Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.
Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.
Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.
В какие документы нужно вносить преобразования?
Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.
Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива.
В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.
Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:
- .
- Письмо.
- Уведомление.
- Пояснительная записка.
- Финансово-экономическое обоснование.
Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?
Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.
Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».
Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.
Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».
Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.
Примеры описания корректировки
Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.
Примеры обоснований:
- В связи со значительным увеличением объема выполняемых работ сотрудниками производственного подразделения.
- С целью совершенствования организационной структуры.
- В связи со сменой поставщика.
- В связи с изменением технологии производства.
- С целью соблюдения законодательства в вопросах обеспечения безопасности персональных данных.
- В соответствии с требования ст.15 ФЗ-1665 от 15.08.2018.
- В связи с оптимизацией структуры организации.
- С целью расширения перечня предоставляемых услуг.
- В целях повышения мотивации сотрудников.
- В связи с изменением минимального размера оплаты труда.
- В связи с расширением отдела продаж.
- В вязи с недостаточностью финансирования, в качестве мероприятий, направленных на оптимизацию расходов.
- На основании данных экономических расчетов, предоставленных руководителем финансовой службы.
- С целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы.
- В связи увеличением интенсивности труда и продолжительности рабочего времени сотрудников службы доставки.
- В связи с реорганизацией.
- В связи с открытием нового направления деятельности.
- В соответствии с решением, утвержденным протоколом общего собрания учредителей 25.05.2017.
- В связи с необходимостью ежеквартального проведения учений по пожарной безопасности.
- В связи с необходимостью развития розничного направления деятельности компании.
- В связи с изменением условий труда.
Внесение поправки в ШР
В должности
Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.
Важно. Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя письменно уведомить о планируемых переименованиях должностей.
Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.
Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.
Возможные варианты формулировки причин изменения должности:
- С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
- В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
- В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
- В связи с изменением вида деятельности.
- В связи с расширением сферы обслуживания.
- В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
- С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
- В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
- В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
- С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
- С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
- В связи с образованием нового отдела.
Важно. Для переименования должности, которая не является вакантной, обязательным является письменное обоснование.
- Скачать бланк приказа об изменении наименования должности
- Скачать образец приказа об изменении наименования должности
В окладе
Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.
Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.
Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.
Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.
Варианты формулировки обоснований повышения окладов:
- На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
- С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
- В связи с оптимизацией штата.
- В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.
Основанием для уменьшения окладов могут стать:
- На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
- В результате финансового кризиса.
- В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
- В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».
- Скачать бланк приказа об изменении оклада
- Скачать образец приказа о повышении оклада
Важно. В соответствии с ТК РФ повышение или сокращение окладов требует информирования сотрудников, чьи интересы затрагивает грядущие перемены, не менее чем за 2 месяца.
Другие поправки
- Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
- Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
- Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.
- Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
- Скачать образец приказа с обоснованием введения новой должности в штатное расписание