В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки.
В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.
Как правильно прошивать нитками?
Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить.
Таким образом, есть риск подлога или потери документа.
Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.
Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:
- Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
- Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
- С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
- Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
- Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.
Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:
Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:
- На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
- Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
- Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
- И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
- Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.
Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.
На видео представлена инструкция прошивки документа:
Как правильно заверить копию?
По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе.
Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.
Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.
Сколько стоит заверить документ у нотариуса?
Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.
Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.
Частые вопросы по заверению документов
- Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?
- Расписка не является документом, который должен быть нотариально заверен. Он вступает в силу сразу после подписей сторон и его можно использовать в суде.
- Как заверять документы, если ИП без печати?
- Индивидуальный предприниматель не обязан иметь печать, однако существует множество случаев, где она может пригодиться. С печатью ИП сам может заверить документ, без нее придется воспользоваться услугами нотариуса.
- Кто может заверять копии документов в организации?
- Право заверять копии имеет как руководитель организации, так и доверенное им лицо.
- Нужно ли заверять копии документов в суд?
Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке.
Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .