Приказ о проведении инвентаризации образец заполнения

Предлагаем разобрать понятие внеплановой инвентаризации, случаи ее проведения, ведь это важный вопрос. Она не планируется за месяц или неделю, происходит лишь при определенных обстоятельствах, но на каждом производстве. Сам факт пересчета – один из главных способов контроля.

С его помощью можно узнать, насколько сохранны ценности и имущество компании, сравнить их с бухгалтерскими документами и заново составить корректный баланс.

Что это такое

Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.

Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.

Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности – проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер.

Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.

Когда и в каких случаях проводится внеплановая инвентаризация

Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия. Но и начинают только, когда есть нужда.

Среди основных поводов стоит назвать:

• замену материально ответственного лица;
• возможное воровство товаров или других ценностей;
• важность сформировать или проверить отчетность за год;
• переоценивается более трети продуктов в результате внешних изменений или действий МОЛ;
• произошедшее стихийное бедствие или ЧП.

Законом не определена необходимость организовать проверку в конкретных случаях, это решает сам руководитель предприятия. Он имеет право начинать пересчет в любой момент, когда посчитает, что это требуется. Это помогает своевременно выявлять пропажи, порчу и кражу имущества, определять потери и искать выходы из сложившейся ситуации.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Зачем она нужна

Проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:

• обнаружить, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
• сопоставить реальные значения и те, что указаны в документах;
• переписать баланс и заново его составить;
• найти МЦ, которые не учтены на счетах компании и не задействованы в производстве;
• проанализировать затраты и найти пути их снижения;
• выровнять учет;
• выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
• контроль над хранением.

ВИ бывает полной или выборочной, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка актуальна, когда в кражах подозревается кто-то из сотрудников либо после несчастного случая. В ограниченной версии пересчитывают только определенный комплекс, цех, кладовую – какую-то часть от общего количества ценностей.

Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия

Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать.

С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.

Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена – в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.

Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.

В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.

Приказ о проведении полной или частичной внеплановой инвентаризации (образец)

Обязательно составляется этот документ, иначе без него мероприятие не будет правомерным. Его регистрируют в специальной книге контроля. Составляют его по форме №ИНВ-22, которая является типовой. Желательно составлять его по шаблону, но допускается и свободный вид.

Среди проверяющих могут быть как сотрудники, так и внешние нанятые аудиторы. Председатель отвечает за то, чтобы соблюдались временные рамки, не терялись бумаги, все двигалось в соответствии с планом. Он же визирует проходные, все расходники, на которых будет проводиться пересчет.

Здесь прописана вся необходимая информация, из которой можно понять, что происходит и почему.

По пунктам сверху вниз и слева направо:

• код формы ОКУД и чуть ниже ОКПО;
• наименование фирмы и при необходимости структурного подразделения;
• название «приказ», его номер и дата, когда составлен;
• ниже «Для проведения инвентаризации» и вписывается, что будет пересчитываться;
• следующая строчка «назначается инвентаризационная комиссия в составе»
• прописывается председатель и 3 члена;
• «инвентаризации подлежит» — что конкретно нужно посчитать и проверить;
• когда приступить и завершить учет;
• причина – почему был назначен внеплановый подсчет;
• «материалы сдать в бухгалтерию не позднее» — указывается число на два дня позже окончания ВИ, чтобы у сотрудников было время подготовить всю документацию.

Последней строкой руководитель предприятия визирует официальность бланка, указывает свою должность и подпись.

Особенности

До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:

• состав комиссии;
• временные рамки;
• место действия.

Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.

Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:

• сотрудники следственных органов;
• суды – в соответствии с постановлением;
• главный офис – если это дочерняя организация или филиал.

Кто входит в инвентаризационную комиссию

Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.

Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.

Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.

Сроки проведения внеплановой инвентаризации

Перед тем как начнется процедура, бухгалтерия должна подготовить массу документов – сличительные ведомости, разные промежуточные акты и описи.

Даты и время ведения не разглашаются, о них работники узнают непосредственно за два дня до мероприятия. Длиться она может в зависимости от размеров предприятия от 1 до 20 рабочих дней. В это время цех, структурное подразделение или вся организация не работает – не принимает и не отгружает продукцию, не производит ее.

Возобновлять процессы можно только после завершения и заполнения сличительных ведомостей. Это необходимо, чтобы в случае повторного пересчета можно было быстро найти и изучить несоответствие.

Место проверки инвентаризации

Зависит от ее разновидности. Если она документальная, то выполняется непосредственно в кабинете бухгалтера. При натуральной сначала члены комиссии пересчитывают реальное количество изделий, а потом сравнивают с данными в программе.

Важно, чтобы было установлено соответствующее ПО, которое позволяет синхронизировать остатки на складе и в бухгалтерии. Тогда вероятность допустить ошибку будет ниже, но полностью исключить ее нельзя из-за человеческого фактора и вероятности поломки оборудования. Такие программы помогают подсчитывать реальные количества товаров и готовой продукции, сырья и основных средств.

Помочь с подбором такого софта могут специалисты «Клеверенс». Мы совместно с вами определим цели, а затем выберем подходящее программное обеспечение, которое оптимизирует деятельность и упростит работу.

Правила для ВИ

В первую очередь стоит отметить, что это мероприятие ведется в присутствии материально ответственных за этот объект лиц. Этот человек или группа людей проставляют свои подписи в соответствующих графах.

Порядок довольно простой:

• оповещаются сотрудники, что будет проводиться пересчет, создается приказ;
• после подготовки документов проверяющие начинают работать в соответствии со сроками, которые указаны в документации.

Во время ее проведения МОЛ не могут вмешиваться, помогать или мешать. Они не входят в комиссию, но обязаны присутствовать, так как все подсчеты ведутся в их присутствии.