Как подписать документ за руководителя через черточку

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель.

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель.

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 N 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»).

Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена.

Ведь приказ Главархива N 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.
Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 N КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики.

Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам.

А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57.

Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.
Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо.

Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 N 03-03-11/97).

Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 N 03-1-03/838/8).
* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 N 65-ст.

За подписью неизвестного

На основании какого правового документа запрещена косая черта перед наименованием должности в случае подписания документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя и требуется ли расшифровка подписи подписавшего?

Использование косой черты не предполагается?

Признаюсь честно, данный вопрос привел автора статьи в замешательство — объяснение кажется очевидным. Немало удивила формулировка вопроса, и у автора сразу возник встречный вопрос: а где вы встречали инструкцию, рекомендацию, любой другой регламентирующий делопроизводственные процессы документ, разрешающий использование косой черты в реквизите «подпись»?

Но давайте попробуем разобраться в этой парадоксальной ситуации.

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи:

подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Слово «полномочный» в данном случае неслучайно — документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.

Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, — Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — описывает правила оформления реквизита «подпись» следующим образом.

Фрагмент документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

В состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего.

Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.

Но проблема тем не менее существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций. Давайте для примера обратимся к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти — документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России.

В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:

Фрагмент документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

В Российской Федерации сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях, опыте разных стран. ГОСТ 6.30-2003 носит рекомендательный характер.

То есть специального нормативно-правового акта об обязательной расшифровке подписи с указанием фактической должности подписавшего и запрете использования косой черты не существует.

Руководствуемся здравым смыслом!

Тем не менее помимо разнообразных инструкций и предписаний существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой простой на первый взгляд реквизит.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:

— достоверность сведений, изложенных в тексте документа;

— полномочия должностного лица, подписавшего документ.

Справка. Подпись — один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального — «приказного» — делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста — имена его составителя и свидетелей.

Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.

Использование косой черты или предлога «за» вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк.

Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо.

А если речь идет о приказе или распоряжении? Непонятно, кто несет ответственность за принятое решение. Получатель вправе посчитать такой документ недействительным. В самом деле, ведь неизвестно, кто подписался под важным сообщением.

У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:

А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответственные решения и подписывать документы?

И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?

А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.

Руководитель, несмотря на то что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа — его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание «бумаги» и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.

Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью «неизвестного» лица и, как следствие, не исполнять его.

Получатель документа окажется в проигрыше, если должностное лицо откажется от документа, ссылаясь на тот факт, что он не ставил свой автограф, несмотря на то что документ был подготовлен за его подписью.

Пример. Н.А. Светлов обратился в Кировский районный суд г.

Иркутска с жалобой на бездействие должностного лица — председателя Иркутского областного суда, не давшего ответ на ранее направленное на имя должностного лица обращение. Ответ Н.А. Светлову направлен за подписью неизвестного лица с простановкой косой черты на реквизитах (должность, инициалы и фамилия) председателя суда.

То есть неправильное оформление реквизита «подпись» стало основанием для обращения в суд.

Теперь после обзора нормативных актов и рассуждений можно дать ответ на поставленный в начале статьи вопрос.

Использование косой черты или предлога «за» перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на «анонимность» подписи.

Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают нам должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению.

Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.

Что же делать, если в силу непредвиденных обстоятельств документ подписал не руководитель, а его заместитель или исполняющий обязанности, а перепечатать страницу нет времени? Проблема решается легко и быстро при помощи обычной ручки или пишущей машинки. Секретарь должен вписать или впечатать наименование должности и фамилию лица, фактически подписавшего документ. Согласитесь, особых условий здесь не требуется.

И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.

Как правильно ставить подпись ИО?

Как правильно указывать должность исполняющего обязанности?

Как расшифровать и правильно использовать акроним «врио»

Слово «врио» не склоняется, относится к существительным общего рода, потому сокращение «временно исполняющий обязанности» — врио — используют для обозначения должностей, которые занимает как мужчина, так и женщина.

Как правильно подписывать документы за директора?

Что касается подписи документов самим директором, то да, шаблон будет именно такой: должность, подпись и фамилия с инициалами самого гендиректора. А вот если право подписи официально по доверенности предоставлено третьему лицу, тогда указывается его должность, он ставит свою подпись и ФИО.

Когда подписывает заместитель?

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Можно ли подпись документов через слеш?

Ответ: Нет, нельзя. ГОСТ Р 7.0.97-2016 запрещает проставлять косую черту или делать надпись «за» перед названием должности лица, если подпись ставит временно исполняющий обязанности директора или другое должностное лицо.

Можно ли принять человека на должность исполняющего обязанности?

Нет, нельзя, на вакантную должность принять временно исполняющего обязанности. . В данном случае, на период вакантной должности возможно возложение исполнения обязанностей отсутствующего работника на другого работника с установлением доплаты.

Как правильно писать исполняющая обязанности или исполняющий обязанности?

Мужчина — исполняющий обязанности, женщина — исполняющая обязанности (но: назначить исполняющим обязанности такую-то).

Как пишется и о с большой буквы?

Следовательно, в случае с «исполняющим обязанности» правильно будет писать «и. о.». Если же сокращение словосочетания находится в начале предложения, первая его буква будет заглавной: «И. о.».

Что означает косая черта перед подписью?

Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. . Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту.