Срок хранения документов после ликвидации ооо

После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
3. Нумерация папок дел.
4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Ответственность, если документы не были переданы на хранение

Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:

1. Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
2. Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ в отношении:

• ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
• любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.

1. Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1,5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч.

организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Сколько стоит хранение? Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению

Суд указал, что переданная на хранение конкурсному управляющему документация банкрота не может быть уничтожена им по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов

Эксперты «АГ» разошлись в оценке выводов Верховного Суда. По мнению одного из них, ВС РФ сформулировал универсальный, но весьма жесткий подход к вопросу хранения документации, образовавшейся в процессе хозяйственной деятельности должника. Другой эксперт полагает, что выводы Суда направлены на защиту прав и законных интересов кредиторов.

18 ноября Верховный Суд вынес Определение № 305-ЭС19-15519 по делу об оспаривании конкурсным кредитором компании-банкрота бездействия конкурсного управляющего, который не сохранил полученную от бывших руководителей должника документацию.

В августе 2013 г. суд признал банкротом ООО «Лизинговая компания «Ренессанс», назначив конкурсным управляющим Олега Логинова. В дальнейшем конкурсный кредитор должника Александр Ожогин обжаловал в суд бездействие конкурсного управляющего из-за необеспечения сохранности документации, полученной от бывших руководителей компании-банкрота.

В жалобе было указано, что Олег Логинов уничтожил переданные ему по актам приема-передачи руководством компании первичные документы должника по его хозяйственной деятельности за три года до введения процедуры банкротства. По мнению заявителя, это произошло в июле 2018 г. – после вынесения судом определения о принятии заявлений о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности.

Александр Ожогин отметил, что необеспечение сохранности и последующее уничтожение таких документов нарушают его права на сбор доказательств, препятствуют установлению всего круга контролирующих лиц и контрагентов должника, а также вины бывшего руководства компании в доведении ее до банкротства. Впоследствии правопреемником заявителя в рамках рассматриваемого дела о банкротстве стало общество «Управление по работе с проблемными активами».

В свою очередь, Олег Логинов ссылался на необходимость сокращения издержек на хранение документов в связи с объективной необходимостью завершения конкурсного производства.

Суды трех инстанций отказали в удовлетворении жалобы под предлогом того, что отчеты конкурсного управляющего, равно как и его действия (бездействие) не были обжалованы заинтересованными лицами. Они также сочли, что на протяжении более 7 лет с момента возбуждения дела о банкротстве должника Олег Логинов провел все необходимые мероприятия в качестве временного и конкурсного управляющего. Суды также указали на отсутствие целесообразности дальнейшего хранения подлежащих уничтожению документов, уничтожение которых не нарушило права конкурсного кредитора и его правопреемника.

Они отметили, что указанные лица, будучи участниками банкротного процесса, могли ознакомиться с приобщенными к материалам дела документами, однако не воспользовались такой процессуальной возможностью.

В кассационной жалобе в Верховный Суд РФ «Управление по работе с проблемными активами» потребовало отмены оспариваемых им судебных актов и возврата дела на новое рассмотрение в АС г. Москвы. По мнению заявителя, конкурсный управляющий был обязан предпринимать меры по сохранности всей документации должника в срок не менее 10 лет, исходя из установленного п.

5 ст. 61.14 Закона о банкротстве срока обращения в суд с заявлением о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности.

После изучения материалов дела № А40-108749/2011 высшая судебная инстанция отметила особую актуальность вопросов сбора и надлежащего хранения переданной конкурсному управляющему документации. Ведь ее анализ позволяет осуществлять основные мероприятия конкурсного производства, в частности, определение круга контролирующих лиц, наличия оснований для привлечения их к ответственности, пополнение конкурсной массы через взыскание дебиторской задолженности, виндикацию имущества, оспаривание сделок.

ВС напомнил про существование презумпции наличия причинно-следственной связи между несостоятельностью должника и действиями (бездействием) контролирующего лица при непередаче им документов бухгалтерского учета и (или) отчетности. Указанное обстоятельство, пояснил Суд, существенно затрудняет проведение применяемых в деле о банкротстве процедур, в том числе формирование и реализацию конкурсной массы.

Со ссылкой на отдельные положения Закона о банкротстве Верховный Суд пояснил, что в обязанности конкурсного управляющего перед должником входят организация упорядочения архивных документов последнего, самостоятельное хранение документации или передача на хранение в архив. При ликвидации юрлица, в том числе в результате банкротства, его документы не подлежат безусловному уничтожению, даже по причине истечения сроков их хранения. Такая правовая позиция вытекает из косвенных разъяснений Закона о банкротстве и судебной практики (Определение ВС РФ от 2 февраля 2016 г.

№ 302-ЭС15-14349).

«Таким образом, нормы действующего законодательства не содержат положений о том, что документация должника, потенциально относящаяся к числу доказательств по делу, может быть уничтожена конкурсным управляющим по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов, и тем более при наличии в суде нерассмотренного заявления о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности по обязательствам должника, что указывает на преждевременность выводов судов о необоснованности жалобы», – указано в определении.

Верховный Суд добавил, что возложение на арбитражного управляющего соответствующей обязанности по хранению документации должника в числе прочего означает, что последний как профессиональный антикризисный менеджер должен действовать добросовестно и разумно, исходя из баланса объективно противопоставленных интересов вовлеченных в процесс несостоятельности лиц (должника, кредиторов и общества). Следовательно, его деятельность должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов, осуществляемых за счет имущества должника, из которого формируется конкурсная масса.

В связи с этим Суд отправил дело на новое рассмотрение в АС г. Москвы, которому следует проверить доводы конкурсного управляющего о его добросовестности при уничтожении документации должника.

Комментируя определение, арбитражный управляющий СРО АУ «СЕМТЭК» Сергей Домнин отметил, что Суд сформулировал универсальный, но весьма жесткий подход к вопросу хранения документации, образовавшейся в процессе хозяйственной деятельности должника. «Исходя из таких разъяснений, конкурсный управляющий обязан обеспечить сохранность всей документации, которая потенциально может относиться к числу доказательств по делу о банкротстве или рассматриваемому в деле обособленному спору. Такое требование распространяется не только на весь период рассмотрения дела о банкротстве, но и на последующий (с учетом предельных сроков), в течение которого может быть подано заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности.

При этом вовсе не важно, что истекли установленные соответствующими специальными законами и подзаконными актами сроки хранения данных документов», – отметил он.

По его словам, жесткость такого подхода следует из того, что в рассматриваемом деле Верховный Суд практически не стал вдаваться в подробности и опровергать сделанную нижестоящими судами оценку доводов конкурсного управляющего о наличии уважительных причин для уничтожения документов. «Не смягчает этот подход и формулировка, с которой дело было направлено на пересмотр в суд первой инстанции, о том, что при новом рассмотрении дела необходимо дать оценку доводу арбитражного управляющего об уничтожении документов для цели сокращения издержек на их хранение в связи с объективной необходимостью завершения конкурсного производства. Данный вопрос сам по себе относится к категории фактических обстоятельств конкретного дела.

В связи с этим вряд ли стоит рассчитывать, что при новом рассмотрении судами будет сформулирован некий универсальный подход», – отметил арбитражный управляющий.

Сергей Домнин добавил, что такой подход сам по себе в достаточной степени нивелирует принцип профессионализма деятельности арбитражного управляющего, декларируемый высшей судебной инстанцией в ряде случаев: «С одной стороны, ВС фиксирует полное недоверие к профессиональному суждению арбитражного управляющего относительно необходимости уничтожения документов ввиду отсутствия их юридической значимости для рассмотрения дела. С другой – указывает суду первой инстанции на необходимость оценки профессионального поведения управляющего по вопросу правомерности сокращения объема текущих расходов, что выразилось в уничтожении документов».

Эксперт добавил, что одна из правовых позиций определения может в дальнейшем использоваться в отрыве от контекста рассматриваемого спора: что деятельность арбитражного управляющего, утвержденного судом для проведения соответствующей процедуры, применяемой в деле о банкротстве, должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов, осуществляемых за счет имущества должника, из которого формируется конкурсная масса. Как пояснил Сергей Домнин, сама по себе актуальность проблемы минимизации расходов на проведение процедуры банкротства и выполнение комплекса ликвидационных мероприятий является достаточно острой как для процедур банкротства юридических лиц, так и по делам о банкротстве граждан. «Очень часто положения Закона о банкротстве предписывают выполнение определенных мероприятий вне зависимости от наличия либо отсутствия экономической целесообразности.

Классическим примером является обязательность продажи прав требования (дебиторской задолженности) на торгах вне зависимости от их размера, что приводит к тому, что расходы на продажу изначально превышают размеры возможной выручки. С другой стороны, суды регулярно рассматривают споры, связанные с правомерностью привлечения арбитражным управляющим тех или иных специалистов, размером оплаты их услуг и т.п. В связи с этим указанная правовая позиция Верховного Суда способна заложить вполне определенный тренд для разрешения соответствующих споров», – предположил арбитражный управляющий.

Партнер юридической группы «Парадигма» Марат Хасанов полагает, что выводы Верховного Суда направлены на защиту прав и законных интересов кредиторов. Он особо выделил вывод Суд о том, что деятельность арбитражного управляющего должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов. «В связи с этим представляет особый интерес позиция нижестоящих судов, которая будет сделана по результатам проверки добросовестности конкурсного управляющего, поскольку их выводы сформируют подход к определению добросовестности арбитражных управляющих в схожих ситуациях», – заключил Марат Хасанов.

Причины для хранения документов

Необходимость вызвана тем, что в дальнейшем для решения возникающих вопросов, связанных с организацией, бывшим сотрудникам или третьим лицам могут потребоваться бумаги, подтверждающие факты ее хозяйственной деятельности. Наиболее часто возникают ситуации, указанные ниже.

Обращение граждан для получения сведений о стаже

Личные дела, табели учета рабочего времени, коллективные и трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д.

Обращение учредителей за данными по кредиторам и дебиторам

Договоры, соглашения, акты по взаиморасчетам, первичная документация и т.д.

Запросы проверяющих органов

Счета-фактуры, расчетные бумаги, бухгалтерская отчетность, Устав

Если необходимо получить справку о документе, который находится в архиве, нужно сделать запрос. Сотрудники оформят выписку по всем правилам, и она будет иметь юридическую силу.

Для каждого типа документов определен свой срок. При ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период и на это время подлинники передаются в архив. К этой категории относятся бумаги, у которых не истек срок их сбережения, а также все документы по личному составу.

Ответственные лица

Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:

• ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
• конкурсную комиссию – при банкротстве.

Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.

К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.

Регламентирующие законы

Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:

• «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г. ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236) документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182); для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988); и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс; «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Место архивации

В том случае, когда у предприятия заключен договор с государственной службой архива, документы после ликвидации ООО передаются ей. Если такого договора нет, то муниципальный или государственный архив по месту регистрации обязан принять на хранение только отчеты, содержащие информацию о личном составе сотрудников общества, либо очень значимые для государства бумаги. Эта услуга бесплатная для ООО.

Ответственный за ликвидацию должен определить место хранения для остальных документов. Например, бумаги, оставшиеся после прекращения деятельности фирмы, по договоренности может взять кто-нибудь из учредителей. Для этого ликвидатор должен оформить акт приема-передачи.

Те бумаги, которые не содержат важной информации, и их срок подошел к концу, могут быть уничтожены:

• шредированием;
• сжиганием;
• посредством выездного уничтожения.

Данная процедура должна быть проведена с составлением соответствующего акта.

Примечание. Существуют частные архивы. Сдать им на хранение по договору можно бумаги в любом количестве. Но за это нужно будет платить.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

После завершения деятельности юрлица остаются документы. Они могут потребоваться в будущем для решения спорных вопросов. За бумаги отвечает ликвидационная или конкурсная комиссия.

Ненужные отчеты можно уничтожить, а ключевые – сдать в архив на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 2 500 до 300 000 руб.

Заключительным этапом прекращения деятельности фирмы является передача оставшихся бумаг в архив. Они должны быть сохранены на протяжении установленного законом времени. Такая обязанность существует для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Сроки хранения документов после ликвидации ООО зависят от вида отчетности.

Вечное

Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:

• приказы;
• расписание работы;
• структура юрлица;
• учредительные документы, Устав;
• коммерческие договоры;
• акты приема-передачи недвижимого имущества;
• реестры акционеров, выписки из них;
• годовые отчеты акционерного общества;
• и др.

Длительное

Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:

• личные дела персонала по форме Т2;
• приказы по кадровым изменениям;
• трудовые договоры;
• журналы регистрации трудовых книжек;
• табели учета рабочего времени;
• лицевые счета по заработной плате;
• и т.п.

Временное

Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:

• доверенности, выданные сотрудникам;
• таможенные декларации;
• бухгалтерские отчеты;
• аудиторские заключения;
• иные бумаги, не содержащие важную информацию.

Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.

Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.

Сдача в архив

Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.

Документы для архива

Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.

При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:

• входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
• по личному составу компании;
• сроки содержания которых еще не истекли.

Подготовка к сдаче

Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:

1. Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
2. Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
3. После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
4. Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.

Оформление исторической справки

После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:

• полное название организации, юридический адрес;
• дата создания с перечнем причин;
• пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
• описание структуры предприятия;
• перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
• номер расчетного счета;
• ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.

К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.

Ответственность за нарушение сроков

Несвоевременная отправка документов в архив, равно как и отклонение по времени сбережения бумаг может быть расценена, как несоблюдение обязательств по порядку и срокам их хранения, предусмотренных законодательством. Это гарантированная «административка» (ст. 13.25 КоАП).

Сколько времени хранят документацию

Сроки хранения установлены отдельно для каждого вида документов.

• постоянными – сюда относятся все бумаги, связанные с работой компании;
• временными – менее 10 лет – это бумаги, в которых нет особо ценной информации;
• длительными – более 50 лет – бумаги, касающиеся персонала (личные дела, личные карточки сотрудников, трудовые договоры), историческая справка ООО.

Длительность хранения определяется исходя из того времени, когда документ был использован последний раз, а не от даты его создания.

Что касается документов, для которых сроки хранения не определены, то их целесообразно хранить не более 3 лет. К таким относятся, например, графики отпусков, бумаги о трудовой дисциплине. Такое время выбрано не случайно: оно связано со «стандартным» периодом исковой давности.

Некоторые документы хранят не больше года: к таким относятся, например, документы о покупке канцелярских товаров, проездных документов, чеки об оплате гостиничных номеров для сотрудников на период их командировок.

Установлением сроков хранения обычно занимается специальная комиссия, в состав которой часто привлекают сотрудников архива – они смогут точно определить, сколько времени должен сохраняться тот или иной документ.

Бумаги, срок хранения которых вышел, или те, что носят личный характер допускается уничтожить, но сделать это можно только по решению ликвидационной комиссии.

Какие документы остаются после ликвидации предприятия

Конкретного списка бумаг нет.

Но все зависит от того:

• как долго работала компания: если она существовала 20 лет, то за это время бумаг накопится много, а если всего 3 года – значительно меньше;
• были ли в ней наемные работники;
• каким видом деятельности занималось предприятие.

Чаще всего после ликвидации компании остаются бумаги:

• кадровые документы;
• бухгалтерская отчетность;
• договоры с контрагентами;
• документы налоговой отчетности;
• корреспонденция;
• учредительные документы.

Ответственность за хранение лежит на ликвидаторе (главе ликвидационной комиссии). Именно он занимается подготовкой будущего архива и его передачей на хранение.

Почему важно хранить документы и после прекращения фирмой своей деятельности: дело в том, что их могут затребовать из места хранения. Например, для того, чтобы подтвердить время и место трудоустройства бывшего сотрудника компании, размер его зарплаты. Если документы сохранены, то сделать это легко.

Где хранить бумаги после ликвидации

Место хранения зависит от того, был ли у ООО договор с государственным архивом:

• если да — то все бумаги передаются на хранение в госархив;
• если нет — в архив попадают только кадровые документы.

Конкретный архив, или другое место для хранения выбирает ликвидатор. Если предприятие закрывалось по причине банкротства, то этими полномочиями наделяется конкурсный управляющий.

В некоторых случаях бумаги могут передать для хранения и третьему лицу: например, одному из участников ООО. Но выбирать того, кому отдадут документы для сохранения, будет все так же ликвидатор или конкурсный управляющий.

Как и когда сдают документы в архив

В Архив обязательно сдают документы, касающееся персонала предприятия, бумаги, относящиеся к Архивному фонду РФ, а также те, чей срок хранения еще не закончился. Это зафиксировано в части 10 статьи 23 ФЗ №125.

Но просто собрать бумаги в стопку и отвезти их в Архив нельзя: перед сдачей документы обязательно нужно подготовить.

Как это происходит:

• документы разделяются по отдельным папкам, учитывая сроки их хранения;
• каждая папка (дело) не должна содержать более 250 листов;
• при формировании папок используют те же обозначения, что применялись в период работы ООО;
• документы подшиваются в папку в единственном экземпляре – никакие копии не нужны;
• бумаги нужно складывать в хронологическом порядке.

Для того, чтобы архив принял на хранение документацию ООО после ликвидации, бумаги должны быть только в «правильном» виде, а именно:

• пронумерованы;
• подшиты;
• структурированы (разложены в хронологическом порядке, учтены сроки хранения);
• иметь внутреннюю опись.

Кроме того, важен и титульный лист папок: он тоже должен соответствовать установленным правилам.

Почему документы нельзя утилизировать

Ликвидация компании не предполагает уничтожения документации – бумаги могут периодически запрашиваться различными госорганами: судами, пенсионным фондом и даже частными лицами (например, бывшими работниками предприятия).

Если у ООО не было договора с госархивом, то на хранение в это учреждение попадет только кадровое делопроизводство: трудовые книжки, личные карточки и прочие.

Место хранения других документов определяет ликвидатор или конкурсный управляющий (если ООО закрывается из-за банкротства).

Получается, что вся бухгалтерская и налоговая документация должна храниться у ликвидатора (конкурсного управляющего) или того лица, которым он назначит ответственным за это в течение установленного времени.

Кто может привлечь к ответственности

Следить за правильностью хранения документации, сроками должны служащие органов, отвечающих за соблюдение законодательства в архивном деле (статья 28.3, пункт 59 КоАП РФ).

В 2013 году в статью 23.74 КоАП РФ были внесены изменения. Теперь органом, который наделен полномочиями рассматривать административные дела о ненадлежащем хранении или несоблюдении сроков акционерных обществ (статья 13.25, часть 1) и страховых компаний (статья 13.25, часть 3) выступает Банк России.

Для ООО такой орган не установлен (статья 13.25, часть 2).