Образцы протоколов заседаний и их решения

Протокол собрания – это документ, в котором отражаются все вопросы, задачи, мнения и другая информация, которая обсуждалась на совещании. Но основное – это принятые решения, на которые делается акцент.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее.

Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость.

Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ.

Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

«__»________ 20__ г.

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

«__»________ 20__ г. _____________________

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

1. время, дата и место проведения;
2. информация о лицах, которые участвовали;
3. результаты голосования по каждому пункту;
4. информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
5. данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.

Образцы

Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:

Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:

Пример для рассмотрения выполнения условий договора:

Пример для смены директора:

Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.

Что такое протокол и когда он составляется — примеры и образцы

Коллегиальностью является принцип управления предприятием, когда главные управленческие решения принимаются не единолично, а уполномоченными лицами, обладающие равными правами. Принятые решения закрепляются документально в протоколе.

Что такое протокол и когда он составляется?

В системе организационно-распорядительных документов протоколу отведено особое место, он фиксирует ход обсуждения коллегиальным органом вопросов. С одной стороны, он имеет отношение к справочно-информационной документации, включает в себя сведения о процессе переговоров, с другой — документ содержит постановляющую часть, и рассматривается как распорядительная бумага.

Термин «протокол» — многопрофильное понятие. Еще в древние времена закрепился общий смысл документа, характеризующий его применение для фиксирования событий, договоренностей и фактов.

Многочисленные трактовки слова не имеют между собой особенных отличий, но они существуют и их необходимо выделить, определяя значение для определенной сферы жизнедеятельности.

Протокол — ярко структурированный документ, где выделяются базовые особенности:

• обособленность, независимость от других правовых актов (в большинстве моментов);
• значимость при рассмотрении определенного вопроса (в деловых переговорах, в сфере юриспруденции);
• типовая структура оформления, шаблонный текст документа вне зависимости от сферы применения.

Менее отличительными моментами является общие сведения предназначения, которые заключаются в оформлении и сохранности информации о некоторых событиях, явлениях.

Какие бывают — виды

Существует несколько видов документа:

• Краткий — записываются вопросы, обсуждавшиеся на заседании, ФИО докладчиков и принятые решения. Данная разновидность протокола рекомендована в случаях, когда проводится оперативное совещание или при условии передачи докладов и текстов секретарю.
• Полный — фиксируются, кроме насущных, принятых управленческих решений и фамилий выступавших, также полная информация, передающая смысл докладов и выступлений членов заседания. Подобный вид позволяет детально задокументировать подробную картину совещания.
• Стенографический — составляется на основании ответа о заседании (стенографического), дословно передается процедура обсуждения рабочих моментов и их решений.

Все разновидности протоколов оформляются на фирменном бланке организации с фиксацией наименования документа.

Как оформляется — основные реквизиты

Члены общества к общему мнению приходят путем голосования. Протоколы отображают деятельность предприятия детально, в правовых актах указывается информация об их составлении и содержании.

В первую очередь, на совещании необходимо включить диктофон. Далее записываются основные моменты: ФИО слушателей и докладчиков, коллегиальные решения. Не стоит упускать данных инициаторов вопросов, дополнений, кроме основного выступающего.

Нюансы оформления документа:

• срок оформления оперативного протокола составляет 1-2 дня, полного — 3-5 дней;
• при наличии черновика процедура составления облегчается, в него требуется внести изменения и дополнения после прослушивания диктофонной записи;
• регистрация документа осуществляется после подписи руководителем;
• протокол рассылается всем участникам совещания, выписки — приглашенным из сторонних компаний;
• контроль за сроками исполнения решений строго соблюдается, удобнее это сделать при электронном документообороте.

В текстовой части протокола выделяются разделы:

• «Слушали» — при кратком содержании указывается лишь фамилия выступающего, в полном варианте — также фиксируются ФИО докладчика и полный текст документа. Секретарем пишется вся информация, отчет. Если выступающий представляет в письменном виде вопросы для общего пользования, то в поле темы делается отметка о приложении текста. Копия с содержанием подшивается к протоколу.
• «Выступили» — в укороченной разновидности документа обозначаются фамилии лиц, предложившим возможные варианты решения неоднозначных моментов в организации. В полном виде отображаются все данные, прозвучавшие на конференции. К ним относится встречные высказывания, обсуждения, споры.
• «Постановили» — фиксируется общее мнение, принятое при помощи голосования. Формулировка решения должна звучать кратко и понятно без лишних деталей. Информация отображается без многозначного толкования, все крайне точно. Здесь фиксируются фамилии людей, принимавших участие в голосовании (поддержавших идеи, выступивших против или воздержавшихся от высказываний). В решении может быть неограниченное число пунктов, которые нумеруются в порядке значимости.

Каждый раздел пишется с новой строки.

Если какой-то участник имеет собственное видение разрешения той или иной ситуации, то свои мысли он вправе изложить в письменном виде на отдельном листе, который также подшивается к протоколу, о выписке делается отметка.

После заседания копируется бланк протокола с обязательным заверением печатью для должностных лиц. Запись оформляется на бумаге или с использованием электронных носителей, в зависимости от установленных требований и стандартов.

Протокол является одним из основных управленческих документов и включается в состав единой системы, отвечающей за порядок учета организационно-распорядительных бумаг в компании. Важно понимать, что в любой организации есть документация, названная протоколом, но не попадающая под его стандартное определение. При коммерческом сотрудничестве с контрагентами оформляются протоколы, фиксирующие планы, разногласия и согласования.

Протокол судебного заседания

Все действия суда и участников процесса в рамках рассмотрения гражданских и уголовных дел фиксируются в протоколе судебного заседания. Так, в протоколе отражаются:

• состав суда, место рассмотрения дела, участники процесса, даты рассмотрения дела;
• процессуальные действия – назначение дела к слушанию, перерывы, отложение дела, объявление состава суда, заявление ходатайств, выступления сторон в прениях, удаление суда в совещательную комнату, вынесение определений и решений и т.д.;
• показания сторон, подсудимых, потерпевших, свидетелей, приглашенных специалистов и иных участников процесса.

Ведется протокол секретарем судебного заседания. Верность изложенных в протоколе сведений удостоверяется судьей, рассматривающим дело.

Типовой бланк протокола судебного заседания заполняется только один раз, в первом судебном заседании. Далее протокол ведется непрерывно. В день отложения дела в протоколе делается соответствующая запись, а в день следующего заседания производится запись о продолжении слушания.

Протокол об административном правонарушении

Факты совершения административных деликтов фиксируются в протоколах об административных правонарушениях. Составляются эти протоколы должностными лицами, имеющими полномочия по выявлению, контролю и надзору нарушений административного законодательства, а именно:

• работниками полиции;
• работниками трудовых инспекций;
• работниками Роспотребнадзора;
• контролерами пассажирского транспорта;
• налоговыми инспекторами;
• лесниками и инспекторами рыбоохраны и т.д.

Протокол об административном правонарушении должен содержать в себе обязательные структурные элементы, а именно:

1. реквизиты протокола – дата и место оформления, ФИО и должность лица, составившего протокол;
2. сведения о правонарушителе, включая ФИО, адрес, анкетные данные, место работы, семейное положение, количество детей;
3. сведения о правонарушении, включая дату его совершения, фабулу;
4. квалификация правонарушения, то есть статья КоАП или иного закона, например, Закона «О защите прав потребителей»;
5. перечень лиц, имеющих отношение к админпротоколу – потерпевшего, свидетелей, если они были установлены;
6. ФИО переводчика, если он был привлечен к участию в административном производстве;
7. разъяснение прав и обязанностей правонарушителя в соответствии со ст. 247 КоАП РФ.

Прокурор обладает правом возбуждения административных дел. Однако он осуществляет это право посредством вынесения постановления, а не протокола.