В оформлении каждого документа большое значение имеет подпись куратора, начальника, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В этой связи расшифровка подписи имеет особое значение. Следует отметить, что это понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.
Юридическая значимость
Подпись на документе придает юридическую ценность обычному листу бумаги. Как правило, он располагается под основным текстом и используется как одна из обязательных деталей. Если бы мы оценили важность всех необходимых атрибутов документа, то в первую очередь, несомненно, ориентировались бы на печать, подпись или какой-либо другой элемент заверения.
В конце концов, это всего лишь несколько символов, которые делают документ на простом листе бумаги юридически значимым.
В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Это означает авторитет всех должностных лиц, которые имеют возможность лично опечатать или опечатать документ. Обратите внимание, что только куратор, полномочия которого указаны в должностной инструкции, может подписывать и опечатывать юридически значимые документы.
Эти правила, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, организационных положениях и других учредительных документах. Также начальник может отдать приказ о делегировании права подписи.
Подпись директора требует особого внимания, так как этот сотрудник является ключевой фигурой в развитии компании. Значащие символы нельзя перепечатать, их нельзя оторвать от подписанного текста.
Состав реквизита
Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идет дальше, вправо. Обратите внимание, что в этот реквизит включены следующие предметы:
Особенности оформления реквизита
В соответствии с правилами бюрократии название должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она указывается на уровне последней строки документа.
Если текст и реквизиты есть на фирменном бланке организации, расшифровку подписи можно поставить вверху. Если эта функция присутствует, дальнейших пояснений не требуется.
Столбец Заголовок начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе есть таблица, в конце текста всегда должна быть расшифровка подписи и название должности, которую важно указывать строго в соответствии со штатным расписанием.
Необходимо сделать соответствующие выписки. Отдел кадров содержит такие документы, как карточка подписи, штатное расписание и информация, составляющая коммерческую тайну. Они классифицируются внутри по понятным причинам.
Что касается названия компании, оно находится в центре позиции человека.
О личной подписи
Персональная подпись оформляется согласно пожеланию лица, подписывающего документ. Эта опора представляет собой своеобразный бумажный паспорт для каждого гражданина. Есть такая точка зрения, что в этой подписи, составленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени, а следующие три должны относиться к фамилии — так говорят в теории.
Однако на практике это положение не находит своего применения.
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать намного сложнее. В результате чиновники, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитков и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделки подписей, многие забывают, что расшифровать такие «шедевры» еще сложнее.
Расшифровка подписи документа — полное раскрытие инициалов. Очевидно, что предъявление паспорта не требуется, но расшифровку необходимо проводить в строгом соответствии с указанными в нем именем и фамилией. Это означает, что если буква «ё» присутствует в сертификационном документе, она должна присутствовать при раскрытии полного имени человека.
Подпись заместителя
Особенно часто возникают проблемы с подписанием многих замен. Кроме того, вопросы касаются не только полного обозначения названия, но и расположения нескольких однотипных требований.
- Позиция руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, вполне уместно писать руководящие должности с большой буквы.
- В таких документах не приветствуются сокращения, т.е не «депутат», а «депутат».
- Избегайте общепринятых сокращений рабочих мест. Так что старый добрый «главный бухгалтер» никем не приветствуется ни по количеству партнеров, ни по количеству контролирующих органов.
Когда документ подписывается несколькими лицами
Если документ подписан несколькими должностными лицами, их личные символы располагаются в столбце один под другим. При написании документа в печатном виде используются полторы строки.
Документы сначала подписывают те люди, которые находятся на высшей ступеньке служебной лестницы, то есть документ заверяется сверху вниз. Если текст должен быть подписан должностными лицами с равным статусом, их имена ставятся в одну строку.
Аналогичным образом составляется документ в случае, если соглашение подписано несколькими партнерами или сторонами, заключающими сделку.
Недопустимость косой черты
Если должностное лицо, уполномоченное подписывать документ, отсутствует, его должен подписать сотрудник, официально исполняющий свои обязанности. В этом случае в обязательном порядке указывается его нынешняя должность, на которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.
Иногда могут возникнуть аварийные ситуации. В этом случае исправления можно внести вручную или с помощью компьютера. В противном случае придется переделывать документ с указанием фактической должности руководителя.
недопустимо, чтобы слово «Подпись» ставило предлог «За», а затем ставило косую черту. Это несоответствие легко оспорить в суде.
Новый вид подписи
Цифровая подпись — относительно новое требование к документу, которое постепенно входит в жизнь как обычного уличного человека, так и обычного гражданина, а также внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Это требование позволяет исключить искажение информации в электронном документе, а также позволяет определить привязанность к конкретному человеку. Основой проектирования электронной подписи является криптографическое преобразование информации.
Федеральное законодательство
На данный момент действует Федеральный закон от 25.07.2012 г. 63, который регулирует цифровые подписи. Согласно упомянутому нормативному акту она бывает разных видов:
- Простая электронная подпись.
- Неквалифицированный.
- Квалифицированный.
Простая подпись — это набор кодов, паролей и список других средств, наличие которых может подтвердить конкретный человек.
Расширенная неквалифицированная подпись — это результат преобразования информации в форму криптограммы. Одна из таких функций — использование закрытого ключа доступа. Наличие данной формы необходимо не только для определения лица, подписавшего документ, но и для определения законности внесенных изменений.
Третий тип электронной подписи совпадает со всеми перечисленными выше знаками. Здесь есть особые элементы защиты, например, криптографическая защита, которая подлежит сертификации в ФСБ. Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.