Накладная на продукты питания образец

Практически все действия, выполняемые с товаром, сопровождаются специальной накладной, которая выполняет функцию первичного документа.

Форма

Конечно, любая организация имеет право разработать свой фирменный бланк, который будет использовать при оформлении накладных. Главное, чтобы здесь указывались все важные данные совершаемой сделки. Хотя в составлении собственного шаблона нет необходимости, ведь для оформления накладных вполне подходит стандартная, понятная и простая форма А5.

Именно этот бланк принято использовать в большинстве случаев, если возникает необходимость оформить накладную. Здесь уже имеются все необходимые графы, которые остается заполнить соответствующими сведениями.

Кто составляет накладную формата А5

Когда товар продается, покупается, возвращается, или предоставляется какая-то услуга, дынный факт фиксируется в накладной А5. По сути, это своеобразный договор между участниками сделки. Накладная является документальным подтверждением ее совершения.

Оформлением данной накладной занимается лицо, несущее за товар материальную ответственность. До момента его передачи за продукцию отвечает именно компания-продавец, поэтому ее сотрудники должны оформить данный документ. Это может быть не только продавец, но и кладовщик, менеджер, другие сотрудники.

Затем накладная направляется в бухгалтерию. На основе этого документа организация-продавец списывает товар со своего баланса, проводит другие нужные расчеты и действия.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Сложности процесса отгрузки товара видны только изнутри. Например, сначала компания-продавец проверяет его наличие на складке. Затем обрабатывается заявка, составляется лист комплектации, а товар транспортируется в зону сборки и упаковки. И после того, как будет осуществлена погрузка товара, ответственные лица занимаются оформлением документов.

Составлять накладную раньше, например, при получении заявки от покупателя, нецелесообразно. К примеру, на складе может не оказаться нужного товара с необходимой комплектацией. Но при этом накладная уже будет оформлена.

В такой ситуации в ней просто теряется смысл. Также при комплектации и упаковке могут произойти повреждения товара, или обнаружение брака, что также неприемлемо. И только после того, как товар уже полностью скомплектован, упакован и подготовлен к отправке, ответственные лица могут заниматься оформлением накладной.

Порядок заполнения расходной накладной 2022 года

Накладная является основанием для выполнения бухгалтерских расчетов. При спорных ситуациях она становится юридически важным документом. Именно поэтому заполнять документ нужно в соответствии с правилами.

Так, здесь недопустимы какие-либо ошибки и неточности. Делать исправления нельзя, не допускается использование корректора. Неправдивую информацию также лучше не вносить.

При выявлении данного факта наказание понесет не только ответственное лицо, но и вся организация.

Условно документ можно разделить на три основные части: вводная, основная, завершающая. Вводной частью и является так называемая «шапка» документа. Здесь указывается название фирмы, которая отпускает товар, наименование компании-получателя. В случае с ИП, указывается его ФИО.

Также здесь должны быть указаны дата оформления и номер накладной. Не стоит забывать о том, что подобные сделки совершаются в рамках какого-то договора. Например, две компании заранее составляют договор поставки, купли-продажи и др. На основании этого договора и происходит отгрузка товара, соответственно, и оформление накладной. Поэтому в документе следует указать сведения об этом договоре.

Кроме этого, интересы одной из сторон может представлять доверенное лицо. Даже если это сотрудник компании, он также должен иметь доверенность от своего руководителя. Дата выдачи и номер доверительного документа также нужно указать в накладной.

Далее идет основная часть, которая представлена в виде таблицы. В ней достаточно удобно отображать все необходимые данные.

Состоит таблица из следующих столбцов:

1. Порядковый номер.
2. Название отпускаемой продукции.
3. Единицы измерения.
4. Количество.
5. Стоимость.
6. Сумма.

Как правило, такой информации вполне достаточно, чтобы отобразить сведения о товаре. Однако в том случае, если нужно указать какие-то дополнительные сведения, количество разделов можно увеличить. Например, можно дополнительно указать вид, категорию, сорт, назначение, упаковку, особенности и другие данные.

Логично предположить, что размер таблицы напрямую зависит от количества передаваемых товаров. Под таблицей прописывается общая сумма, и сколько всего товаров было в нее внесено.

Далее идет заключительная часть документа. Она предназначена для проставления автографов ответственными лицами. Здесь нужно указать, кто сдал товар, а кто его принял. Автографы должны сопровождаться расшифровками.

Нет острой необходимости строго придерживаться имеющегося бланка. При необходимости без проблем можно увеличить количество столбцов, что позволит максимально точно описать товар. Но при этом нужно помнить, главная информация, касающаяся данной сделки, должна здесь присутствовать обязательно.

Накладная должна быть оформлена в двух экземплярах. Они подписываются обоими участниками сделки. Каждая сторона должна получить на руки по одному экземпляру.

Особенности оформления в электронном виде

При составлении накладной вовсе не обязательно использовать рукописный вариант. Данный документ может быть оформлен и в электронном виде. Однако необходимо помнить про особенности такого документа.

Так, электронная накладная составляется в единственном экземпляре. Кроме этого, необходимо использовать электронные автографы. Подписать документ должны представители обеих сторон.

Особенности хранения

Законодательство не выдвигает каких-то особых требований, связанных с учетом накладных. Именно поэтому порядок их хранения определяется руководителями. Как правило, оптимальное решение подбирается благодаря сложившейся практике на конкретном предприятии.

Таким образом, руководитель имеет право самостоятельно определять, как учитывать, и сколько хранить подобные документы.

Инструкция: заполняем товарную накладную ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ-12 — это универсальный первичный документ, который используют, чтобы отразить движение материальных запасов и товаров.

Какой бланк использовать

Бюджетные учреждения используют унифицированный бланк по ОКУД 0330212, который утвержден Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но применять его не обязательно. Организация вправе самостоятельно разработать удобный бланк и утвердить его в учетной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 имеет преимущества:

• структура проста, удобна и понятна;
• полностью отвечает законодательным требованиям к составлению и ведению документации;
• послужит доказательством в спорной ситуации (например, при выявлении претензий к качеству поставленной продукции);
• подтверждает получение товара, работы или услуги;
• считается обоснованием для принятия НДС к вычету;
• подтверждает продолжительность гарантийного срока.

Как заполнить

ТОРГ-12 составляется на основании подписанного договора поставки. Количество поставок и стоимость передаваемых товарных ценностей определяется отдельно, в условиях договора. При дроблении общего объема товара на несколько отгрузок количество определяется на основании заявки от покупателя либо регламентируется в основном договоре или дополнительном соглашении к нему.

Товарную накладную заполняет продавец. Следует указать:

• сведения о продавце и аналогичные данные о покупателе;
• сведения о передаваемом товаре (наименование, количество, цена и стоимость);
• реквизиты документа-основания;
• ответственных лиц, которые осуществляют отгрузку, приемку ТМЦ.

ТОРГ-12 заполняют от руки, например, шариковой ручкой синего или черного цвета. Разрешается подготовить на компьютере или иной печатной технике. Допустимо комбинировать способы заполнения.

Б ольшинство компаний применяют автоматизированный учет, который существенно упрощает заполнение. В таблице собрали правила заполнения ТОРГ-12 по каждому полю отдельно.

Указываем наименование, регистрационные данные, адрес, телефон компании-поставщика.

Регистрационные и контактные данные структурного подразделения (при наличии).

Грузополучатель и плательщик

В большинстве случаев это одно и то же лицо, то есть компания-покупатель ТМЦ. Прописываем наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны.

Наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны организации, которая осуществляет поставку ТМЦ.

Реквизиты договора, по которому производится прием-передача МПЗ.

Эта часть товарной накладной ТОРГ-12 предназначена для описания товара.

Необходимо указать наименование реализованных товаров, работ, услуг. При необходимости следует детализировать объект, то есть расписать его характеристику, сорт, артикул и иные описания. Укажите коды и единицы измерения, которые соответствуют категории товарных ценностей по соответствующим классификаторам.

Укажите сведения об упаковке, если таковая имеется. Количество, массу (нетто и брутто) тоже пропишите в отдельности по товарам, услугам. Цены указывайте в рублях и копейках.

Учитывайте НДС. В товарной накладной следует учитывать наценку в том размере, которая соответствует реализуемым товарам, работам, услугам. По общей ставке — 18%, льготные категории — 10% и 0%. Если компания освобождена от уплаты НДС, делается отметка «Без НДС» или «НДС не облагается».

Итоговую сумму указывают в рублях и копейках с учетом НДС.

Перечисляем тех, кто отвечает за прием, проверку, отгрузку, передачу ценностей по договору. Если ответственный сотрудник наделен полномочиями по доверенности, то указываем реквизиты доверенности.

Печати и подписи сторон

Проставляются подписи ответственных лиц, заверяются печатями (при наличии).

Образец заполнения ТОРГ-12 для бюджетной организации

Нужна ли печать на товарной накладной

Печать не является обязательным реквизитом, поскольку ее нет в перечне 402-ФЗ. Но унифицированный образец заполнения товарной накладной предусматривает место для печати, поэтому обязательно ее поставьте. Если ее нет, то при зачете НДС налоговики часто не принимают документы.

Не обязательно ставить печать, если грузополучатель получил товарные ценности по доверенности, на которой стоит печать организации. Но обязательно прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа вместе. Это поможет избежать разногласий с налоговой.

Сколько хранить накладную

Хранить ТОРГ-12 следует не менее 5 лет. Исчислять срок хранения следует с года, следующего за годом составления документа. Если есть задолженность по оплате, рекомендуется сохранять дольше: до погашения либо до полного списания задолженности.

Что грозит за ошибки при составлении и учете

Ответственность за составление ТОРГ-12 лежит на сотруднике учреждения, за которым закреплены обязанности по составлению и учету этого вида первички. Если такой специалист не назначен, отвечать будет руководитель учреждения.

Если часть товарных ценностей, полученных по накладной, украдут, ответственность будут нести те, кто подписал документы со стороны продавца и грузополучателя. Предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. Бухгалтеру необходимо внимательно проверить, что количество груза совпадает с договором, а в накладной стоят необходимые подписи.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Как заполнить накладную по форме ТОРГ-12

Когда нужно заполнять ТОРГ-12

Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать.

Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк товарной-накладной ТОРГ-12
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Составляют накладную в двух экземплярах. Один остается у поставщика. Другой передают сторонней организации, он является основанием для оприходования продукции.

Как заполнять товарную накладную

В самой простой форме бланка товарной накладной достаточно указать:

• информацию об участниках сделки: название, реквизиты, адреса и т.д.,
• сведения о договоре, на основании которого происходит продажа,
• данные транспортной накладной,
• дату и номер товарной накладной,
• информацию о товаре: название, количество, цена и т.д.,
• данные о приложениях, например, о сертификатах или паспортах.

В накладной может быть больше одного листа, например, когда товаров много. В этом случае на первой странице нужно указать количество страниц.

Подписать документ со стороны продавца должны:

• сотрудник, который разрешил отпуск товара,
• главбух,
• работник, который продукцию отгрузил, и получатель.

Если за товаром приезжает водитель получателя, в накладной указывают его данные и реквизиты доверенности.

Смотрите наш образец заполнения товарной накладной, подставьте свои данные и используйте.

Товарная накладная: заполнить онлайн

По закону накладные можно составить и хранить как в бумажном, так и в электронном варианте. Чтобы сэкономить до 70% времени на бумажной волоките, попробуйте работать с документами в облачном сервисе МойСклад. Это намного удобнее, чем заполнять бланки от руки.

Просто введите данные о компании, контрагенте и товаре, проверьте — и у вас готовая товарная накладная. Это бесплатно. Онлайн-заполнение освободит вам целые часы для более важных задач!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

В МоемСкладе можно распечатать бланки товарных накладных, сохранить их в архиве или прямо из сервиса отправить контрагентам. Кроме товарной накладной, заполнить онлайн в МоемСкладе можно и другие формы, например, приходную накладную.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Товарная накладная для ИП без НДС: бланк

Если вы оформляете документ без НДС, в графе 13 «Ставка» нужно указать:

• «Без НДС» — при спецрежимах или проведении не облагаемых НДС операций.
• «0%» — при льготных ставках НДС.

Графу 13 нельзя оставлять пустой или ставить там прочерк.

Скачайте наш образец товарной накладной для ИП без НДС — подставьте свои данные и используйте.

Электронная товарная накладная заполняется так же, как и бумажный вариант. Документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Подписывают его и продавец, и покупатель электронными подписями.

Скачайте товарную накладную в удобном формате

Назначение ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 — специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой — как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.

Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12

Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) — ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.

С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.

В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:

• наименование и номер этого документа;
• шаблон для заполнения даты оформления;
• полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
• описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
• документы, на основании которых реализуется сделка;
• перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
• должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
• подписи в ТОРГ-12 и печати.

С января 2016 года в дополнение к бумажному формату товарных накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, разрешено использование электронных версий на одном листе, сформированных программой Excel, с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае один лист (файл) необходимо отправить покупателю, а первоисточник остается на хранение у продавца.

Сроки хранения ТОРГ-12

Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.

Нововведения с 1 июля 2017 г.

В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):

• бумажный: заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
• электронный: предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.

В то же время формально разрешено до конца 2020 года использование и «фирменных» — собственно разработанных бланков ТОРГ-12, которые были применены приказом №172 ФНС РФ от 21.03.2102 г. Заверенные бумажные копии таких товарных накладных при истребовании необходимо будет направлять в налоговую инспекцию.