Штамп копия верна по новому госту

ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся новым стал приемником ГОСТа Р 6.30-2003, поэтому назвать его совершенно новым невозможно. В процессе его разработки учитывались все особенности формирования старого образца, так как было важно сохранить его структуру и последовательность.

Как происходит заверение документов с 2018 года

В результате появления нового ГОСТа заверение копий документов получило другой формат, скорректированный законодателем.

Изменения произошли в самом процессе оформления и соблюдении формальностей. На скопированном документе, ответственное лицо работодателя обязано выполнить следующее:

• проставить обозначение «Верно»;
• подпись уполномоченного и ее расшифровка;
• дата заверения;
• обозначение места хранения оригинала, при предоставлении в другую организацию копии, нужно указать название организации-хранителя, дату формирования документа и его реквизиты.

Важно: именно завершающий момент является нововведением, так как ранее он не использовался.

Такие требования применяются к копиям всех без исключения документов, которые исполняются для запросов во внешнюю сферу.

Общие требования к заверению документов по новому ГОСТу рассмотрены подробно тут:

Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.

Основание и время изменений

Актуальным к применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 стал с 1 июля 2018 года. Доступны такие нововведения благодаря изданию Приказа Росстандартом № 435 от 2017 года.

Как получать копии документов

Копии необходимы по многим причинам:

• для оформления различной социальной помощи или декретных;
• при трудоустройстве по совместительству или получении пенсии;
• в процессе оформления большой ссуды в банке;
• прочее.

Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.

Пошаговая инструкция применения новых правил

Например, работнику необходима копия трудовой книжки с целью получения ипотеки, тогда действия согласно новым правилам должны быть следующими:

1. Обращение к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии. Составляется обращение в произвольной форме, главное, чтобы в нем было четко выражено требование. Здесь вы узнаете, как составить заявление на выдачу копии трудовой.

Кроме этого его следует составить по всем правилам официального обращения:

• шапка – с указанием названия предприятия и сведений относительно руководителя и заявителя;
• название – можно с обоснованием относительно чего происходит обращение;
• основная часть – с требованием/просьбой относительно предоставления заверенной копии трудовой книжки, можно указать на какие цели, что в свою очередь повлияет на скорость обработки обращения;
• подпись и дата.

1. Отсрочка для работодателя – период в 3 дня с момента подачи заявления:

• при этом мнения компетентных органов относительно дня исчисления 3 дней немного отчаются, так как Роструд указывает на тот вариант, что первый день – это день обращения, а вот суд указывает на вариант начала исчисления со следующего дня после обращения.

Важно: чтобы подобных разногласий не происходило лучше не затягивать с удовлетворением просьбы работника до последнего дня.

1. Заверение копии согласно новым требованиям, то есть кроме надписи: «Верно», даты и обозначения заверяющего лица, указать место хранения оригинала, при этом важно соблюсти не только стандарты, но и такие моменты:

• копируются и заверяются все листы документа, для этого под каждый из них используется новый чистый лист, без двустороннего использования;
• далее все листы согласно последовательности сшиваются, нумеруются, при этом концы нити на последнем листе пломбируются и опечатываются квадратным листом бумаги, на котором и указываются все завершительные надписи;
• указывается подпись исполнителя, согласно приказу руководителя, дата формирования копии и место хранения оригинала.

Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.

Сравнение двух ГОСТов.

Если копия необходима в ФНС

Копии документов в ФНС должны формироваться с учетом требований налоговиков, так как это их право получать документацию в надлежащем согласно нормативным документам ФНС состоянии.

В данном случае новый ГОСТ и требования налоговой инспекции к формату заверения копий имеют определенные отличия в следующем:

• ФНС требует, чтобы оттиск печати перекрывал подпись уполномоченного лица и завершительную надпись;
• согласно рекомендациям ГОСТ, эти два атрибута заверки документа не должны соприкасаться.

Так как нововведения ГОСТ только рекомендуемые, то лучше в ФНС подготавливать документацию согласно уставленным ею правилам.

Прочие требования согласно новому нормативу

ГОСТ Р 7.0.97-2016 кроме изменений в сам процесс заверки документов вводит еще несколько дополнительных правил:

• появился гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» для ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи, в которой указывается на ее наличие – номер сертификата ключа, надпись о ее существовании, ФИО владельца сертификата и его срок действия. Тут вы узнаете, как получить ЭЦП физическому лицу.

Кроме этого ГОСТ дает рекомендации относительно процедуры оформления нового документа – правила нумерации, приоритетного использования шрифта, как формировать страницу.

Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.

Структура документа и реквизиты.

Каким образом делать копии многостраничных документов:

• со второго листа начинается нумерация;
• при этом нумерация выполняется сверху, посредине листа, а не в углу;
• при формировании двусторонней копии листа, необходимо соблюдать интервалы размещения текста таким образом, чтобы он совпадал;
• кроме этого указан размер и тип шрифта, расстояние между строками, расстояние абзаца, межстрочный интервал;
• кроме этого могут выделяться основные моменты – отдельные фрагменты, наименование адресата, заголовок к тексту, подпись.

Кроме этого формируется титульный лист, на котором в отличие от прежней формы отсутствуют к указанию отдельные реквизиты – например, код организации, ОГРН, ИНН/КНН.

Предисловие

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Образцы заверения копий документов:

Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)

ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.

Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.

В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:

2) наименование должности лица, заверившего копию;

3) его собственноручную подпись;

4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

5) дату заверения копии;

6) обязательную надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»);

7) печать организации.

Таким образом, если в представленных участником закупки заверенных копиях документов (например, устав, договор, акты и пр.) отсутствуют какие-либо реквизиты из вышеперечисленных, например, надпись о месте хранения оригинала документа (что необходимо, поскольку копия представляется участником в другую организацию-заказчику), то данное обстоятельство свидетельствует о ненадлежащем заверении представленных копий, что не представляет заказчику возможности установить их соответствие подлинникам.

Практические последствия :

1. Если речь идёт о закупке в рамках Закона № 44-ФЗ о контрактной системе: данное требование о заверении копий документов участником закупки в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ 7.0.97-2016 может быть применено в инструкции по заполнению заявки в отношении документов о квалификации участника (например, в рамках открытого конкурса в электронной форме, конкурса с ограниченным участием в электронной форме).

В случае, если участник закупки проигнорирует это требование конкурсной документации и не укажет при заверении копии место хранения оригинала документов о квалификации (например, договоров, актов, штатного расписания, документов о приёмке и др.), то комиссия по осуществлению закупок вправе не учитывать представленные участником документы о квалификации.

1. Если речь идёт о закупке в рамках Закона № 223-ФЗ о закупках: нарушение требований пункта 5.26 ГОСТ 7.0.97-2016 в части заверения копий документов (например, неуказание места хранения оригинала документа) может являться как основанием отклонения заявки (на этапе рассмотрения заявок), так и непринятия к оценке указанных копий документов при их оценке (на этапе оценки и сопоставления заявок).

P.S.: Естественно, указанные действия заказчика и комиссии по осуществлению закупок будут являться правомерными лишь в случае, если такое требование к заверению копий документов участниками закупки в соответствии с положениями пункта 5.25 ГОСТ 7.0.97-2016 будет установлено заказчиком в закупочной документации.

Штамп копия верна по новому госту

Отметка о заверении копии

Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

• слово «Верно»
• наименование должности лица, заверившего копию
• его собственноручную подпись
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
• дату заверения копии (выписки из документа)
• надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.