Инспектор делопроизводства и режима в мвд обязанности

РОЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РЕЖИМА В ПОВЫШЕНИИ КАЧЕСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ В ОВД

Аннотация
В статье рассматриваются проблемы организации делопроизводства в ОВД. Анализируется нормативная база организации делопроизводства в ОВД и обосновывается необходимость совершенствования этой деятельности.

THE ROLE OF DIVISIONS OF THE OFFICE AND MODE IN IMPROVING THE QUALITY OF DOCUMENT PREPARATION AND CONTROL OF DOCUMENTATION TO ENSURE ATS

Abstract
The article the problems of the organization of clerical work in the police Department. Analyzed regulatory framework of business organization in the police Department and the necessity of improving this activity.

Библиографическая ссылка на статью:
Заботина Т.Ю. Роль подразделений делопроизводства и режима в повышении качества подготовки документов и обеспечения контроля за документационным обеспечением в ОВД // Гуманитарные научные исследования. 2015.

№ 5. Ч. 2 [Электронный ресурс].

URL: https://human.snauka.ru/2015/05/10889 (дата обращения: 03.06.2022).

Совершенствование работы с документами является одним из основных направлений реформирования деятельности ОВД. Объем документов увеличивается постоянно возрастает и сегодня особую актуальность приобретают правильная организация работы с управленческими документами, рациональное документационное обеспечение управления, систематическое совершенствование этой деятельности.

Служба документационного обеспечения в структуре министерства внутренних дел всегда была и остается ключевым звеном, она на протяжении почти двухсот лет продолжается функционировать и совершенствовать свою деятельность. Датой образования канцелярии МВД принято считать 7 января 1804 года.

При рациональной организации делопроизводства повышается производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления.

Проанализировав деятельность подразделений делопроизводства и режима можно выделить четыре основных этапа работы с документами ( рисунок 1).

Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел, по документированию и осуществлению документооборота регламентирована множеством нормативно правовых актов.

Рисунок 1 -Организация работы с документами

В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для организации делопроизводства, и группу специальных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, складывающиеся в связи с осуществлением делопроизводства.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые наряду с регулированием различных сторон деятельности регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства.

Решение коренных, принципиальных вопросов в деятельности подразделений делопроизводства находится в непосредственной зависимости от упорядочения документной информации, дальнейшего совершенствования документационного обеспечения. Руководство органов внутренних дел рассматривает документы управления в качестве важнейшего правового и организационно-технического инструмента большинства управленческих операций, средства реализации функций управления, поэтому совершенствование документационного обеспечения, сокращение документопотоков служат одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления органами внутренних дел.

Вопросы подготовки документов управления в системе органов внутренних дел имеют далеко не узковедомственный характер, так как речь идет о документальном оформлении подавляющего большинства управленческих решений в области государственного управления. Поэтому закрепляемые в форме документов управленческие решения в сфере борьбы с преступностью и охраны общественного порядка – это прежде всего государственные решения.

Подразделения делопроизводства управлений внутренних дел осуществляют ряд организационных и практических мер, направленных на сокращение документооборота и упорядочение делопроизводства, акцентируют внимание органов внутренних дел на искоренении бумажного стиля руководства, на необходимости усиления организаторской работы в подчиненных подразделениях.

Эти меры признаны высвободить рабочие места сотрудников оперативных служб от излишней переписки и дать им возможность более продуктивно заняться выполнением своих непосредственных функциональных обязанностей. Они имеют своей целью получение чисто экономического эффекта: сокращение потребления бумаги, уменьшение нагрузки на делопроизводственный персонал. Кроме того, давно известно: «Чем меньше документов, тем выше их авторитет».

Цели и задачи профессиональной деятельности органов внутренних дел и управления ими требуют удостоверения и материального отображения содержания, форм и методов предметной и управленческой деятельности, обмена информацией, хранения и использования в течение определенного времени. Иными словами, эта работа связана с подготовкой целого комплекса документов, который определяется объемом и характером компетенции тех или иных органов и подразделений системы, кругом решаемых вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями, учреждениями и т.п.

В нормативно-правовых документах, направленных на улучшение работы государственного аппарата, значительное место уделяется проблемам дальнейшего совершенствования работы с документной информацией, повышения ее качества, обоснованности и юридической самостоятельности документов с одновременным решением вопросов по сокращению объемов служебной переписки.

Повышение роли документационной информации в управленческих процессах, рост документооборота, внедрение новейших информационных технологий, создание общегосударственной системы переработки информации в условиях научно-технического прогресса требуют не только совершенствования самих форм управленческих документов, но и упорядочивания каждого документа в отдельности.

Без строго установленного порядка документообразования, документооборота невозможно внедрить научную организацию труда и управления.

Количество просмотров публикации: Please wait

© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Виды, задачи, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. Субъекты делопроизводства в ОВД и их обязанности

1. Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется соответствующими службами документационного обеспечения управления (например, канцелярией ОВД), а перечень наименований дел в ОВД утверждается в специальном документе – номенклатуре дел.

2. Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции ОВД (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано с управленческим делопроизводством.

Б) в зависимости от секретности сведений, содержащихся в документах.

1. Секретное делопроизводство, то есть документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны и организация работы с документами, содержащими такие сведения. Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних дел по специальным правилам.

Так, многие документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД, оформляются, хранятся, пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

2. Несекретное. Многие документы, создаваемые в процессе деятельности ОВД, могут быть несекретными и не требуют соблюдения каких-либо правил при изготовлении, хранении или отправке. Документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности осуществляется по правилам несекретного делопроизводства.

В органах внутренних дел существуют следующие системы организации и осуществления делопроизводства:

— централизованное. Все делопроизводственные операции в ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии).Применяется в небольших и средних по объему переписки органах МВД России.

— Децентрализованное. Все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений. Применяется в крупных и территориально разбросанных ОВД.

— Смешанная. Часть делопроизводственных операций централизована ( приема, отправка, размножение документов), а другая часть осуществляется структурными подразделениями. Применяется в ОВД со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности ОВД, выделяются задачи, которые необходимо решить:

— Обеспечение приема, учета и отправки документации.

— Обеспечение контроля за своевременным и правильным оформлением документов в ОВД, то есть контроль над сроками исполнения документов.

— Систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах, внутри которых документы располагаются в определенном порядке – систематизировано в соответствии с описью.

— Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

— Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций ОВД информации в текущих делах и архиве.

— Правильное и быстрое отражение в документах работы ОВД, его структурных подразделений и сотрудников.

— Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление, изготовление и поиск документов.

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Руководители органов внутренних дел.

2. Специальные подразделения делопроизводства и режима.

3. Инспекторский (личный) состав органов внутренних дел.

Руководитель органа внутренних дел несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в ОВД и имеет следующие обязанности в этой сфере:

— обеспечение необходимых условий для сотрудников, ведущих делопроизводство;

— осуществление контроля за ведением делопроизводства, утверждение номенклатуры дел;

— принятие мер, исключающих утрату документов, разглашение государственной и служебной тайны;

— рассмотрение корреспонденции, определение исполнителей, сроков и порядка исполнения.

Специальные подразделения делопроизводства и режима, их структура и штатная численность, зависят от уровня ОВД, объема документооборота.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников разрабатываются на основе Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Департаментом делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

— контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

— регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

— организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

— ведение секретного делопроизводства и контроль за ним.

— выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

— информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

— определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

— координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

— контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

Должностные обязанности сотрудников ОВД (личного состава):

— Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

— Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

— Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

— Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

— При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

В соответствии с функциональными обязанностями на некоторых сотрудников ОВД возложено выполнение других обязанностей, связанных с делопроизводством.

Например, сотрудники дежурных частей обязаны в выходные и праздничные дни входящую корреспонденцию, сотрудники УР и БЭП обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные документы.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

С учетом развития компьютерных технологий возникает необходимость их внедрения в процесс делопроизводства в целях создания документов с помощью компьютерной техники, передачи документа на расстояние и с этой целью создание средств передачи информации: электронной почты, факсов, регистрация и контроль за исполнением документов с помощью специальных компьютерных программ, а также сохранение и быстрый поиск информации с помощью создания электронного архива.

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль неразглашения данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

• МИРЭА — Российский технологический университет.
• Российский государственный гуманитарный университет.
• Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
• Российский государственный социальный университет.

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

• Юридический колледж Российского государственного университета правосудия.
• Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
• Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
• Уральский промышленно-экономический техникум.
• Московский государственный образовательный комплекс.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

• официальное оформление на работу;
• множество вузов, где можно получить специальность;
• стабильный оклад.

Минусы:

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.

Межрегиональная академия дополнительного профессионального образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы дополнительного профессионального образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по индивидуально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного образца по завершении обучения. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель».

Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников*(1) центрального аппарата МВД России*(2), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(3), и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477*(4), государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5).

4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима*(6) органов внутренних дел.

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России»*(7) или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел*(8).

7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения*(9), представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России*(10) либо экспертными комиссиями*(11) органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности*(12), представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу.

О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел;

документ — совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

документальный фонд органа внутренних дел — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

контроль исполнения документов — представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима — структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

субъект контроля — подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы — регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;

факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.