Накладная на внутреннее перемещение материалов

Движение товаров в крупных торговых организациях должно сопровождаться передаточным документом, который фиксирует факт их выбытия у одного материально-ответственного лица и поступление к другому. Таким документом является накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары.

В данной статье подробно описано, для чего нужна накладная на перемещение ТМЦ внутри предприятия и как правильно заполнить форму ТОРГ-13.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Что это такое?

Накладная на внутреннее перемещение — это первичный бухгалтерский документ для оформления перемещений товарно-материальных ценностей внутри торговой организации.

Выписывается с учетом ряда требований, применяемых к первичным документам. Организация вправе их расширить, изменив форму накладной или установив дополнительные требования к ее оформлению.

Для чего используется и в каких случаях нужно оформить?

Накладная используется для документального оформления передачи товарной продукции и тары между структурными подразделениями, складами или материально-ответственными лицами одной организации. Это может быть перемещение товара со склада на склад или со склада в магазин. Накладная на внутреннее перемещение оформляется на основании устного или письменного распоряжения руководителя.

Какие данные включает?

Для учета внутреннего перемещения организация вправе разработать свою собственную форму документа или воспользоваться унифицированной формой ТОРГ-13. Если организация разрабатывает свой бланк документа, то он должен быть утвержден приказом предприятия и содержать следующие данные:

1. название организации;
2. наименование документа;
3. данные об отправителе и получателе ТМЦ;
4. сведения о передаваемом товаре (его наименование и количество в физическом и стоимостном выражении).

• Скачать бесплатно бланк накладной на внутреннее перемещение (унифицированная форма ТОРГ-13 для Excel)
• Скачать бесплатно образец заполнения накладной унифицированной формы ТОРГ-13 на внутреннее перемещение

Особенности составления

Документ на перемещение товарно-материальных ценностей внутри организации составляет то материально-ответственное лицо, со склада которого отпускается товарная продукция. Отпуск без документального оформления не допускается.

ТОРГ-13 составляется в двух экземплярах, причем один остается у лица, отпустившего товар, а второй — у принявшего. Оформленные документы служат основанием для списания ТМЦ у отпускающего их материально-ответственного лица, а подразделение, получившее ТМЦ, на основании накладной принимает их к учету.

Нумерация ведется по правилам, установленным в каждом конкретном предприятии. Как правило, для каждого вида документа ведется своя сквозная нумерация, для удобства учета к номеру документа может добавляться буквенный префикс.

При заполнении документов особое внимание необходимо уделить графам, где должны быть указаны наименования отправителя и получателя. Ошибки в наименовании отпускающих и принимающих структурных подразделений ведут к искажению данных в бухгалтерском учете и к расхождениям между фактическим наличием ТМЦ и данными в бухучете.

Не допускаются ошибки в наименовании товарно-материальных ценностей, для лучшей их идентификации рекомендуется вести учет не только по наименованию, но и с применением кода. Если товары одного и того же наименования отличаются по сорту, необходимо указать и сорт отпускаемых ТМЦ.

Некоторые виды товарно-материальных ценностей могут учитываться в различных единицах измерения (например, в килограммах и погонных метрах). При отпуске таких товаров необходимо указывать ту единицу измерения, в которой они были приняты к учету. Переводить товары из одной единицы измерения в другую, приводя все отпускаемые ТМЦ в единый вид, ответственному лицу нельзя.

Обязательными являются графы с указанием количества отпускаемого товара. При передаче товарно-материальных ценностей упаковками необходимо указать количество штучной продукции в одной упаковке и количество таких упаковок. Масса товара указывается не только нетто, но и брутто, если у материально-ответственного лица имеются такие сведения.

Также указываются данные о цене и стоимости ТМЦ по учетным ценам. Столбцы с указанием количества и суммы суммируются и подводится итог. Количество товарной продукции в различных единицах измерения суммируется с целью контрольной проверки количества отпущенной продукции.

Без указания данных о точном наименовании и количестве товаров, тары накладная на внутреннее перемещение недействительна.

ТОРГ-13 подписывается материально-ответственными лицами, которые отпустили и приняли ТМЦ. Обязательно следует указать наименование их должностей и расшифровку подписи.

Без подписей материально-ответственных лиц документ недействителен. Не допускается визирование накладной лицом, не имеющим на то право. Право подписи назначается приказом по организации.

Унифицированная форма не предусматривает проставление печати, однако если в структурных подразделениях у материально-ответственных лиц имеются печати, то с целью большего контроля и недопущения подделки подписей, рекомендуется их дополнительно ставить. Отсутствие печати не является нарушением, если это не установлено локальным актом организации.

Требуется ли фиксировать документ в журнале учета?

Документы, отражающие движение ТМЦ внутри предприятия фиксируются в журнале учета. Запись о накладной на внутреннее перемещение отражается как у отпускающей, так и у принимающей стороны.

Форма журнала может быть произвольной, но обязательно содержать данные, позволяющие идентифицировать указанные в нём документы:

1. номер документа и дату его выписки;
2. наименование подразделения — второй стороны хозяйственной операции по перемещению ТМЦ;
3. общее количество и сумму товарно-материальных ценностей, указанных в накладной.

• Скачать бланк журнала учета
• Скачать образец журнала учета

Материально-ответственное лицо отражает данные о перемещении товарно-материальных ценностей в карточках складского учета, а сами накладные передаются в бухгалтерию предприятия по реестру.

Сколько времени полагается хранить?

Все первичные документы должны храниться в организации в течение пяти лет после отчетного года, т. е. того года, в котором они были оформлены, затем их можно их можно уничтожить.

Они могут понадобиться при выявленных расхождениях во время складской инвентаризации или для подтверждения правильности отраженных данных при налоговой проверке.

Таким образом, внутреннее перемещение товаров и тары оформляется накладной. Организация вправе разработать свою форму документа или воспользоваться унифицированной формой ТОРГ-13. Она хранится в бухгалтерии предприятия пять лет, после чего может быть утилизирована.

5 правил использования накладной на внутреннее перемещение

На любом предприятии может перемещаться большое количество материальных ценностей, движение которых должно быть задокументировано подобно их перемещению между организациями. Для этого используются накладные разного предназначения.

Внутреннее перемещение – что это такое

Перемещение материалов, объектов и бумаг внутри организации называется внутренним перемещением, выполняется такое движение по приказу руководства между структурными подразделениями или от одного ответственного лица к другому.

Перемещение внутри предприятия любых материальных ценностей фиксируется определенной документацией, при этом если перемещаются объекты любого характера используется накладная по форме ТОРГ-13, а при перемещении основных средств, что часто происходит – накладная ОС-2.

Такое действие может быть вызвано любой внутренней необходимостью организации, к примеру, реорганизация одного из цехов или передача не нужного в одном из подразделений объекта, при производстве товара, состоящего из нескольких элементов, передвижение их между цехами и прочее.

Виды перемещений

Товары внутри организации могут передаваться самые разнообразные в связи с этим используются и различные формы документации для фиксирования этого момента.

Кроме двух основных документов на перемещение обычного товара ТОРГ-13 и основных средств ОС-2, существует еще несколько:

• При перемещении незначительных изделий, предназначенных для продажи в уличных киосках и ларьках – ТОРГ-14;
• М-11 – накладная требование, используется, когда по каким-либо причинам объекты не были переданы по требованию, или если они имеют дефекты, поломки, являются следствием разборки одного из объектов.

Каждый документ формируется согласно требованиям к его заполнению и содержит необходимое количество экземпляров. Что такое акт приема-передачи товара и как его правильно составить вы узнаете по ссылке.

Когда составляется документ

Составление документа происходит в момент непосредственной передачи объекта из одних рук в другие или же перед предстоящей передачей, при этом подписи на нем должны поставить все участники процесса.

Форма и реквизиты накладной

Каждая накладная составляется согласно требованиям законодательства, однако существуют реквизиты которые обязательно должны присутствовать в каждом документе:

• Наименование организации и номер структурного подразделения, передающего ценность или ФИО ответственного лица. Тут вы узнаете, как правильно составить акт приёма-передачи материальных ценностей;
• Реквизиты компании;
• Дата и место составления;
• Наименование и номер документа;
• Основание его составления;
• Сведения об объекте – название, количество, стоимость одной единицы и общая стоимость;
• Подписи лиц – обязательно, без этого документ не действителен.

Особенности каждой формы

Как уже упоминалось каждая форма имеет свои особенности:

1. Форма ТОРГ-13 содержит следующие данные:

• Название предприятия и ее реквизиты;
• Дата формирования;
• Указывается номер накладной;
• Далее идет заполнение таблицы, в которую следует внести – сведения о сторонах, передающей и получающей товар, информация о товаре – название, количество, стоимость одного экземпляра и общая;
• Подписи сторон.

1. Форма ОС-2 заполняется с обеих сторон и содержит такие данные:

• Лицевая сторона используется в роли шапки, так как содержит основные сведения о лицах, передающих средства;
• После чего указывается дата составления и номер документа;
• Далее идет заполнение таблицы, в которой следует указать – название объекта, дату производства, инвентарный номер, количество средств и цену;
• Под таблицей следует указать общую характеристику объектов – их техническое состояние, наличие дефектов и поломок, сделать своеобразное описание объекта.

Важно: после составления документа, его необходимо проверить на правильность заполнения, подписать всем участникам и бухгалтеру производства.

По каким правилам заполняется товарная накладная по форме ТОРГ-12 – читайте здесь.

Пошаговая инструкция заполнения

Данная документация согласно особенностям форм имеет и особенности заполнения:

1. При формировании документа на передачу основных средств необходимо составить 3 экземпляра:

• Первый остается у передающей стороны на списание средств с баланса. Что представляет собой приказ о списании основных средств и как его составить вы узнаете по ссылке;
• Второй передается принимающему цеху для постановки объекта на учет;
• Третий достанется составителю документа, именно этот экземпляр является носителем подписей всех участников, включая бухгалтера.

1. Накладная ТОРГ-13 доступна к более простому варианту заполнения и формируется только в 2-х экземплярах:

• Она используется при передаче материалов, товара или тары и при перевозке автотранспортом;
• Применение доступно этого бланка при передаче имущества между любого рода материально ответственными лицами или подразделениями различного ранга;
• Составление данного документа происходит ответственной стороной за объект и служит гарантом того, что передача произошла.

Важно: при формировании данных документов необходимо помнить, что использование унифицированных бланков в обязательном порядке отменено, так что любую из необходимых форм доступно корректировать под особенности организации.

Нюансы составления

Формировать любой из бланков доступно от руки или при помощи компьютера. Второй вариант особенно хорош, если он автоматизирован при помощи различных бухгалтерских программ, практически исключает наличие ошибок и внесение неточных сведений.

Такой вариант дает возможность:

• Вести учет товаров фирмы и основных средств;
• Создать готовые формы любой документации с печатью и логотипом организации;
• Использовать любой удобный формат;
• Отправлять документацию электронной почтой.

Любой из бланков должен составляться ответственным лицом и после распоряжения руководителя.

Экземпляров должно быть необходимое количество, так как они являются основанием для списания объекта или товара, приема его на учет и внесения в бухгалтерский учет.

Проштамповывать документ нет необходимости, но если такое правило предусмотрено внутренним регламентом предприятия, то это действие допустимо.

Также следует помнить, что подобная накладная в качестве документа первичной документации согласно требованиям законодательства и налоговой инспекции должна храниться на предприятии положенное время, закрепленное внутренними правилами или законодательством РФ, в любом случае этот срок должен быть не менее 3 лет.