Упд что это за документ

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. Последний — 1 июля 2021 года. После последних изменений в документе появилась графа строка 5а «Документ об отгрузке N п/п», графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2022 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

УПД с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

• cчeт-фактура,
• cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
• первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк.

Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв.

решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше.

Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные.

В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

УПД: что это такое, что он в себя включает и зачем нужен — статус универсального передаточного документа, как заполнять

В этой статье мы будем разбираться, что это такое — универсальный или унифицированный передаточный документ (УПД) на товар в 1С. Рассмотрим, зачем может потребоваться подобная документация, когда их следует применять, как исправлять ошибки и в какие сроки нужно его оформлять. Его создание сильно упростило взаимодействие с поставщиками и контрагентами, ее можно задействовать при подсчете бухгалтерского и налогового учета.

На его основании допускается вести бухучет, списывать затраты. Его удобнее заполнять в самых разных операциях, чем СФ или другую первичку. Главное — закрепить в специальных учетных бумагах, что он будет применяться, тогда он официально станет частью фирмы.

Что это за документ — УПД, что с ним делать и его расшифровка

Так называется бумага, которая объединяет функционал счет-фактуры и первички. Налоговой службой закреплена рекомендованная форма, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Но стоит помнить, что это — рекомендуемый вид.

Каждая компания может видоизменить некоторые поля при условии, что все они будут содержаться на листе. Организация может модернизировать блоки, дополнив своей информацией, которую они считают необходимой.

Важно закрепить формат в учетной политике и каждый раз использовать одинаковый тип с такими строчками:

• наименование;
• дата составления;
• содержание;
• измеритель;
• лица, которые отвечают за правильную подготовку.

Форма, которая рекомендуется ФНС — одна из возможных при передаче продукции и имущественных прав. Определено, что некоторые реквизиты обязательны, но он не содержит исчерпывающего списка из значений, которые необходимо включить. Поэтому стороны могут фиксировать свои дополнительные имущественные права, вписывать операции.

Кроме того, они могут использовать другие первичные бумаги, единый передаточный документ — только одна из доступных им форм.

Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка

Он часто используется вместо первичной документации.

С его помощью легко поставлять самую разную продукцию или передавать имущественные или иные права на объекты.

Закон не заставляет пользоваться именно этим способом оформления документооборота.

Подписывают его в первом статусе с продающей стороны МОЛ, отвечающие за СФ и подобное. Во втором у продающего подписываются лица, которые должны следить за состоянием первичных бумаг. А от покупающей расписываются всегда лица, которые занимаются первичкой.

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД

Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:

• односторонним, в котором только один xml-файл, где есть подпись и информация о продавце;
• двусторонним, в этом случае внутри одного файла содержатся данные о продающей и покупающей стороне, их подписи.

Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.

Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:

• сотрудник;
• работник организации, которая составляет файл продавца;
• член другой фирмы, при активации этого варианта следует вписать данные в поле «Основание полномочий»;
• уполномоченное физлицо.

Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.

Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.

Стоит интегрировать систему ЭДО, если организация планирует развиваться и наращивать продажи. Обратитесь в «Клеверенс», чтобы подобрать софт для выполнения и оптимизации ваших задач.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Когда и для чего можно начать применять универсальный для всех организаций передаточный документ (УПД)

Основная цель этой документации — упростить оформление хозяйственных операций, ведь вместо нескольких бумаг будет применяться одна универсальная, в которой не дублируются реквизиты. Формат объединяет СФ, ТОРГ-12, ОС-1, ТТН и некоторые другие типы.

Чаще всего налогоплательщики используют этот вид для:

• ведения бухучета;
• подтверждения затрат, чтобы учесть налог на прибыль;
• заявления вычета.

Начало формирования

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее.

Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.

УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:

• кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
• как заполняются строки, кто и что должен указывать;
• в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
• что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.

Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее.

Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.

Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.

Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.

Как исправить ошибки в УПД

Конечно, в процессе деятельности любой фирмы регулярно происходят спорные ситуации и случайности, из-за которых специалист пишет неправильно. Документ можно скорректировать, если это делать правильно. В таблице ниже мы приводим особенности исправлений.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

• Отгрузка товаров с/без транспортировки;
• Передача результатов выполненных работ;
• Оказание услуг;
• Посреднические операции;
• Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

• Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
• Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

• Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
• Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту

Что включает в себя УПД и как его правильно заполнить?

УПД, как мы уже говорили, состоит из двух частей – первичного документа и счета-фактуры, составленного на его основании. На печатной форме фактурная часть обведена жирной рамкой.

Рис.1 Внешний вид УПД

Законодательство при этом настаивает на присутствии в документе следующих данных:

• Название документа;
• Название юрлица-составителя*;
• Дата его составления и номер**;
• Отображение факта хозоперации;
• Цена и количество объектов;
• Подписи с расшифровкой и должностью для идентификации подписантов – ответственного за операции и ответственного за подписание или их заместителей.
• Основание сделки, если такая информация введена в реализации.

Обязательные поля для УПД со статусом «1»:

• Платежно-расчетный документ, к которому он составлен;
• В числе суммы сумма акциза;
• Налоговая ставка;
• Цифровой код страны происхождения товара;
• Краткое наименование страны происхождения товара;
• Номер таможенной декларации.

*Если бухучет продавца ведется сторонней организацией, то выводятся данные этой организации, также в поле могут быть указаны данные комиссионера. В бумажном УПД есть место для печати, наличие которой не является обязательным условием. А если на печати четко видны данные продавца, то название составителя можно не заполнять.

**От статуса зависит дата и номер УПД. Налоговики предъявляют особые требования к порядку нумерации в счетах-фактурах, а для первички номер не является обязательным реквизитом. Таким образом:

• Если к реализации ввели СФ, то УПД будет формироваться со статусом «1». При этом дата составления документа и номер УПД будут присваиваться в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, то есть требованиями налогового учета.
• Если же СФ нет, то УПД формируется со статусом «2», дата составления документа и номер будут браться из накладной в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по правилам бухучета.

УПД – что это за документ в бухгалтерии?

Как мы уже выяснили, УПД может заменять собой и СФ, и первичку, или только первичку: в зависимости от выбранного статуса УПД можно (первый вариант) или нельзя (второй вариант) использовать для подачи на вычет. УПД нельзя использовать только вместо счета-фактуры!

То есть УПД является основанием для:

• начисления/вычета НДС;
• подтверждения доходов продавца;
• подтверждения расходов покупателя.

При получении предоплаты или части оплаты по сделке, а также оплаты за выполнение обязанностей налогового агента, следует выписывать СФ в обычном виде.

Для того чтобы сформировать УПД, достаточно воспользоваться печатной формой в документе реализации.

Рис.2 Создание УПД из Накладной

В 1С понятия УПД как отдельного документ не существует, но поскольку УПД исполняет роль счета-фактуры, для завершения цикла работы с использованием УПД необходимо зарегистрировать его, как и обычный счет-фактуру.

Рис.3 Выписка СФ

Далее заполнить подписанта УПД в дополнительной закладке.

Рис.4 Заполняем подписанта УПД

После всех манипуляций можно использовать печатную форму УПД.

Рис.5 Печатная форма УПД

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Каждая компания решает для себя, как удобнее вести свой документооборот – с УПД или без. Важно понимать, что для использования УПД как СФ, документ должен содержать все заполненные реквизиты, обязательные для СФ.

Так как УПД многофункциональный документ, то он позволяет уменьшить документооборот, а составленный в электронном виде – снизит количество транзакций через оператора, то есть уменьшит затраты на ЭДО. Также цифровой УПД позволит всегда иметь пакет оригиналов «на руках».

Существует ли корректировочный УПД?

Как и со счетами-фактурами УПД можно исправить или скорректировать.

Для корректировки, в условиях изменения фактических условий сделки и при наличии согласия контрагента на такую корректировку составляется универсальный корректировочный документ (УКД). Его отличие от первоначального документа заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дата, когда получил об этом уведомление.

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть, во-первых, от статуса и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

• Если в УПД со статусом «1» ошибка допущена в части и счета-фактуры, и первички, которые для счета-фактуры квалифицируются как грубые, мешающие налоговикам провести проверку, то необходимо в дополнительной строке указать дату и номер исправления.
• Если ошибки в части счета-фактуры не являются грубыми или находятся только «на территории» первичного документа, то УПД исправляется только как первичный документ. Для акцента на исправление рекомендуется поменять статус на «2», вне зависимости от первоначального. При этом ни руководитель, ни главбух не обязаны его подписывать. Соответственно, такой УПД не регистрируется.
• Если УПД со статусом «2» был исправлен, соответственно, в части первичного учетного документа, производятся те же действия, что и в предыдущем пункте, но СФ в этом случае на основании исправленных данных рекомендуется выставить отдельно.

Отметим, что дата признания в налоговом учете определяется фактической датой осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Чем бумажный документ УПД отличается от электронного?

Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат УПД, после чего появилась возможность оформлять УПД в электронном виде. Выглядит он так же как бумажный, и как и у бумажного, каждый вид электронного УПД имеет свои обязательные поля, а также требования к подписанию:

• СЧФ – счет-фактура, подписывается только продавцом;
• СЧФДОП – универсальный передаточный документ (счет-фактура и первичный документ), подписывается продавцом и покупателем;
• ДОП – первичный документ, подписывается продавцом и покупателем.

Для УПД статуса «1» используются все три формата, для УПД статуса «2» – второй и третий.

Рис.6 Применение УПД с разными статусами

Электронный УПД может быть:

• Односторонний, один xml-файл, содержащий информацию и подписи продавца;
• Двусторонний, два xml-файла, где один файл содержит информацию и подписи продавца, второй файл содержит информацию и подписи покупателя.

Подписывать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание СФ и первички. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько – по одной от каждого уполномоченного лица.

В электронных УПД обязательно корректно указывать статус лица, подписывающего документ:

1. Сотрудник продавца;
2. Сотрудник организации, составившей файл продавца;
3. Сотрудник иной уполномоченной организации; при использовании этого статуса также необходимо заполнить поле «Основание полномочий (доверия)»
4. Уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий».

Существенные отличия бумажной и цифровой версии УПД кроются в преимуществах использования электронного документооборота вообще, а не конкретно этой формы документа. Хотя использование УПД при электронном обмене через оператора позволяет снизить количество пакетов документов, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, а значит снижает затраты на оплату транзакций у оператора. При этом цена использования электронного документооборота сама по себе несопоставима с затратами, которых требует бумажный документооборот: расходники для принтера, бумага, оплата курьера или почты, не говоря уже о трудозатратах, – из всего этого складываются внушительные суммы.

А если учесть, что система ЭДО сокращает время отклика, снижает ошибки, гарантирует наличие актуальных документов, и при этом обмен защищен «со всех сторон», отличия электронного УПД от бумажного становятся очевидными.

Наша компания специализируется на построении систем ЭДО, поэтому мы с радостью поможем вам внедрить безбумажный документооборот, а также предложим максимально выгодные условия обмена за счет применения собственной технологии WA:ЭДО, которая позволяет существенно сэкономить на стоимости исходящих документов. Наша компания является агрегатором операторов ЭДО и помогает настроить отправку документов самым выгодным способом. Технология обладает рядом преимуществ и дополнительных возможностей, например, вы сможете работать в едином интерфейсе с операторами 1С-ЭДО и Контур.Диадок без роуминга, а также получите доступ к расширенной функциональности ЭДО.

Технология доступна для внедрения на территории компании. Наши специалисты готовы в любой момент рассказать обо всех преимуществах технологии и продемонстрировать, как работает сервис.

УПД: что это такое в бухгалтерии? Объясняем простыми словами

Универсальный передаточный документ (сокращённо УПД) – документ, который свидетельствует о том, что отгружен товар, оказана услуга и т. д. Он может заменить накладную, счет-фактуру или другой первичный документ. Основные функции УПД, правила его заполнения и другие важные вопросы приведены ниже в статье.

Цель разработки УПД

Основной целью разработки УПД является сокращение затрат организаций и облегчение труда бухгалтеров. Его использование возможно по желанию организации.

На основании закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ плательщики НДС при реализации товаров должны составлять первичный документ и счет-фактуру. Некоторые данные у них повторяются. Как следствие, это увеличивает временные и финансовые издержки.

В 2013 году ФНС РФ и Министерство финансов ввели новый универсальный передаточный документ. Он выполняет две функции: функцию счета-фактуры и первичного учетного документа.

Возникновение УПД стало возможным благодаря вступлению в силу закона № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». Он разрешил не соблюдать строго определённые формы первичных документов. Кроме того, стало возможным вносить в счета-фактуры другие сведения. К примеру, можно было туда внести информацию с первичного документа.

Исходные учтенные документы требуются для налогового учёта и бухучёта. В связи с этим, УПД возможно использовать для обоих видов учёта.

Важно! Во время разработки УПД ФНС учитывала мнения экспертов, в том числе специалистов фирмы «1С».

На сайте ФНС перечислены операции, для которых возможно использование УПД, а также даны рекомендации по его заполнению. В итоге, упрощена процедура оформления документации для продавцов.

Когда применяется УПД

Есть возможность использования УПД как первичного документа, а также в качестве совмещенного.

Однако сфера использования УПД ограничена. Операции, которые разрешены для использования в УПД, собраны в специальный перечень.

УПД используют при: сдаче выполненной работы, отгрузке товаров, передаче имущественных прав, оказании услуг.

Что входит в УПД

В УПД входит исходный учетный документ и счет-фактура, который составлен на основе исходного документа. Последний в УПД в печатной форме выделен жирной рамкой. Его форма не изменена. Также в УПД входит:

• как называется документ;
• название юрлица, которое является составителем документа;
• когда составлен документ;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности с указанием единиц измерения;
• названия должностей лиц, которые отвечают за верное оформление сделки, их подписи, фамилия и инициалы.

Внешний вид документа представлен ниже.

Понятие «статус УПД»

УПД содержит пункт «Статус». Здесь возможно проставить один из вариантов: «1» или «2». Они обозначают:

• значение «1»: здесь УПД может одновременно исполнять роль счета-фактуры и первичного учетного документа;
• при проставлении «2»: УПД выполняет функцию только первичного документа.

Присвоение номера УПД

На номер УПД влияет его статус:

1. «1»: указывается порядковый номер в соответствии с нумерацией счетов-фактур.
2. «2»: ставится номер по порядку в соответствии с нумерацией учетных документов.

Реквизит «Подпись» в УПД

В УПД предусмотрено несколько мест с реквизитом «Подпись»:

1. В бланке счета-фактуры в УПД подписи ставят руководитель или лицо с такими же полномочиями, а также бухгалтер или замещающее его лицо. При статусе «1» — эти подписи обязательны, при статусе «2» — не обязательны.
2. Ст. 10: подпись ставит то лицо, которое оказывает услугу, предоставляет товар и т. д. Прописывается должность и расшифровка ФИО.
3. Ст. 13: подписывают со стороны продавца лица, которые являются составителями УПД.
4. Ст. 15: место для проставления подписи лицами, которые получили товар, услугу и т. д.
5. Ст. 18: подписывают сотрудники со стороны покупателя, которые отвечают за верное оформление операции.

Название экономического субъекта и печать

Ст. 14 УПД: прописывается информация о субъекте со стороны продавца.

Ст. 19: поле для информации о субъекте со стороны покупателя.

В УПД ставить печать не обязательно. Однако, если её поставить и на ней будет полное название хоз. субъекта, который составил документ, то не требуется заполнение строк 14 и 19.

Поля, не обязательные к заполнению, но несущие полезную информацию

В УПД есть реквизиты, необязательные к заполнению. Однако они несут полезную информацию:

1. Для более быстрого поиска, предусмотрена графа «А» с порядковым номером.
2. Графа «Б» включает код вида деятельности для работ или артикул для товаров. Используется для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам.
3. Ст. 8: сведения, определяющие взаимоотношения между сторонами. В ряде случаев подтверждает условия сделки для целей исчисления налога на прибыль.
4. Ст. 9: данные транспортных документов, складских расписок и т. д.
5. Ст. 12: прочие сведения о грузе (данные сертификатов, паспортов).
6. Ст. 17: информация о том, имеются или нет претензии.

Заполнение УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»

На данный момент возможно применять в работе УПД в «1С:Бухгалтерия 8». Заполнение документа производится на основании рекомендаций налоговой инспекции.

В «1С:Бухгалтерия 8» УПД возможно загрузить в печатной форме. Часть данных приходится заполнять вручную, так как не все сведения подтягиваются автоматически.

Корректировка реализации и УПД

Корректировочная форма УПД не разработана. Для этих целей используется документ УКД (универсальный корректировочный документ).