Приказ на размен в кассе образец

Содержание

• Мнение экспертов к вопросу о том, можно ли иметь разменный фонд в кассе
• Разменный фонд в кассе иметь можно — обоснование вывода
• Законодательные акты по теме
• Типичные ошибки
• Ответы на распространенные вопросы про разменный фонд в кассе

Представим ситуацию. Предприятие общественного питания (кафе) установило онлайн-кассу. Разрешено ли фирме иметь разменный фонд в кассе? И если можно, то какие необходимо оформить документы?

Мнение экспертов к вопросу о том, можно ли иметь разменный фонд в кассе

Действующее законодательство России не полностью регулирует вопрос обеспечения разменными купюрами и монетами кассира на контрольно-кассовой технике. Разменный фонд, безусловно, оказывается полезным при проведении расчетов. Существует 3 варианта решения проблемы обеспечения разменным фондом операционной кассы:

1. Выдача разменной монеты и купюр в подотчет на длительный срок кассирам-операционистам. Сложность подобного подхода заключается в том, что кассиры не имеют права размещать в кассе личные деньги, как и денежные средства, не учтенные через ККМ (кроме наличности, выданной им перед началом рабочей смены). Деньги, которые выдаются в подотчет, рассматриваются как личные средства кассира, поскольку считаются задолженностью физлица.
2. Выдача размена на длительный срок. С этой целью руководитель издает приказ с распоряжением о выдаче кассиру разменного фонда с указанием срока, суммы и причины необходимости осуществления операции. Оформление выдачи производится в обычном порядке — путем составления РКО (расходно-кассового ордера). Такой метод не нарушает кассовую дисциплину, если обратить внимание на Постановления судов по данному вопросу.
3. Ежедневная выдача разменного фонда перед началом смены из центральной кассы предприятия. Оформляется РКО, остаток размена возвращается по окончании рабочего дня с составлением ПКО. Закон никак не препятствует такому способу выдачи разменной монеты и купюр. Однако, подобный подход иногда осложняется тем, что время работы центральной кассы и кафе (а значит, и кассы) не совпадает.

Законодательные акты по теме

Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У	О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 № А56-7698/2007, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 № 13АП-11809/11, от 05.07.2011 № 13АП-8422/11, от 16.07.2009 № 13АП-7408/2009	Решения, подтверждающие нарушение кассовой дисциплины в случае отказа от оформления выдачи и возврата разменного фонда при помощи унифицированных форм учетной документации

Типичные ошибки

Ошибка: На начало рабочего дня кассира не обеспечили достаточным количеством разменной монеты и купюр для проведения расчетов с покупателями.

Комментарий: Несмотря на то, что разъяснений по поводу выдачи разменного фонда закон не предусматривает, руководство предприятия обязано обеспечивать кассиров-операционистов разменной монетой и купюрами.

Ответы на распространенные вопросы про разменный фонд в кассе

Вопрос №1: Стоит ли составлять разные приходные кассовые ордера на возврат разменного фонда и возврат выручки?

Ответ: Да, стоит. Это будет являться подтверждением того факта, что лишняя сумма денег в кассе не является выручкой, а является разменом. Такую позицию подтверждает Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 № Ф04-61/2008(443-А70-43).

Вопрос №2: Является ли наличие в ККТ денег в виде размена сверх суммы выручки административным нарушением, предусмотренным ст. 15.1 КоАП РФ?

Как оформлять и отражать в бухгалтерском учете размен денег в кассе

Перед началом рабочего дня необходимо обеспечить кассира-операциониста разменной монетой и купюрами в количестве, достаточном для расчетов с покупателями. Разменные деньги можно выдать кассирам-операционистам напрямую из кассы организации или через уполномоченное лицо (раздатчика). Операции по передаче разменных денег между кассой организации и операционными кассами должны быть правильно оформлены и отражены в бухгалтерском учете.

Порядок выдачи разменных денег из кассы и их возврат в кассу

Порядок передачи разменной монеты и купюр кассирам-операционистам зависит от количества операционных касс и их местонахождения. Если их немного и они находятся в непосредственной близости от главной кассы организации, то разменные деньги можно выдавать из кассы напрямую.

Если операционных касс много, то выдавать кассирам-операционистам разменные деньги целесообразно через уполномоченное лицо (раздатчика). Им могут быть, например, старший кассир, заведующий магазином, старший по торговому залу.

Законодательством прямо не установлено, что разменные деньги можно оставлять в денежном ящике ККТ на конец дня. Поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем по окончании смены разменную монету и купюры возвращать в кассу организации, чтобы в денежном ящике ККТ наличных денег не оставалось.

В конце смены кассиры-операционисты возвращают разменные деньги в кассу организации напрямую или через уполномоченное лицо.

Документальное оформление передачи разменных денег

Документальное оформление передачи разменных денег зависит от того, как кассиры-операционисты их получают – непосредственно в кассе организации или через раздатчика.

Разменные деньги кассиры-операционисты получают в кассе организации

Выдачу кассиру-операционисту разменной монеты и купюр из кассы организации оформляйте расходным кассовым ордером, а их возврат в кассу – приходным кассовым ордером (п. п. 5, 6 Указания N 3210-У).

В расходном кассовом ордере фамилия, имя и отчество кассира-операциониста указываются в строке “Выдать”, а в приходном кассовом ордере и квитанции к нему – в строке “Принято от”.

В строке “Основание:” укажите:

• в расходном кассовом ордере – “для размена”;
• в приходном кассовом ордере и квитанции к нему – “возврат размена”.

По каждому расходному и приходному кассовому ордеру сделайте записи в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Разменные деньги кассирам-операционистам выдает уполномоченное лицо (раздатчик)

Если разменную монету и купюры кассиры-операционисты получают не напрямую в кассе организации, а через уполномоченное лицо (раздатчика), то операции по передаче денег оформляйте следующим образом.

В строку “Выдать” впишите фамилию, имя и отчество раздатчика.

В строке “Основание:” укажите “для размена”.

– книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме N КО-5 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88);

В строку “Принято от” впишите фамилию, имя и отчество раздатчика.

В строке “Основание:” укажите “возврат размена”.

Такие же записи сделайте в квитанции к приходному кассовому ордеру.