Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. С 1 января 2024 года вступает в силу новый бланк ТК. Он отличается от предыдущей версии количеством разворотов: 14 для сведений о работе и 7 для информации о награждениях. Действующая форма включает по 10 разворотов для двух разделов.
Действующие бланки ТК не утратят силу после 1 января 2024 года. Это относится к уже начатым документам и к новым, имеющимся в запасе у работодателя.
Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается, а использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.
Нормативная база, в которой закреплены правила и форма дополнительной книжки к трудовой книжке:
- приказ Минфина № 117н от 22.12.2003 (обеспечение работодателей бланками);
- приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021;
- постановление правительства № 1250 24.07.2021.
Когда выдают
Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:
- отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
- потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.
Так выглядит образец продолжения трудовой книжки, в частности его обложка.
Пункт 44 приложения 2 к приказу Минтруда № 320н от 19.05.2021 обязывает работодателя вшить документ при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки. На нанимателя возложена ответственность (п. 42 правил приказа № 320н) за организацию работы в части:
Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае ее потери, повреждения или отсутствия.
Кто оформляет
Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает договор на покупку со специализированными организациями (юрлицами или ИП, отвечающими требованиям приказа Минфина № 117н).
Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.
Как оформить
Внести данные в документ несложно: заполнение первой страницы вкладыша производится по тем же правилам, что действуют для трудовой книжки.
Титульный лист содержит следующую информацию:
- Ф. И. О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
- дата рождения;
- образование и специальность;
- дата оформления;
- личная подпись сотрудника;
- подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).
Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой записи.
На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. В раздел вложения «Сведения о работе» вносятся:
- номер записи по порядку — в первую графу;
- дата внесения записи — во вторую;
- сведения о работе — в третью;
- данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в четвертую.
Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 9 приложения 2 к приказу № 320н). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.
Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 12 приложения 2 к приказу № 320н). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.
Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые разрешено оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-й, 3-й и т. д., не забыв поставить штамп о его оформлении с указанием номера и серии.
Как сделать отметку
Правила, определяющие порядок ведения и хранения, обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого требуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Так выглядит штамп о выдаче вложения, в котором указаны его серия и номер.
Закон разрешает сделать запись, что выдан вкладыш к трудовой книжке, от руки. Согласно пункту 33 приложения 2 приказа № 320н, она делается на титульном листе ТК, то есть на первой странице. Если там нет места, отметка ставится на титульном листе первого вкладыша.
Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:
Как вшить
С 1 сентября 2021 года закон не требует вшивать вкладыши. Но хранить его отдельно от трудовой не следует, в этом случае вложение становится недействительным. Поэтому самым действенным способом сохранить оба документа остается вшивание.
В законодательстве не описан правильный способ вшивания. На практике для этого используются шило, иголка и суровые нитки. Ниже представлен образец, как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году.
Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя назвать удобным, так как он нарушает хронологический порядок записей. Для сохранения последовательности записей рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.
Так выглядит ТК с аккуратно вшитым вкладышем.