Сопроводительное письмо о направлении документов — это письменное обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.
Цели и задачи сопровода
В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам. На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня документации, содержится просьба или руководство к действию для адресата либо даются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по составлению сопровода. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что указать в сопроводе
С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:
- реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
- данные адресата;
- реквизиты — дата и исходящий номер;
- обращение и вводная часть;
- опись передаваемых бумаг;
- заключительная часть;
- должность и Ф. И. О. подписавшего бумагу лица, сама подпись;
- информация об исполнителе.
По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.
Как написать сопровод: пошаговая инструкция
Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2022 году.
Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.
Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.
Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:
Используйте формулировку «Направляем в ваш адрес…» либо, если бумаги направляются в ответ на запрос адресата, укажите реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».
Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:
- номер бумаги по порядку в перечне;
- ее наименование и реквизиты;
- количество экземпляров;
- количество листов;
- допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.
Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:
- подписать и вернуть отправителю;
- приобщить к материалам дела;
- рассмотреть в установленном порядке.
Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.
Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.
Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»
ИНН 1234567890 КПП 121001001
000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67
ООО «Идеальный контрагент»
№124 от 28 октября 2022 г.
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2022 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.
Приложение:
- Акт оказанных услуг №1 от 23.10.2022 в 1 экз. на 2 листах.
- Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2022 в 1 экз. на 7 листах.
ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.
Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.
Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33
Об авторе этой статьи
Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.
Сопроводительное письмо — один из видов делового письма, составляемый при отправке коммерческого предложения, документов, резюме, декларации и т.д. В зависимости от типа пересылаемой информации, цели у сопроводительного письма могут быть разные: описать все пересылаемые документы, заинтересовать потенциального партнера или работодателя и др. Узнайте из статьи, как правильно оформить сопроводительное письмо.
Внешний вид
Пишется сопроводительное письмо на отдельном листе бумаги. Текст обращения начинается словами приветствия и выдерживается в деловом стиле. Послание не является самостоятельной формой, то есть должно быть прикреплено к какому-либо пакету документов или посылке.
В сопроводительном письме четко указывается информации о том какие документы передаются, в некоторых случаях пишут о том, что именно указано в приложенных бумагах. Без подписи ответственного лица документ не имеет юридической силы.
Характерные особенности
Особенности составления сопроводительного письма:
- Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
- При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.
Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.
Требования к оформлению
Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.
Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель. Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.
Порядок составления
В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.
Отличительные особенности составления сопроводительных писем:
К резюме
- Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
- Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
- Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
- Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
- Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
- Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.
Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.
Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.
К документам
- Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
- Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
- Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
- Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
- Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
- Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
- Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.
В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.
Подробнее о написании СП к пакету документов вы узнаете в этой статье.
- Скачать бесплатно бланк сопроводительного письма к документам в Word
- Скачать бесплатно образец сопроводительного письма к документам в Word