Организации необходимо иметь и хранить у себя образцы продукции.
Хранилище образов часто называют музеем образцов. Такое название я буду далее использовать.
Зачем нужно хранить образцы продукции?
Во-первых, на предприятии необходимо хранить контрольные (арбитражные) образцы от партий собственной выпущенной продукции.
Эти образцы могут понадобиться в случае, например, поступления от клиента претензии по качеству.
Для многих видов изделий правила отбора, формирования и хранения арбитражных образцов регламентированы ГОСТами.
Так в организации формируется Музей арбитражных образцов.
Для большинства предприятий это обязательная часть.
Но даже в случаях, если это не требуется государственным законодательством, я рекомендую предприятиям вести у себя такой музей.
Также часто бывает необходимо хранить и другие не арбитражные образцы.
Например, если организация ведет разработки продукции, то нужно хранить образцы собственной разработанной продукции. Без этого не продвинуться.
И бывает очень полезно иметь и хранить внешние образцы, аналоги.
Такие образцы, особенно если это лучшие мировые образцы, могут служить прототипами для собственных разработок.
Необходимые организации, но не арбитражные образцы я называю полезными образцами, хотя допускаю и другое название.
Конечно, в большинстве случаев в организации имеются и образцы собственных разработок, и образцы внешних аналогов, но часто они никак не учтены, бесконтрольно хранятся в разных подразделениях и у разных сотрудников. В итоге такие образцы часто теряются, или они где-то есть, но их просто не могут найти, преждевременно бесконтрольно расходуются, пропадают.
Также нередко специалисты, которым нужен полезный образец, могут и не знать о его наличии в организации.
Я рекомендую вести в организации Музей полезных образцов, который в свою очередь сам может состоять из составных частей, например, музея собственных разработок и музея внешних аналогов.
Также в зависимости от специфики в организации могут быть и другие музеи.
Маркировка и идентификация образцов
Конечно, невозможно себе представить вообще все возможные виды образцов продукции, хранящиеся в музеях предприятий.
Поэтому я напишу общее правило, а специфика организаций и видов продукции может вносить сюда свои корректировки.
- организации;
- наименования продукции;
- марки, сорта;
- ГОСТа (ТУ);
- номера партии;
- даты изготовления;
- срока годности.
- наименование продукции;
- фирма-изготовитель;
- вес образца;
- дата поступления;
- источник (кто передал в музей).
Как долго нужно хранить образцы?
Арбитражные образцы можно удалять из музея не ранее даты окончания срока годности продукции.
Многие организации хранят свои арбитражные образцы еще дольше. Здесь все зависит от вида изделия. Что-то можно и нужно хранить, а у каких-то изделий срок их хранения ограничен естественными причинами.
Полезные образцы часто хранят бессрочно, опять же, если их можно долго хранить. Срок хранения таких образцов определяет организация.
Здесь нужно понимать: потому эти образцы и полезные, что могут вдруг понадобиться. Так что, не торопитесь удалять их из музея.
- порчи;
- несанкционированного доступа.
Защита от порчи достигается обеспечением необходимых условий хранения: температуры, влажности, освещенности, и т.д. в зависимости от вида изделий.
- Вашу уверенность в том, что Вы храните именно то, что заложили;
- защиту от несанкционированного преждевременного расходования образцов;
- защиту от доступа к образцам охотников за секретами организации.
Рекомендуется опечатывать каждый музейный образец продукции. Причем, если арбитражные образцы в большинстве случаев достаточно опечатывать пломбой (подписью) начальника ОТК, то опечатывать уникальные полезные образцы я рекомендую комиссионно. Помещение для хранения образцов необходимо закрывать на ключ и также пломбировать.
Доступ в музей должен быть ограничен.
Выдача музейных образцов продукции должна быть строго регламентирована.
Наиболее ценные (уникальные) образцы могут быть получены из музея только с разрешения руководителя организации. Специалист, заинтересованный в получении уникального полезного образца, пишет служебную записку на имя директора предприятия.
Служебная записка должна быть согласована руководителем направления (директором по направлению). По документально оформленному разрешению руководителя организации хранитель музея (начальник ОТК) выдает заинтересованному специалисту точно запрошенное им количество образца. Служебные записки, по которым произведена выдача музейных образцов продукции, начальник ОТК хранит в качестве отчетных документов.
Вскрытие и повторное опечатывание полезных образцов производят комиссионно.
Необходимо вести строгий учет музейных образцов продукции.
Учет должен обеспечить быстрое получение информации и поиск образцов.
Учет образцов удобно вести в электронном журнале в программе Excel, но не обязательно.
Журнал должен быть защищен от утери (порчи, удаления) и от несанкционированного доступа.
- порядковый номер образца в музее;
- место хранения образца (помещение, стеллаж, полка и т.п.); ;
- информацию о выдаче, если была (кому, когда, сколько).
При этом арбитражные и полезные образцы следует учитывать раздельно, независимо. Параметры их учета могут отличаться.
В общем случае схема управления музеем образцов такова:
Я рекомендую разработать и иметь в организации документ, регламентирующий работу с хранимыми образцами продукции, например, стандарт предприятия «Музей образцов».
Это Вам не единожды пригодится.
Департамент общего аудита о бухгалтерском учете арбитражных проб
Компания производит лекарственные средства. Согласно закону об обороте лекарственных средств мы должны от каждой серии производимой продукции отбирать так называемые арбитражные пробы. Эти образцы лекарств и полуфабрикатов хранятся в течение срока годности плюс один год, после чего утилизируется.
Делается это с целью подтверждения качества продукции в случае какого-либо несчастного случая с использованием лекарства. В налоговом учете мы списываем себестоимость этих образцов в момент отбора. В бухгалтерском учете стоимость этих образцов учитывается в стоимости готовой продукции до срока утилизации.
На наш взгляд учет этих образцов в части готовой продукции искажает отражение активов компании. Эти образцы никогда не могут быть использованы в коммерческом обороте. Учет их в части оборотных активов видится некорректным.
Возможно ли списание этих лекарственных проб в расходы в бухгалтерском учете в тот же момент, что и в налоговом, а их аналитический учет вести за балансом?
Как следует из вопроса, Ваша организация отбирает лекарственные пробы, которые впоследствии в случае необходимости используются для подтверждения качества продукции. По окончании определенного срока неиспользованные пробы утилизируются.
В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01[1] готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).
Поскольку в данном случае рассматриваемые пробы организация продавать не будет, считаем, что они не могут учитываться в составе готовой продукции.
Вместе с тем, к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
— используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
В данном случае, по нашему мнению, поскольку обязанность отбирать пробы продиктована законодательством и впоследствии указанные пробы могут быть использованы для определения качества продукции в случае возникновения несчастного случая при использовании лекарства, речь идет об использовании указанных проб для управленческих нужд организации.
Следует учитывать, что согласно пункту 216 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее по тексту – Приказ № 119н[2]) часть готовой продукции организация может направлять на собственные нужды, в том числе на капитальное строительство, для обслуживающих производств и хозяйств, на другие хозяйственные нужды. Такие материальные ценности приходуются по их фактической производственной себестоимости в дебет соответствующих счетов по учету материальных ценностей (в зависимости от их дальнейшего назначения) с кредита счета «Готовая продукция».
Соответственно, по нашему мнению, стоимость отобранных проб должна быть перенесена со счета учета готовой продукции на счет учета материалов.
Согласно пункту 93 Приказа № 119н стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.
При этом под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации (пункт 90 Приказа № 119н).
По нашему мнению, рассматриваемые пробы изначально отбираются для того, чтобы быть помещенными на хранение, и, соответственно, их хранение и является использованием таких материалов для управленческих нужд.
Соответственно, по нашему мнению, передача на хранение и будет являться моментом отпуска материалов для управленческих нужд.
Учитывая вышеизложенное, считаем, что Ваша организация вправе в момент передачи на хранение списывать стоимость отобранных проб в состав управленческих расходов. При этом считаем целесообразным организовать надлежащий забалансовый учет указанных объектов.
[1] Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов», утв. приказом Минфина РФ от 09.06.01 № 44н
Контрактное производство
Косметических средств, БАД к пище, фасовка пищевой продукции.
Внутренний контроль качества
Внутренний контроль качества – это совокупность процедур, исследований и методик, направленных на обеспечение производства качественной готовой продукции.
Внутренний контроль качества осуществляется на всех этапах производства: от момента получения сырья (ингредиентов, из которых состоит продукт) и комплектующих материалов (упаковки) до поступления готовой косметической продукции на склад.
Внутренний контроль качества также распространяется на воду, которая принимает участие в производственном процессе, на воздух рабочей зоны, а также на фасовку и упаковку готовой продукции.
В ООО «КоролёвФарм» внедрена система цветовой индикации: как только сырье или материалы поступают на склад, они маркируются желтым цветовым индикатором, что означает «проходит контроль». После проведения процедуры контроля, как только получены положительные результаты проверки, цвет индикатора меняется на зеленый – допуск в работу, если отрицательные результаты – на красный — карантин.
Система внутреннего контроля качества распространяется на все участки производства. Как правило, производство косметического продукта происходит в несколько этапов.
Первый этап – получение косметической массы – полупродукта, и второй этап – фасовка этой массы в банку, флакон или тубу.
Перед началом первого этапа внутрилабораторному контролю подвергаются все ингредиенты, из которых состоит крем, шампунь и другая ПКП и БАД. Испытания проводятся в физико-химической лаборатории, а также микробиологической лаборатории ООО «КоролёвФарм». В зависимости от вида сырья проводится ряд исследований, подтверждающих качество.
Самая длительная процедура в внутрилабораторном контроле– это микробиологический контроль.
Несмотря на то, что на производстве ООО «КоролёвФарм» используется вода, которая перед включением в технологический цикл, проходит многоступенчатую очистку, ее качество также регулярно проверяется.
Далее, получение косметической массы осуществляется по определенным требованиям в соответствии с внутренней документацией: определенное количество сырья взвешивается с необходимой точностью и вводится при определенных технологических режимах (температура, время, скорость перемешивания, фаза введения). При производстве учитывается не только количество, но и точность, и последовательность ввода.
От готовой косметической массы на момент изготовления отбирают пробу, а промежуточную емкость с массой маркируют желтым ярлыком, сигнализируя тем самым, что продукт еще находится на испытании, заключение о его качестве еще не получено. После того, как полупродукт проходит все стадии внутрилабораторного контроля, и получает положительное заключение, маркируется зеленым индикатором, только после этого косметическая масса поступает на следующий этап производства — фасовку.
Перед началом этого этапа внутреннему контролю качества подвергаются комплектующие материалы, которые имеют непосредственный контакт с массой. Проверяется не только качество и чистота полупродукта, но и потребительские свойства упаковки.
В процессе этапа фасовки через заданные временные интервалы проверяется вес полупродукта в тубе или флаконе.
После того, как продукт расфасовали и упаковали, внутреннему контролю качества подвергается уже готовая продукция. Повторно проводится внутрилабораторный контроль, в физико-химической лаборатории и микробиологической лаборатории.
Только после того, как получен положительный результат, продукция поступает на склад готовой продукции.
Основная задача производителя заключается в том, чтобы к потребителю попал качественный и безопасный продукт, чтобы продукт оставался таким на протяжении всего срока годности. В ООО «КоролёвФарм» с каждой партии продукции необходимое количество образцов закладывается на арбитражное хранение. На протяжении всего срока годности продукта арбитражные образцы подвергаются внутрилабораторному контролю.
Проводятся микробиологические испытания и физико-химический анализ. Арбитражные образцы хранятся при соблюдении условий хранения в невскрытой упаковке с целью разрешения ситуаций при получении рекламации.
Существует также процедура выборочного контроля. Она заключается в следующем: производится отбор продукции из разных мест одной партии продукции, количество образцов зависит от объема партии готовой продукции. Выборочному контролю подвергается вся готовая продукция, прошедшая до этого все этапы контроля и получившая положительное заключение о качестве.
В процессе выборочного контроля проверяются не только физико-химические и микробиологические показатели качества продукции, но и герметичность упаковки, качество запайки шва, ровность наклеенной этикетки, правильность указания срока годности и прочие показатели. Процедура выборочного контроляпозволяет выявить возможный брак, возникший на этапах производства. При проблемах, выявленных в процессе выборочного контроля, вся партия возвращается со склада и проверяется уже полностью.
Таким образом на ООО «КоролёвФарм» реализована система контроля качества, которая гарантирует качество готовой продукции, которая поступает к потребителю.
Архивные и контрольные образцы в пищевой промышленности
Тему архивных образцов я хотела обсудить давно. Вроде мелочь какая-то, но это очень важный инструмент для контроля качества и безопасности продукции.
Начнем с того, что требования о наличие музея (ну или банка если хотите) архивных образцов применительно к пищевой промышленности у нас нет.
Но, если мы говорим об общественном питании, то в СП 2.3.6.1079-01 в 14.3 (не помню какой абзац), указано об отборе суточных образцов во время проведения массовых общественных мероприятий. При этом срок их хранения должен быть не менее 48 часов и хранить их нужно при температуре (4±2)°С. Эта поправка в СП 2.3.6.1079-01 была внесена в 2016 году.
Да и в СанПин 2.4.4.3155-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации работы стационарных организаций отдыха и оздоровления детей» есть такое же требование. По сути, это и есть архивные образцы применительно к общественному питанию.
Теперь дадим точное определение.
Контрольный образец – образец, отобранный из серии исходного сырья, упаковочного материала или готовой продукции, который хранится для проведения анализа в течение срока годности серии в случае возникновения такой необходимости.
Архивный образец — образец в окончательной упаковке, отобранный из серии готовой продукции, который хранят в целях подтверждения идентичности. Например, в течение срока хранения серии могут потребоваться осмотр образца или упаковки, маркировки, инструкции по применению, получение информации о номере серии и сроке годности.
Во многих случаях контрольные и архивные образцы готовой продукции идентичны и являются единицами продукции в окончательной упаковке. В таких случаях контрольные и архивные образцы могут рассматриваться как взаимозаменяемые.
Данные определения приведены из стандарта GMP, который для фармацевтической деятельности (в РФ это стандарт ГОСТ Р 52249-2009 «Правила производства и контроля качества лекарственных средств»). Именно из GMP требование по наличию архивных образцов перекочевало в пищевую отрасль. И каждое приличное предприятие должно иметь банк архивных образцов.
Если вы будете проходить аудит торговой сети, то будьте уверенны в чек-листе аудитора будет также вопрос про архивные образцы.
Так, и в чем же их польза и зачем они нужны?
Самая главная польза архивных (контрольных образцов) на мой взгляд, это возможность проверки достоверности информации в случае рекламации на продукт.
К примеру, клиент пожаловался на порчу продукта до истечения срока годности. Поверьте, это частая история.
В этом случае вы берете свой архивный образец и проводите его исследование. Если ваш архивный образец в порядке, значит высока вероятность того, что продукт был испорчен либо во время его транспортировки клиенту или на складе у клиента.
Еще один пример полезности. Допустим, клиент пожаловался на то, что он отравился в вашем ресторане во время банкета. В этом случае, вы берете свои суточные пробы и отвозите в лабораторию на исследование. По результатам приходите к выводу – виноваты вы или нет.
Также архивные (контрольные) образцы необходимы для внутреннего расследования. И будет хорошо, если эти архивные образцы вы отбираете в большом количестве чтобы была возможность проводить серию анализов. Таким образом результаты будут более достоверными.
Случай из практики: на одном из предприятий, было попадание постороннего предмета – разорванная прокладка оборудования. В маркировке готового продукта помимо даты изготовления, указывалось время изготовления, образцы же отбирались каждый час. По результатам исследования отобранных архивных образцов, специалисты смогли определить в каком промежутке времени было попадание и отозвали продукцию именно этого временного промежутка.
Таким образом было предотвращено попадание на прилавок небезопасной продукции.
Рекламации бывают и на маркировку. Таким образом архивные образцы позволят вам проверить и маркировку отгруженной партии, если возникнут такие вопросы.
Теперь об условиях хранения архивных образцов и длительности их хранения.
Архивные образцы хранят как минимум при условиях хранения указанных на этикетке. Я знаю, что некоторые предприятия выдерживают свои архивные образцы при температуре на 3-4 градуса выше, объясняя это тем, что температура на полке в супермаркетах может несоответствовать условиям хранения указанных на этикетке и таким образом у предприятия-изготовителя будет возможность провести внутреннее расследование опираясь на свои собственные исследования поведения продукта в условиях «полки холодильника супермаркета».
Длительность хранения должна быть как минимум до конца срока годности продукта. Некоторые организации выдерживают срок годности + 6 месяцев. Но для хранения такого количества образцов необходимы дополнительные складские помещения, а это конечно не все могут себе позволить.
Если есть дополнения или вопросы – пишите!
10.01.2020 г.