Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде — это письменное обращение работника к работодателю о выборе нового способа фиксации рабочей деятельности.
Срок уведомления
С 01.01.2020 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2020 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).
После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.
Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст.
2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2020-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2020 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.
Как и что написать
Работодатели обязаны заранее подготовиться к переходу на ЭТК — внести изменения в локальные нормативы, обеспечить техническую работу новой системы, разработать и утвердить формы уведомления сотрудников и заявки на переход.
Но форма такого запроса не унифицирована и не закреплена законом, поэтому работник вправе обратиться к руководству в свободной форме. Вот как написать заявление на электронную трудовую книжку сотруднику:
- Написать, к кому обращаетесь: Ф.И.О., должность руководителя и название организации.
- Указать, кто обращается: Ф.И.О. и должность работника.
- Озаглавить обращение.
- Указать причину обращения и сослаться на законодательные нормы: сохранение бумажного документа (ст. 66 ТК РФ) или согласие о переходе на ЭТК (ст. 66.1).
- Поставить подпись и дату составления.
Предлагаем шаблон заявки о переходе на ЭТК
Ф. И. О. руководителя
Ф. И. О. работника
о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности
(переходе на электронные трудовые книжки)
В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ прошу выдать трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
«__» ________20__ г.
А это образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки в 2020 году:
Что будет, если не подать заявку
С 01.01.2020 г. Пенсионный фонд ввел новую отчетную форму — СЗВ-ТД. В отчет включается информация о рабочей деятельности всех сотрудников организации. Если служащего приняли на работу или уволили, СЗВ-ТД отправляют на следующий рабочий день.
Во всех остальных случаях отчетность подают в установленный срок. Например, если работника перевели на другую должность или если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно до 15-го числа следующего месяца (п. 1.8 порядка из постановления правления ПФР №730п от 25.12.2019).
Информация по всем заявкам о переходе на ЭТК отправляется в Пенсионный фонд в форме электронного отчета СЗВ-ТД. Подать сведения необходимо до 15-го числа следующего месяца.
В ч. 2 ст. 2 439-ФЗ закреплено, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку — в любой момент до 31.12.2020. Если работник не успел подать заявку или не смог из-за отсутствия на рабочем месте, ему продолжают вести бумажный документ (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ).
Если такой сотрудник захочет перейти на ЭТК в 2022-м или позднее, он пишет заявление о переходе на электронную форму (ч. 5 ст. 2 439-ФЗ). Это решение не имеет обратной силы.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Наш труд
В соответствии с частью 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник должен по 31 декабря 2020 г. включительно подать работодателю письменное заявление, в котором будет изложен его выбор: хочет ли он оставить бумажную трудовую книжку либо переходит на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.
- Если организация использует бланки и образцы заявлений, следует разработать соответствующие формы и для данной ситуации.
Ничего сложного в данных документах нет, вот как может выглядеть образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки:
Нужно ли регистрировать заявления
Нужно ли регистрировать личные заявления работников? Такого требования законодательство не содержит, но для упорядочения документооборота и во избежание конфликтов я советую это делать. Тем более, что от даты получения заявления работодателем отсчитываются различные сроки — например, срок предупреждения об увольнении.
- Кроме того, дата подачи заявления о выборе работника фигурирует во всех формах, планируемых ПФР к утверждению: СЗВ-ТД, СТД-Р и СТД-ПФР.
Обратите внимание, дата написания заявления и дата подачи могут различаться! Работник написал заявление, но подал его работодателю лишь через некоторое время, поэтому необходимо зафиксировать именно дату подачи.
- О том, как организовать эту работу, вы можете узнать из видео.
В соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ по делопроизводству), отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу и включает в себя дату (при необходимости — время) и входящий номер:
Срок сдачи отчёта в ПФР
Если работник подал одно из вышеуказанных заявлений, об этом необходимо отчитаться перед ПФР до 15 числа следующего месяца, указав, какой именно выбор сделал работник, и когда он подал заявление. Вот выдержка из отчётной формы СЗВ-ТД:
Например, Иванов И.И. подал заявление 17 августа 2020 г., значит, об этом событии вы должны известить ПФР не позднее 15 сентября 2020 г.
- Если работник выбрал дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, вам остаётся только отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР.
Если же работник переходит на электронный формат сведений о трудовой деятельности, вам необходимо выдать ему трудовую книжку, предварительно внеся в неё запись о выборе работника. В графе 4 трудовой книжки в качестве документа-основания вы указываете то самое заявление работника:
- Не забудьте заверить блок записей своей организации подписью ответственного лица и печатью (при наличии)! Если в трудовой книжке есть записи о поощрениях и награждениях, их также нужно заверить.
Помните, что работник, получая трудовую книжку, должен расписаться в книге учёта ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей!