Расписка в получении документов при увольнении

Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже. Обязательно ли составлять расписку? Какими нормативными актами она регламентирована? Как правильно составить? Ответы в статье.

Что говорит закон

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. П орядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и должны храниться в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. В ыдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по двум причинам:

1. При увольнении сотрудника — в последний рабочий день (п. 41 Постановления);
2. В целях обязательного социального страхования (обеспечения), например, при оформлении пенсии, социальных льгот и т. д., — по личному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки.

Но на практике оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, такие как ФМС, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну. Такое требование противозаконно, но спорить с данными организациями нецелесообразно, так как затянете вопрос очень надолго.

Как оформляется

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки.

Также свою личную подпись сотруднику необходимо проставить в личной карточке Т2 и в журнале учета движения этих бланков. О бязательно указывать дату. Соблюдение данной процедуры соответствует требованиям нормативных актов, подтверждает факт выдачи трудовой книжки и снимает с работодателя ответственность за ее хранение.

Среди бумаг, которые просит «на прощание» подписать работодатель, встречается и расписка о получении документов при увольнении, образец приводим в статье и рассказываем, обязательно ли составлять подобный документ.

Иногда сотрудники по разным причинам отказываются ставить подпись. В таких случаях составляется акт, который необходимо приложить к журналу учета движения ТК.

Если работник не явился в день увольнения в отдел кадров, ТК РФ предписывает направить ему письменное уведомление с просьбой явиться в организацию для получения трудовой книжки либо дать согласие на отправление ее по почте. Данная мера снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу документации и освобождает от последствий в случае споров.

Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком. Е сли сотрудник отказывает работодателю в данной просьбе, то своим поведением требований законодательства он не нарушает, поэтому акт составлять не нужно.

Образец расписки о получении документов при увольнении

Зачем получать подтверждение, что работник получил документы

Если же у вас возникла необходимость забрать бумаги. подтверждающие стаж, на время: для предъявления в ПФР, оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам, то вы должны знать, что выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку по личному заявлению. В случае положительного решения кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку.

Данная мера является обязательной, так как оформленная расписка на получение трудовой книжки в случае судебных разбирательств или утери послужит подтверждением факта выдачи ее на руки владельцу. Кроме того, к ней рекомендуется приложить заверенную копию всей книжки, чтобы в случае ее утраты у работодателя была возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата.

Работнику необходимо помнить, что, согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ, он обязан вернуть документ строгой отчетности работодателю не позднее трех рабочих дней, со дня получения его из органа, осуществляющего социальное страхование (обеспечение).

Это означает, что не стоит затягивать с возвратом, и как только надобность в нем по месту требования заканчивается, сразу же предоставить его назад в кадровое подразделение.

Правила и требования к составлению

Расписка о получении трудовой книжки на руки пишется от руки (в случае разногласий сторон проводят экспертизу почерка) в свободной форме на обычном листе бумаги, но разрешено использовать и фирменный бланк организации.

Образец расписки в получении трудовой книжки пишите без исправлений и ошибок. Если же они есть, лучше, если вы составите новую бумагу. Ю ланк с исправлениями не примут в качестве доказательства в судебном органе.

Может ли работодатель не выдать документы

В случае расторжения рабочих отношений работодатель обязан выдать подчиненному все полагающиеся документы в день увольнения (ч. 4-6 ст. 84.1 ТК РФ, п.

35 Постановления). В противном случае организация должна возместить работнику средний заработок за все дни задержки. Для этого необходимо издать новый приказ об увольнении и в трудовой книжке произвести другую запись с указанием той даты, когда была произведена фактическая выдача официальных бумаг.

В других случаях, кроме вышеуказанного и приведенных в ст. 62 ТК РФ, работодатель в выдаче бумаг вправе отказать.

Нормативное регулирование выдачи документов при увольнении

В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.

Пакет документов, выдаваемых при увольнении

Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
• Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)

Типичные ошибки

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

Комментарий: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при увольнении в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Задержка выдачи документов ведет к материальной ответственности со стороны работодателя (в размере недополученного заработка).

Ошибка №2: Документы увольняющегося были переданы непосредственному руководителю, который пообещал взять расписку о получении документов, но не принес по причине потери. Что делать в данной ситуации?

Комментарий: В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ такие документы необходимо передавать только лично. А расписка – это документ, который не является обязательным, а вводится на усмотрение работодателя для защиты от различных проверок.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Что делать, если увольняющийся отказывается ставить подпись в журнале о движении трудовых книжек?

Ответ: В этом случае составляется акт об отказе в подписи в документах и подписывается двумя свидетелями.

Вопрос №2: Сложилась ситуация, когда необходимо оформить передачу трудовой книжки родственникам умершего работника. Как быть?

Ответ: Подпись в документах ставить родственник, получающий документы. При этом для подтверждения факта смерти необходимо сделать копию свидетельства о смерти

Вопрос №3: Расписку рекомендуют оформлять в рукописной форме, но работники не желают тратить время на написание от руки, ссылаясь на новые технологии. Можно ли разработать форму расписки в электронной форме?

Ответ: Нормативных документов для формирования расписок нет, вся информация носит рекомендательный характер, поэтому есть возможность разработать и в электронной форме. Обязательна информация о том, что работник подтверждает получение документов собственноручной подписью и датой.

Зачем нужна расписка о получении документов?

Расписка нужна для того, чтобы и нанимателю и исполнителю в будущем защитить свои права и избежать судебных исков. На данный момент именно она является единственным документом, который подтверждает факт выдачи (получения) тех или иных бумаг. Например, работник потерял трудовую книжку, во избежание получения санкций может заявить, что работодатель её ему не вернул (не выдал).

Или наоборот, работодатель утерял часть хранившихся документов или просто не всё отдал. Но при отсутствии расписки работник никак этого не сможет доказать. Таким образам, подписанный обеими сторонами документ является гарантией, что невиновная сторона по неосторожности другой, не будет нести никакой ответственности.

Что говорит закон?

Согласно ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ работнику выдают:

;
• размер зарплаты за последних два года (форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182 н);
• данные о трудовом стаже и выплате страховых взносов (форма СЗВ-М);
• медицинская книжка.

Важно! На справке о выплате заработной платы необходимо поставить печать компании, если её нет – приложены копии других расчётных выписок.

Работник может потребовать и копии различных документов, таких как приказ о приёме на работу и об увольнении. Работодатель обязан их выдать согласно 69 и 84.1 статей Трудового кодекса. Также работник имеет право, согласно 89 статьи Трудового кодекса запросить и информацию, содержащую его персональные данные, если это не противоречит 14 статье (8 пункт) Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Что делать, если увольняющийся работник не смог присутствовать в последний день на рабочем месте, например, из-за болезни или был в командировке. Тогда компания должна ему направить уведомление. В нём она должна сообщить о необходимости явится, чтобы забрать все материалы и вещи, что необходимо ему вернуть при увольнении или попросить, чтобы тот прислал согласие на высылку их почтой.

Важно! С момента высылки уведомления, работодатель не несёт ответственности за их задержку и выдачу. Если работодателю поступило письменное разрешение на пересылку упомянутого почтой, то он это должен сделать в течение 3 дней. Если за этот срок работодатель их не вернул, просящий имеет полное право для обращения в такие инстанции, как трудовая инспекция, прокуратура, суд.

Бывают случаи, когда расторгающий контракт человек, не забрал свои бумаги (болезнь, переезд, смена обстоятельств и т.д.). В таком случае должен знать, что компания обязана их хранить весь срок, отведённый хранению документов. И все личные бумаги, которые по той или иной причине не были получены, хранятся до востребования на протяжении 75 лет.

За ними может обратиться он сам или его родственники (наследники), доверенные лица, если он тяжело болен, умер или по другим уважительным причинам не может лично забрать. В таком случаи они будут обязаны написать расписку, которая потом прилагается к делу, как подтверждение получения документов.

Расписку составляют в обычной свободной форме, придерживаясь вышеприведённого шаблона. В данном случае лучше, чтобы расписка была написана от руки. В случае предъявления претензий, у работодателя будет больше доказательств.

Также одним из фактов, подтверждающих получение документов, является акт приёма-передачи, который оформляется на бланке организации. В него вписываются все данные о лицах, присутствующих при передаче, и их подписи, реквизиты организации.

Правила и порядок процедуры

При выдаче трудовых книжек работодатели должны придерживаться правил, прописанных в действующем законодательстве. Главным образом речь идет о постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Так, в соответствии с разделом IV упомянутого нормативного акта трудовые книжки отдают с учетом следующих требований:

• документ должен быть передан сотруднику в день увольнения;
• все записи необходимо заверить соответствующими подписями;
• в случае задержки выдачи трудовой книжки руководство компании обязано будет компенсировать сотруднику заработок, который он не смог получить из-за отсутствия данного документа;
• в случае смерти работника оформленная должным образом трудовая книжка должна быть выдана родственнику (под расписку) или же отправлена по почте.

Надо ли писать работнику «ознакомлен»?

В соответствии с п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ № 225 при увольнении все записи, которые были внесены в книжку за период работы у конкретного работодателя, должны быть заверены подписями следующих лиц:

• работодателя или представителя отдела кадров;
• самого работника, уходящего с занимаемой должности.

Таким образом, увольняющееся лицо в обязательном порядке должно ознакомиться с записями, сделанными в трудовой книжке. Однако в законодательстве не указано, что должна ставиться отметка «ознакомлен».

Вопрос о проставлении отметки «ознакомлен» остается на усмотрение работодателя. Причем, если слово «ознакомлен» все же указывается, это не будет считаться ошибкой. Главное, что сотрудник подтвердил, что действительно видел все записи, внесенные в трудовую книжку.

Сроки получения: в течение какого времени обязаны выдать?

Днем выдачи трудовой книжки считается день увольнения сотрудника. В свою очередь, такой датой признается последний рабочий день лица, уходящего со своей должности. Работодатель должен знать о том, что задержка данного документа может повлечь за собой неприятные последствия и дополнительные сложности, а именно:

• руководству придется выплатить компенсацию увольняющемуся сотруднику за период, когда он не мог получать доход из-за отсутствия трудовой книжки;
• придется изменить дату увольнения, а следовательно, и сам приказ, на основании которого расторгнут договор между работником и организацией;
• в трудовой книжке придется делать исправление путем признания предыдущей записи недействительной.

Исключением из приведённого выше правила может быть лишь та ситуация, когда бывший сотрудник не явился в день увольнения за своим документом или же отказался его забирать. В данном случае работодатель должен направить уволенному лицу соответствующее письменное уведомление.

В нем может быть отражена следующая информация:

1. просьба явиться и забрать документ;
2. предложение дать согласие на отправку книжки по почте.

• Скачать бланк уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
• Скачать образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Стоит иметь в виду, что без согласия уволенного работника отправить ему трудовую книжку по почте нельзя.

С момента направления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку работодатель полностью освобождается от ответственности за ее несвоевременную выдачу. Об этом написано в ч. 2 п. 36 раздела IV постановления Правительства РФ № 225.

Когда должны отдать при расчете по собственному желанию?

Как известно, процедура увольнения кадра может быть инициирована по самым разным причинам, в том числе и по собственному желанию.

Однако независимо от основания расторжения трудового договора положенный по закону каждый документ выдается работнику тогда, когда наступает день его увольнения.

Иной порядок предусмотрен для случаев, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. В этой ситуации в последний день перед началом отпуска должен быть произведен полный расчет и выдан упомянутый документ.

О том, куда обращаться, если не отдают трудовую книжку при увольнении, читайте здесь.

Сколько хранится документ на бывшей работе?

Иногда на практике происходят случаи, когда уволенное лицо долгое время не забирает свою трудовую книжку. Причины такой задержки могут быть самые разные, например:

• пребывание человека в другой стране;
• отсутствие времени у родственников на то, чтобы забрать документ, принадлежавший умершему сотруднику;
• иные причины.

Сколько времени хранится документ такого рода у работодателя, прописано в п. 43 раздела VI постановления Правительства РФ № 225.

Так, согласно п. 43 данного нормативного акта трудовые книжки, а также их дубликаты, которые не были своевременно изъяты уволившимся лицом, должны храниться на предприятии до востребования. Это означает, что данный документ должен находиться у работодателя до тех пор, пока его не заберут.

При этом должны соблюдаться требования, предъявляемые к хранению такого рода бумаг, прописанные в главе 4 Закона РФ об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Место, где вручают такого рода бумаги

По общему правилу местом выдачи трудовых книжек является компания, в которой ранее занимал ту или иную должность уволившийся человек.

Именно это подразделение отвечает за разрешение всех вопросов, связанных с ведением кадрового учета.