пользоваться им на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования. К ним относят:

• указание реквизитов (дата, место, номер);
• автографы представителей должны быть расшифрованы;
• деловой стиль языка;
• соблюдение конкретной структуры (шапка, предмет, подписи).

Написать акт следует на чистом листе бумаги формата А4. Изложить содержание можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом мнения контрагента, а также с оглядкой на особенности документооборота предприятия.

Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. В подавляющем большинстве случаев стороны отдают предпочтение именно печатной форме.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Для удобства работы с официальной бумагой разделим её на четыре условных составляющих: реквизиты, сведения о сторонах и их представителях, предмет соглашения и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В правом верхнем углу листа бумаги отметим, что документ является приложением к заключённому между сторонами договору, оставив на него ссылку. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Следующим шагом прописываем сведения о контрагентах и их представителях:

• наименования организаций со ссылкой на организационно-правовые формы или ФИО физ. лиц;
• ФИО и должности представителей;
• ссылки на уполномочивающие официальные бумаги.

Ниже по документу стороны утверждают факт приёма-передачи пакета технической документации, обозначают его полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы. В такой форме можно максимально информативно отобразить информацию. Здесь же отмечаем, что стороны взаимных претензий не имеют, а также количество составленных актов.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить представители сторон, после чего документ обретёт должную юридическую силу.

Акт приема-передачи документов — Правильный образец в 2022

Акт приема-передачи документов – письменная фиксация распоряжения документацией. Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.

Мне нравится

Не нравится

Строгого бланка для этого документа не существует. Составляется акт в свободном стиле. Хотя многие используют в этих целях специальные шаблоны. Когда сделку совершают юридические лица, они специально разрабатывают для этих целей фирменные бланки.

Правила оформления акта приема-передачи документов

Образец акта приема-передачи документов предполагает ряд правил его оформления:

1. бланк должен соответствовать общим установленным требованиям (ГОСТ);
2. в нем должны содержаться все необходимые сведения;
   передаваемые документы прописываются в соответствии с названиями, указанными в номенклатуре дел или учетной политике предприятия;
3. для бланков строгой отчетности составляется отдельный список;
   члены комиссии указываются только в соответствии с приказом об их назначении;
4. перечень передаваемой документации оформляется в виде таблицы.

Требования к документу

Несмотря на то, что при возникновении конфликтных ситуаций данный акт является неоспоримым доказательством правоты одной из сторон, жестких требований к его разработке и оформлению нет. При этом он должен соответствовать минимальным нормам права. Поэтому простой образец акта приема-передачи документов должен отвечать следующим требованиям:

1. Оформляется на бумажном носителе, формата А4, не допускается составление в электронном варианте.
2. Заполнение шаблона разрешено в печатном и письменном виде.
   При заключении сделки между юрлицами используется специально разработанный фирменный бланк организации.
3. Количество экземпляров должно соответствовать числу заинтересованных сторон (обычно 2 шт.).
4. Не должен содержать лишнюю информацию, затрудняющую понимание сути дела.
5. Изложение сведений осуществляется в официально-деловом стиле.
6. Обязательно прописывается название документа, отражающее цель его создания.
7. Факт передачи объекта сделки между компаниями заверяется печатью, внутри организации достаточно подписей.