Личное дело титульный лист образец

В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель.

На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

Внешний вид документа и описание его полей

Составляя личные дела сотрудников, необходимо пользоваться несколькими нормативными актами:

1. Трудовым кодексом РФ. В главе 14 находятся все основные положения. .
2. ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в РФ».

Кроме этого, рекомендуется пользоваться Приказом Минкультуры, изданным 25 августа 2010 года №558. В нем утвержден перечень управленческих типовых документов, которые образуются (формируются) в процессе работы государственных органов и местных служб самоуправления.

Формируя ЛД сотрудников, важно осознавать, что эта папка содержит личные (персональные) данные. А работодатель обязан их сохранять и защищать. То есть, не допускать утечки к недобросовестным лицам для неправомерного использования. Соответственно, все документы в личном деле работника находятся под строгим присмотром ответственного лица.

Понятие «личное дело» определено ГОСТом P (7.08-2013). Согласно записи, делом признается документ либо совокупность нескольких документов, находящихся в отдельной обложке. Следовательно, внешний вид ЛД должен соответствовать ГОСТу.

Простыми словами, личное дело представляет собой папку или обложку, с вложенными в нее документами, страницами, содержащими сведения о работнике, его деятельности, заслугах, стаже и т. д. от принятия на должность до прекращения деятельности. А при переходе человека работать в другую организацию, ЛД переходит вместе с ним.

Ведение личных дел осуществляется кадровым служащим. На каждого трудящегося ведут отдельную папку. И только в одном экземпляре.

Информация в ЛД размещается в порядке хронологии. Если к делу прикреплены копии личных документов работника, их заверяют в соответствующем порядке. Приобщаются к личному делу любые материалы, относящиеся к трудовой деятельности.

В дело вносят записи о любых изменениях – анкетных, биографических. К нему приобщают поступающие материалы, то есть, в деле фиксируется всё: выдача, изъятие сведений, изменения и др.

Состояние дел штата организации периодически проверяют. При необходимости закрывают и передают в архивный отдел. Каждую папку необходимо учитывать и регистрировать. Для этого ведется соответствующий журнал.

Поля личного дела обычно не задействуется. Так как всё необходимое прикладывается к папке уже в готовом виде. Каждый документ на своем листе.

Особенности составления

Во всех сферах, как коммерческих, так и бюджетных личные дела ведутся на всех без исключения работников. В некоторых случаях, в организации предусмотрено выборочное ведение ЛД. То есть, на определенных сотрудников. Например, только на ответственных материально либо на руководителей подразделений.

Оформляют, ведут и хранят документацию работники кадрового отдела. Эту ответственность за ними закрепляет руководитель соответствующим приказом.

Обязательным к утверждению является список сотрудников, которым разрешен доступ к ЛД. Такие служащие правомочны знакомиться с содержанием документа, получать дело на руки, с целью выполнения каких-либо работ.

Изменения в личных делах фиксируются по мере их возникновения. Для этого не нужно ждать приказа руководства, как для остальных внутренних документов. Так как личное дело представляет собой некое «хранилище» хронологической информации, все изменения прикладываются в обычном порядке, но с занесением в опись.

ЛД начинают формировать после приема человека на работу. Первыми документами, вкладываемыми в папку, являются личные сведения – анкетные. После создания документа, папка должна быть прошита и зарегистрирована.

Неотъемлемой частью папки является заверяющий лист. Его создают отдельно. А необходим лист для нумерации документации, входящей в состав дела. На листе-заверителе фиксируется состояние страниц, прописываются особенности по заполнению отдельных листов.

Где используются

Формирование, ведение и хранение личных дел работников применяется во всех трудовых сферах:

1. На предприятиях и в организациях. Законы муниципальные и федеральные возлагают обязанности на специалистов по ведению соответствующих папок по каждому служащему и работнику.
2. В компаниях, функционирующих в частном порядке. Трудовой кодекс не прописывает обязательства частных фирм по ведению ЛД, но такой порядок может быть определен вышестоящими организациями или собственниками компаний.

Примеры для скачивания

Итак, личным делом трудящегося считается документальное сохранение всей информации о человеке и его деятельности. Папка с данными формируется, дополняется и хранится на протяжении всего периода трудодеятельности лица. Она имеет документальный статус, поэтому, должна соответствовать требованиям российского закона.

Личное дело работника – это все его документы, собранные в одном месте, и которые касаются его работы в данной организации или у данного индивидуального предпринимателя (ИП). Оформлять личное дело сотрудника должен уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, например, кадровик или бухгалтер, в том случае, если в организации или у индивидуального предпринимателя нет кадрового отдела. Личное дело заводится на сотрудника при его приме на работу.

Задача сотрудника, занимающегося кадрами, состоит не только в оформлении документов на сотрудников и их хранении, но и в защите персональных данных сотрудников. Абсолютно со всеми сотрудниками должны быть подписаны соглашения о том, что сотрудники дают разрешение на сбор, хранение, обработку своей личной информации. Это соглашение также хранится в личном деле.

Если такого разрешения не будет, организацию или индивидуального предпринимателя оштрафуют на крупную сумму денег.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов.

Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.

· приказ о приеме на работу;

· приказ об увольнении;

· приказ о поощрениях;

· приказ о взыскании;

· приказ о переводе;

Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

• должностная инструкция сотрудника;
• договор о материальной ответственности;
• соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
• согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
• прочие подобные документы

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

• об образовании;
• об интересах человека;
• о стаже работы;
• о предыдущих местах работы;
• о семейном положении;
• о наличии или отсутствии детей;
• вопросы о поле, возрасте человека;
• о вредных привычках;
• об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
• о квалификации;
• об профессиональных навыках;
• о профессиональных достижениях;
• другую информацию

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

• трудовой договор;
• приказы;
• анкеты;
• трудовую книжку;
• другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

• ИНН;
• СНИЛС;
• паспорта;
• военного билета;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Что входит в личное дело работника: 11 основных документов

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

• Анкета;
• Автобиография;
• Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
• Рекомендационные листы;
• Заявление о приеме на работу и увольнении;
• Трудовое соглашение;
• Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
• Брачное свидетельство;
• Справки;
• Фотографии;
• Сведения из паспорта.

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

• Автобиография заменяется резюме;
• Анкета – листом по учету кадров;
• Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

• Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
• Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Порядок заполнения папки личного дела

Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

• Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
• Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
• Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
• Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
• Далее идет наименование папки – ФИО работника;
• В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.

Относительно оформление документов он обязан:

• Принять;
• Пронумеровать;
• Описать;
• Подшить;
• При необходимости внести изменения;
• Закрыть дело;
• Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.