Отчет о встрече с клиентом образец

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ

________________________________
Генеральный директор ООО «Альфа»
Иванов И.И.

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров с представителями финской компании NOKKA

21 октября 2— г. состоялись официальная встреча и переговоры с представителями финской компании NOKKA. Место проведения переговоров — г. Москва, ул. Академика Арцимовича, д. 20.

С приглашенной стороны в переговорах принимали участие: Ойяла П., Ярвинен Й., Нюман О.

Со стороны ООО «Альфа» в переговорах участвовали: Иванов И.И., Ефимов Г.И., Симаков С.С., Громов Е.А.

Проведение официальной встречи и переговоров обеспечивали переводчики Семенов А.А., Вихров И.Г.

Целями проведения официальной встречи и переговоров являлись:

— заключение контракта на поставку компании NOKKA новой продукции ООО «Альфа» — труб марки ПЭ 210;

— увеличение объема продаж продукции ООО «Альфа» компании NOKKA по контракту от 01.10.2— N 14.

Согласно плану официальной встречи в рамках приема осуществлены следующие мероприятия:

07.00 — встреча делегации в аэропорту;

09.00 — организация делового завтрака в ресторане с участием представителей обеих сторон переговоров и переводчиков, ознакомление членов делегации с программой мероприятий;

10.00 — доставка членов делегации на производственную территорию ООО «Альфа», ознакомление с производством: осмотр производственных линий, демонстрация производимой продукции, ответы на вопросы представителей компании NOKKA;

11.30 — презентация нового товара — труб марки ПЭ 210 (демонстрация, описание технических характеристик, сравнение с предыдущими модификациями, представление преимуществ, ответы на вопросы представителей компании NOKKA);

13.30 — проведение переговоров (с организацией буфетного обслуживания) по следующим вопросам:

— заключение контракта на поставку компании NOKKA новой продукции ООО «Альфа» — труб марки ПЭ 210;

— увеличение объема продаж продукции ООО «Альфа» компании NOKKA по контракту от 01.10.2— N 14;

— развитие дальнейшего сотрудничества компаний;

17.00 — подведение итогов переговоров и оформление их результатов;

18.00 — вручение членам делегации сувениров с символикой ООО «Альфа»;

18.30 — организация делового ужина в ресторане с участием представителей обеих сторон переговоров, обсуждение перспектив дальнейшего сотрудничества компаний;

22.00 — доставка членов делегации в аэропорт.

По итогам официальной встречи и переговоров достигнуты следующие результаты:

— заключен новый контракт на поставку компании NOKKA труб марки ПЭ 210;

— достигнута предварительная договоренность об увеличении объема продаж по контракту от 01.10.2— N 14.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 44 000 руб., в том числе согласно смете расходов:

— транспортное обслуживание делегации — 4500 руб.;

— организация делового питания и буфетного обслуживания участников переговоров — 31 500 руб.;

— оплата услуг приглашенных переводчиков — 5000 руб.

Остаток сметы расходов — 0 руб.

Стоимость сувениров, врученных членам делегации (взяты со склада), — 3000 руб.

Отчет о проведенной встрече

В этом документе менеджер делает отметки прямо в момент общения с потенциальным клиентом. Зачем это нужно? Для того чтобы менеджер, взглянув на этот отчет, мог сразу же вспомнить разговор и передать его (включая самые важные моменты) либо своим коллегам, либо руководству.

В большинстве случаев в компаниях встречи происходят следующим образом. Менеджер едет на встречу, общается с клиентом, а затем делает для себя какие-то выводы. И пока возвращается в офис, половину той ценной информации, которую узнал, он просто забывает.

В итоге до руководства не доходит в среднем 50 % информации, которую менеджер услышал и мог бы передать. Вот почему так важен данный отчет.

Отчет о проведенной встрече нужен еще для того, чтобы руководитель отдела продаж мог взять его в руки и сразу же оценить, какую работу проделал менеджер. Какие вопросы он задавал, какие договоренности достигнуты с клиентом, какие планируются дальнейшие действия. Чаще всего такие отчеты разбираются на планерках.

То есть сегодня менеджер отправляется на встречи, а на следующий день на утреннюю планерку он приходит с отчетом о каждой. Глядя в свой отчет, он может передать полностью всю информацию. Затем руководитель решает, какие действия следует предпринять в дальнейшем, и тут же говорит об этом менеджерам, давая конкретные задачи на выполнение.

Теперь давайте подробно рассмотрим форму отчета о проведенной встрече (см. шаблон 1). Первое – менеджер ставит дату встречи и указывает свои фамилию и имя, чтобы потом отчет можно было подшить в папку и при необходимости достать и увидеть, что это именно его отчет.

Кроме того, менеджер пишет наименование компании, в которую он поехал, контактный телефон, ФИО и должность контактного лица.

Дальше идет графа «Отметки менеджера». Здесь сотрудник может писать различные слова, аббревиатуры, делать какие-то пометки, которые могут быть понятны только ему. Основная цель – чтобы он мог впоследствии на них взглянуть и дословно передать содержание разговора.

Следующая графа – «Результат встречи». Менеджер пишет о результате, который видит. То, что, как ему показалось, было достигнуто: клиент готов оплатить, готов рассмотреть договор или же нужно выходить на генерального директора, на начальника складского обеспечения и так далее.

Нужно указать, была ли выполнена цель поездки. Перед каждой встречей очень важно ставить цели. Если менеджер едете просто прояснить какую-то информацию, то эта встреча цели не имеет.

Итогом встречи всегда являются какие-то обязательства со стороны потенциального клиента: он должен рассмотреть договор, прислать реквизиты на согласование, передать вашу информацию высшему руководству или обсудить ее на совещании и так далее. Именно в графу «Результат встречи» и вносится подобная информация.

Шаблон 1. Отчет менеджера по продажам о встрече

Следующая графа – «Дальнейшие действия». По итогам встречи менеджер решает, что делать дальше. Либо ему нужно отправить договор по электронной почте, либо согласовать с руководителем отдела продаж индивидуальную цену или какие-то скидки, либо дать клиенту эксклюзивные условия, либо что-то еще.

В этой графе менеджер пишет, как ему видятся его дальнейшие действия.

Последняя графа – «Дальнейшие действия клиента». Здесь расписываются те обязательства, которые взял на себя потенциальный клиент, что он должен делать: выслать реквизиты и подписать договор, оплатить счет, обсудить предложение с генеральным директором и так далее. Для чего это нужно? Для того чтобы руководитель отдела продаж мог понимать, достигнута ли цель встречи, выполнил ли менеджер поставленную перед ним задачу.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации

5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации Самая последняя часть работы над презентацией – это анализ полученного результата. Как прошла презентация, как ее приняли слушатели, как она понравилась самому докладчику, что сыграло положительную роль, что –

ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ

ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ Если Вы намерены провести важную деловую встречу, то целесообразно затратить определённое время и приложить усилия к её подготовке. В процессе такой подготовки постарайтесь получить для себя ответы на следующие вопросы. (Возьмём, к примеру,

Как еще можно договориться о встрече?

Как еще можно договориться о встрече? Открою еще один простой секрет о работе с покупателями при «холодных» контактах. Надо сделать так, чтобы люди, которые могут сказать «да», сами вам позвонили. Для создания такого интереса к своей персоне есть много способов.

Важные моменты, или шпаргалка по встрече

Важные моменты, или шпаргалка по встрече • Настройся на позитив и успешную встречу.• Помни про важность внешнего вида, свежее дыхание и искреннюю улыбку.• Веди себя уверенно, говори с оптимизмом.• Используй имя клиента не только в листе регистрации, но и при обращении

Как оформить протокол деловой встречи

Деловая встреча или совещание очень важны для бизнеса, поэтому фиксация хода встречи и обсуждения действительно необходимы.

Документ, который ведется на таких мероприятиях, называется протоколом деловой встречи.
Обязанность протоколирования не редко является частью работы личного помощника руководителя.
Как правильно оформить протокол деловой встречи разберем далее.

12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионалов

Независимо от того, проводятся ли ваши деловые встречи в режиме онлайн или лично, отслеживание протоколов и заметок о заседаниях — это верный способ держать всех участников на одной странице с тем, что происходило и что происходит дальше. Для облегчения захвата этих минут собрания доступны удобные шаблоны для различных приложений. Вот 12 замечательных вариантов, с которых вы можете начать использовать протокол встреч (мама) для своих заметок.

Шаблоны протокола встречи для Microsoft Word

Сторонние шаблоны

Microsoft Word, вероятно, является одним из самых популярных приложений для минут собраний, и доступных вариантов шаблонов множество. Вот только несколько шаблонов, которые эффективны и полезны.

В Vertex42 этот базовый шаблон содержит только несколько разделов, которых достаточно для небольших собраний. Этот стиль хорошо подходит для встреч со статусом команды, личных встреч и неформальных встреч в последнюю минуту. Вы можете легко вставить короткую повестку дня, включить элементы действий, добавить участников и при необходимости написать другие заметки.

Для подробного шаблона протокола собрания эта опция также из Vertex42 позволяет добавлять информацию для более официальных собраний. Собираетесь ли вы вместе с вашим отделом, персоналом или комитетом, эти дополнительные детали вносят в документ больше формальности, чем базовый шаблон.

Вы можете указать имена тех, кто созвал собрание, хронометриста и заметки. Вы также можете добавить цель и тип встречи наряду с решениями, принятыми в ходе сессии.

Microsoft Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, вы можете воспользоваться шаблонами минут собрания в приложении. Выберите File> New, чтобы открыть раздел шаблона. В поле поиска введите слова « Протокол встречи», чтобы найти соответствующие результаты.

Этот подробный шаблон протокола встречи не только добавляет всплеск цвета в ваш документ, но и отформатирован в красивой аккуратной таблице. Вверху вы увидите раздел для добавления имен, как с подробным шаблоном из Vertex42.

Этот раздел также разбивает каждую тему повестки дня на отдельный раздел. Затем вы можете включить обсуждение, выводы, сроки, ответственного лица и действия для каждой темы в отдельности. Этот формат предлагает отличную организацию заметок для проектных встреч, где назначаются задачи и сроки имеют решающее значение.

Еще один привлекательный и полезный шаблон в Word 2016 попадает в категорию собраний PTA. Он включает в себя все необходимые разделы для отчетов директоров и комитетов, подробную информацию о бюджете и информацию о Правлении. Каждая область имеет четкое разделение для удобства чтения, и вы можете добавлять информацию в виде абзацев или маркеров.

Очевидно, созданный для собраний PTA, вы также можете использовать этот шаблон для деловых встреч, конференций или собраний добровольных комитетов, внеся всего несколько изменений в названия разделов.

Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote

Microsoft OneNote — замечательный инструмент для записи протокола собрания в формате MOM. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.

Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите « Вставить» в верхней части навигации и нажмите « Шаблоны страниц» . После этого вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.

Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите новую страницу с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .

Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.

Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждения, элементов предыдущих действий и подробностей следующей встречи.

Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.

Шаблоны протоколов собраний для Документов Google

Если вы предпочитаете использовать Google Docs для своих деловых документов , шаблоны минут встречи легко доступны. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и в верхней части под заголовком «Начать новый документ» выберите стрелку « Дополнительно», чтобы развернуть раздел. Затем прокрутите вниз до нижней части под надписью «Работа», и вы увидите несколько шаблонов заметок.

Три шаблона имеют неформальный внешний вид, поэтому вы можете использовать их для большинства встреч любого типа, от обычных до официальных. Имея необходимые разделы для повестки дня, участников, пунктов действий, заметок и деталей следующей встречи, эти варианты хорошо организованы. Единственная разница между тремя шаблонами — это шрифт и цветовая схема.

Приготовьтесь захватить эти протоколы

Независимо от того, используете ли вы Word , OneNote, Evernote или Google Docs для минут вашего собрания, у каждого есть привлекательные, организованные и полезные варианты шаблонов. И если ни один из доступных шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы всегда можете импортировать сторонний шаблон и заставить его работать с вашим любимым инструментом для создания заметок. заметок.

Встреча с клиентом: скрипт и чек-лист проведения

Встреча с клиентом это один из самых важных этапов в продажах. Проведением встреч с клиентами можно кратно увеличить объем сделок, но также можно отбить все желание общаться после жёстких отказов. Умение проводить встречи является важнейшей частью работы менеджеров по продажам.

В этой статье расскажу о правилах, как провести встречу с клиентом в продажах, а также поделюсь скриптом и чек-листом, которые помогут вам в переговорах. Вы сможете изучить видео уроки, как эффективно провести встречу, чтобы сформировать положительное впечатление о себе, компании, продукте и заключить выгодный контракт.

Встреча с клиентом в продажах

По собственному многолетнему опыту в обучении персонала могу сказать, что встреча с клиентом – непростая задача даже для опытного менеджера. Встречи с клиентами открывают перед продавцом огромные возможности:

• Подписать крупный контракт;
• Выполнить план продаж и получить солидную премию;
• Расширить базу заказчиков;
• Подняться по карьерной лестнице.

«Новичка» в продажах встреча (особенно с требовательным и сложным клиентом) может вывести из равновесия и вызвать желание закончить карьеру продажника, если клиент негативный и испортил настроение. Но и сами продавцы зачастую не умеют и не понимают правильную механику проведения встречи с потенциальным заказчиком. Очень часто сотрудники теряются и не знают:

• как подготовиться к разговору
• какие вопросы задать клиенту
• как правильно себя вести
• предлагать товары и услуги сразу или потом (или на 2 встрече? А может быть потом по телефону)

ВАЖНО: к каждой встрече необходимо готовиться! Это важнейшее правило успешного продавца. Подготовка поможет вам узнать больше о клиенте, расположить его, понять потребности. На встрече клиент обязательно задаст вам вопрос о том, что вы знаете о его компании и специфике.

Если вы не сможете дать конкретные ответы чем ваш продукт/услуга подойдет именно ему – считайте что провалили встречу.

Скрипт подготовки к первой встрече с покупателем

За многолетний опыт ведения встреч с клиентами я выработал специальный скрипт подготовки к первой встрече, чтобы приходить «во всеоружии» и переговоры шли успешно. Основные пункты скрипта:

• Изучите сайт (сайты) компании, аккаунты в социальных сетях.
• Выясните ЛПР (лицо принимающее решение). Назначайте встречи именно с ЛПР, а не с многочисленными замами и секретарями.
• При общении с ЛПР выявите его потребности.
• Назначьте дату, точное время и место встречи. Особое внимание обратите на место встречи: руководитель не всегда находится по адресу указанному на сайте. Часто руководство находится в отдельных офисах, на производствах или в разных филиалах компании.
• Утвердите кадровый состав встречи: кто будет присутствовать со стороны вашего потенциального клиента. Учтите эту информацию при подготовке.

Подготовка ко встрече многократно повысит ее шансы на успех. Когда ваш заказчик увидит, что вы готовились и изучали его специфику работы компании, они проникнется чувством уважения.

Смотрите подробный видео-урок проведения встречи с клиентом в продажах

Как провести встречу с клиентом: чек-лист

Когда я провожу бизнес-тренинги по продажам и переговорам я наблюдаю картину, что некоторые продавцы просто не понимают правил коммуникации, этикета и невербального поведения, которые в целом формируют о вас впечатление в голове у заказчика. Неправильные алгоритмы общения на встрече часто ведут к отказу от вашего товара или услуги. Чтобы встречи проходили успешно нужно на постоянной основе использовать основные правила, которые я составил в чек-лист и хочу с вами поделиться.

Правило проведения встречи №1. Разговаривайте на равных

Ведите себя на равных с клиентом, страх перед «должностью» потенциального клиента вызовет недоверие и несерьезное отношение к вам, как к специалисту. Во время разговора необходимо:

• сосредоточиться на задачах оппонента
• искренне интересоваться потребностями
• вести диалог, как профессионал своего дела (знать цены, характеристики, выгоды товара/услуги)
• держать открытую позу(не скрещивайте ноги и руки и не раскидываться на стуле)
• поддерживать зрительный контакт
• придерживаться умеренных жестов и мимики
• иметь деловой внешний вид, а также портфель и сумка должны быть классическими
• отказаться от громоздких аксессуаров (цепочки, браслеты толстые)
• возьмите с собой буклет, каталоги, визитки, образцы продукции
• возьмите для записи важных моментов ручку с ежедневником

Правило №2. Выдерживайте паузы

Часто клиенту для ответа на вопрос нужно пару секунд обдумать что сказать, но менеджер-болтун не ждет ответа – он продолжает говорить. Разговор продавца без пауз перетекает в монолог. Клиенту просто некуда вставить слово. У клиента возникает ощущение что вы совсем не интересуетесь его потребностями и работать с вами не стоит. В разговоре важно:

• выслушивать мысль клиента до конца(даже если не хочется)
• не перебивать на полуслове
• задавать уточняющие вопросы

Правило №3. Не смотрите на время

Менеджер то и дело бросающий взгляд на часы или экран телефона создает впечатление опаздывающего человека. ЛПР увидит, что вы хотите побыстрее закончить встречу и сам будет инициировать ее окончание:

• носите не броские часы (без страз и золота)
• откажитесь от фейков подделок часов
• телефон переводите в беззвучный режим

Правило №4. Уважительно говорите о конкурентах

Очерняя конкурентов вы в первую очередь показываете себя с плохой стороны. В глазах клиента вы предстаете непорядочным человеком с которым лучше не связываться. При обсуждении конкурентов нужно:

• говорить о них нейтрально(хвалить не нужно)
• не давать оценочных суждений о их предложениях
• не обсуждать сплетни и слухи

Правило №5. Подготавливайте предложение с учетом запросов

Самая частая ошибка менеджера – предлагать все что есть в ассортименте компании. У клиента есть четкие потребности: его интересуют только конкретные товары и услуги, которые нужны именно ему. На встрече нужно всегда ориентироваться на:

• конкретные запросы контрагента
• предлагать разные варианты
• рассказывать о возможностях компании для него
• рекламировать новые продукты/услуги/сервисы

Правило №6. Меньше говорите о продажах, больше – о выгодах для клиента

Не нужно углубляться в детали и мелкие подробности процесса продажи. Клиенту не интересно какой водитель привезет товар и как у вас работает логистика склада – главное, чтобы вовремя и тот товар, который выбрали. Говорите о выгодах для клиента:

• что он получит, покупая у вас
• какую пользу принесет ему ваша продукция или услуги.
• выгоды от того, что именно с вами, как с менеджером он получит(сервис, поддержку и т.д.)

Правило №7 Всегда ссылайтесь на реальные отзывы и мнения клиентов

Я рекомендую привести пару примеров клиентов, которые остались довольны сотрудничеством и получили выгоды:

• расширили ассортимент
• сократили затраты
• привлекли новых клиентов

Особое доверие вызывают отзывы этих клиентов в виде благодарственных писем, видеоотзывов. Всегда приводите примеры своей работы и говорите о довольных заказчиках.

Пример видео отзыва довольного заказчика, который не оставляет равнодушным

Правило №8. Будьте настойчивы на встрече

Всегда помните зачем вы приехали на встречу. Если клиент переводит разговор на посторонние темы, уходит от диалога – мягко верните его к сути вашего разговора. Бывают ситуации когда в процессе вашего общения ЛПР отвлекается на:

• звонки
• переписку
• общение с заходящими в кабинет сотрудниками
• подписание документов

В этом случае попросите уделить 10 минут времени именно вам что бы все обсудить. Будьте настойчивыми и придерживайтесь четкой повестки встречи.

Правило №9. Не реагируйте на провокации и возражения клиента

Я неоднократно приезжая в офис на переговоры слышал от заказчиков вызывающие фразы и даже сталкивался с агрессивным поведением. Примером такого отношения могут быть фразы:

• «зачем вы сюда приехали»
• «я о вашей компании первый раз слышу»
• «у вас плохое качество продукта»
• «вы не разбираетесь в нашей специфике»
• «вы зря приехали и тратите мое время, так как у нас все есть»
• «сделайте нам бесплатно и если понравится мы оплатим»

На это не нужно обращать внимание и бурно реагировать, доказывая клиенту очевидные для вас вещи. Помните, что у каждого человека есть свои взгляды, манера общения. Иногда клиенты специально дают такие возражения что бы понять стоит ли работать с вами.

Так сказать, проверить на «прочность» вашу нервную систему. Реагируйте спокойно, отвечайте на вопросы без лишних эмоций. Ваше спокойствие продвинет вас к диалогу, а спор – закончит диалог.