Как удержать недостачу по результатам инвентаризации

Для каждого работодателя важно, чтобы нанятый им персонал бережно относился к принадлежащему ему имуществу, материальным и денежным ценностям. На практике добиться этого удается не всегда и зачастую работники допускают растрату, хищения, небрежное выполнение обязанностей по обслуживанию ценностей. В результате, при наличии вины работника наниматель вынужден производить удержание недостачи из заработной платы для покрытия причиненного ущерба.

При каких обстоятельствах возможно взыскание недостачи с работника?

Безосновательное лишение сотрудника заработка полностью или частично противозаконно. В то же время согласно ст. 232 ТК РФ участники трудовых отношений обязаны возмещать ущерб причиненный одной из сторон по вине другой стороны договора. Возможным вариантом возникновения потерь по вине сотрудника может быть недостача.

Для появления у работодателя права произвести удержание в счет погашения недостачи из зарплаты сотрудника должны быть соблюдены следующие условия:

• С работником подписан договор:
  • О полной коллективной, бригадной ответственности;
  • Об ограниченной индивидуальной материальной ответственности;
  • О полной индивидуальной материальной ответственности – скачать образец.

  Несоблюдение любого из указанных параметров лишает работодателя права на самостоятельное взыскание потерь с заработка виновного сотрудника.

  Покрывать возникшие по вине сотрудника потери из его заработка право, но не обязанность работодателя и он может этого и не делать.

  Условия освобождения материально ответственного лица от ответственности

  Работодатель, как сторона договора о материальной ответственности обязуется создать сотруднику все условия для выполнения обязательств по сохранению вверенных ему ценностей. То есть, надлежащим образом оборудовать помещения для хранения, обеспечить их запирание с целью недопущения посторонних лиц, предоставить сотруднику полномочия для контроля за движением имущества. Невыполнение этих требований лишает нанимателя возможности на взыскание средств.

  Кроме того, есть прямо закрепленные в ТК РФ ситуации, когда невозможно возложить вину за недостачу на сотрудника:

  • Наступление события непреодолимой силы (ураган, наводнение, пожар, революция с погромами);
  • Нормальный хозяйственный риск (опробовали новое оборудование, в ходе запуска оно было повреждено);
  • При порче имущества в результате устранения опасности для жизни или здоровья себя, или окружающих;
  • Ущерб причинен в результате самозащиты.

  Если указанных обстоятельств нет, то работодатель может взыскать ущерб с виновного.

  Документальное оформление недостачи и ее взыскания

  Факт утраты работодателем имущества может быть выявлен как в ходе рабочего процесса, так и в ходе ревизии. При этом проведение инвентаризации обязательно для случаев, когда нужно взыскать недостачу с виновных лиц. Документы по ее итогам будут служить основным доказательством факта причинения ущерба и его суммы.

  Процедура отнесения недостачи на виновного сотрудника будет следующей:

  • Оформление результатов инвентаризации и ознакомление с ними ответственного работника под роспись:
    • Инвентаризационной описи;
    • Сличительной ведомости;
    • Акта по результатам инвентаризации.

    Недополученные в результате действий работника доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Исключение – руководители организаций.

    На разовый размер удержания с сотрудника распространяется ограничение в 20% от объема месячной заработной платы.

    Что делать если недостача больше месячного заработка?

    Сложности у нанимателя возникают в случае значительных по сумме потерь, существенно превышающих размер месячного дохода виновного в них работника. В этом случае, за работодателем сохраняется право на взыскание суммы среднемесячного заработка. А вот с размером его превышения можно поступить следующим образом:

    • Договариваться с работником о написании заявления на удержание суммы превышения в добровольном порядке – скачать образец;
    • Подача искового заявления в суд о принудительном взыскании оставшегося ущерба с работника.

    Для работодателя более приемлем первый вариант, еще и с учетом того, что в этом случае сумма удержаний из зарплаты может быть не ограничена в 20%.

    В случае обращения в суд нанимателю необходимо доказывать:

    • Нет причин для не привлечения к материальной ответственности в силу закона;
    • Ущерб вызван корыстными мотивами или небрежным отношением к работе сотрудника;
    • Виновность сотрудника;
    • Связь между возникшими потерями и действиями (бездействиями) ответственного лица;
    • Сумму ущерба, подлежащего взысканию.

    Если хотя бы одно из указанных обстоятельств не будет в достаточной степени подтверждено, суд откажет в иске. Более того, даже если доказательств будет достаточно у сотрудника есть шанс представить более убедительные доводы об отсутствии своей вины и избежать принудительного взыскания.

    Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

    При проведении инвентаризации может быть выявлена недостача товарно–материальных ценностей. Рассмотрим особенности отражения в программе 1С операций по удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника, признанного виновным.

    • как отнести сумму недостачи на виновное лицо;
    • как отразить удержание недостачи из заработной платы виновного сотрудника;
    • как проверить взаиморасчеты с сотрудником по результатам удержания ущерба.

    Пошаговая инструкция

    • комплект штор «Версаль» — 2 шт. (себестоимость 8 000 руб./шт.).

    Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

    Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ		Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
    				Дт	Кт
    Отнесение суммы недостачи на виновное лицо
    01 июля	73.02	94	16 000	16 000	16 000	Отнесение суммы недостачи на виновное лицо	Операция, введенная вручную — Операция
    	73.02	91.01	2 000	2 000	2 000	Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимостью товара
    Начисление зарплаты
    31 июля	26	70	40 000	40 000	40 000	Начисление зарплаты	Начисление зарплаты
    	70	68.01	5 200	5 200	Удержание НДФЛ
    	26	69.01	1 160	1 160	Начисление ФСС
    	26	69.11	80	80	Начисление ФСС (несч. случ.)
    	26	69.03.1	2 040	2 040	Начисление ФФОМС
    	26	69.02.7	8 800	8 800	Начисление ПФР
    Удержание ущерба из зарплаты сотрудника
    31 июля	70	73.02	3 600	Удержание ущерба из зарплаты сотрудника	Операция, введенная вручную — Операция

    Отнесение суммы недостачи на виновное лицо

    Нормативное регулирование

    Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

    Материальная ответственность сотрудника может быть:

    • ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
    • полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях:
      • на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
      • обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
      • ущерб причинен умышленно;
      • ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
      • ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
      • ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
      • были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
      • причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
      • ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
      • противоправного поведения (действий или бездействия) сотрудника;
      • причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
      • наличия вины в совершении противоправного действия (бездействия).
      • размера причиненного ущерба;
      • причин его возникновения;
      • вины работника.
      • месячный срок истек;
      • работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб;
      • сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
      • работник обязался возместить ущерб добровольно, но до полного погашения долга уволился и отказался выплачивать долг.

      Для учета расчетов с работником используется счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (план счетов 1С).

      При выявлении виновного лица отнесение недостачи на него производится на дату (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

      • признания виновным лицом ущерба;
      • вступления в силу решения суда о взыскании суммы ущерба.

      Размер ущерба, исчисляется исходя из рыночных цен, но не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (ст. 246 ТК РФ).

      Разница между фактической и рыночной стоимостью учитывается в:

      • БУ — в составе прочих доходов (п. 16 ПБУ 9/99);
      • НУ — в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

      Учет в 1С

      Отнесите недостачу за счет виновного лица документом Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную .

      В документе укажите:

      • от — дата письменного признания виновным лицом ущерба;

      Списание недостачи на виновное лицо по фактической (балансовой) стоимости товаров:

      • Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
        • Субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица , с которого подлежит взысканию сумма недостачи;

        Списание разницы между фактической и рыночной стоимостью товара на виновное лицо:

        • Дебет — 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
          • субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица , с которого подлежит взысканию сумма недостачи;

          Декларация по налогу на прибыль

          • Лист 02 Приложение N 1 стр. 100.

          Начисление зарплаты

          Отразите удержание в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры –Зарплата – Все начисления .

          Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить :

          Чтобы отразить сумму ущерба, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать – Новое удержание .

          В карточке Удержание укажите:

          • Наименование — Недостача, выявленная при инвентаризации;
          • Сумма — 3 600, 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи, выявленной в результате инвентаризации.

          В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .

          В поле Удержано автоматически заполнится сумма ущерба — 3 600.

          Проводки по документу

          Документ формирует проводки:

          • Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
          • Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ удержан из зарплаты;
          • Дт 26 Кт 69 — начислены страховые взносы.

          В проводках документа Начисление зарплаты удержания ущерба из зарплаты сотрудника не будет отражено. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы сумма ущерба была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы к выплате.

          Расчет

          По условиям нашего примера:

          • среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.;
          • сумма к взысканию — 18 000 руб.;
          • из зарплаты работника по соглашению с работодателем удерживается 3 600 руб. в месяц.

          Так как среднемесячный заработок работника больше суммы ущерба, на основании распоряжения руководителя с работника можно удержать сумму ущерба полностью 18 000 руб.

          За июль 2018 года:

          • начислена заработная плата — 40 000 руб., НДФЛ — 5 200 руб.;
          • доход сотрудника после удержания НДФЛ составит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.
          • максимальный размер удержаний за месяц в соответствии со ст. 138 ТК РФ 31 200 *20% = 6 240 руб.

          Так как максимальный размер удержаний с дохода сотрудника в июле больше суммы, указанной в соглашении между работником и организацией, то сумму ущерба можно удержать в размере 3 600 руб.

          Контроль

          Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:

          • расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты , выберем Расчетные листки ;
          • отчет Анализ счета по счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).

          В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано .

          Задолженность работника перед организацией уменьшилась.

          Помогла статья?

          Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

          У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ: Оформите..Эксперты­ сервиса Роструда «Онлайн-инспекция. рф» ответили на очередную порцию вопросов..

          (4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

          Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
          Обратите внимание!
          В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
          Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

          Обсуждение (1)

          сделала как в статье. получилось . спасибо

          Советуем прочитать:

          1. Кража из гаража квалификация
          2. Что бывает за оскорбление человека
          3. Теряет ли силу доверенность после смерти доверителя
          4. Закон о тишине кемеровская область 2022
          Читайте также:  Алименты на ребенка и жену в декрете до 3 лет