Рассмотрим, для чего предназначен авансовой отчёт, как его правильно составить и какие документы к нему приложить.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт — это финансовый документ, предназначенный для правильного ведения бухгалтерского и налогового учёта. В нём отображаются расходы организации, в том числе командировочные расходы и первичные документы, подтверждающие эти расходы.
Перед тем как отправить работника в служебную поездку, работодателю необходимо выдать ему аванс на оплату проезда, жилья, питания и других командировочных расходов. Если есть возможность, можно оплатить авансом часть расходов с расчетного счёта организации, например, ж/д и авиабилеты, счета за проживание. Денежные средства оформляются подотчётной суммой и выдаются в кассе либо путём перевода на карточку.
После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение о командировках), работник заполняет авансовый отчёт, где указывает все расходы и прикладывает к нему подтверждающие документы (чеки, билеты, контрольные купоны и т.д.).
Указанный порядок распространяется на все виды командировочных расходов, кроме суточных (в таком случае достаточно передать деньги работнику без оформления их под отчёт). Соответственно, отражать их в авансовом отчёте не требуется. Но отразить размер суточных можно и в авансовом отчёте отдельной строкой.
Расходы на поезд, самолёт
Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).
Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.
Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:
- На самолёт:
-
- маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)
-
- бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)
- На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)
Другие командировочные расходы
Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.
Срок сдачи авансового отчёта
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).
Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).
Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание.
Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты».
Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.
В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.
Самая первая закладка называется «Авансы», она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).
Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для выдачи наличных средств) и «Перечисление подотчетному лицу» (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.
Следующая закладка «Товары» предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника «Номенклатура», указываем количество, цену и сумму.
В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку «СФ» и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически.
Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.
На закладку «Оплата» вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.
На закладке «Прочее» указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле «Счет затрат» и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку «СФ» при её наличии.
Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.
Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка «Авансовый отчет (АО-1)», расположенная в верхней части формы.
Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.
А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке .
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий