Образец авансового отчета заполненный

Авансовый отчет — это документ, который отражает фактический расход денежных средств подотчетным лицом по различным операциям. Закон регулирует срок сдачи и основной порядок оформления отчетности.

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник отчитывается о совершенных тратах в положенный срок посредством специальной отчетной формы. Ее основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации.

С помощью этого документа проверяют движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, и списывают произведенные траты.

Кто является подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом.

Авансы выдают не только работникам предприятия, но и внештатным служащим, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства.

Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом.

Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• об учреждении, номер и дату оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величину выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов.

Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты документа — его номер и дату;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О.

ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.

После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения.

Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
• бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП.

Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.

Содержание

• Порядок составления авансового отчета (форма АО — 1)
• Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
• Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
• Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
• Пример заполнения авансового отчета №АО-1
• Скачать авансовый отчет. Бланк и образец заполнения

Авансовый отчет АО — 1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером ( РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет .

Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО — 1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 .

Дата составления ;
3 . Назначение аванса ( производственные , представительские , командировочные расходы и т . д .);
4 .

Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 .

Графы « Израсходовано », « Остаток / Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО — 1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО — 1 ( товарный ( кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение , счет — фактура и т . п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 ( это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу « Израсходовано » ( пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО — 1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО — 1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО — 1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого».

После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

Когда необходимо составить авансовый отчет

Авансовый отчет составляется при выдаче подотчетным лицам организации или ИП денежных средств авансом.

Если сотрудник потратил собственные средства, а компания впоследствии ему их возместила, отчет составлять не нужно. Главное условие подготовки этого документа — выдача средств авансом.

К подотчетным лицам в 2019 году относятся сотрудники, работающие в организации (или у ИП):

• по трудовому договору;
• по гражданско-правовому договору (ГПХ).

Обязанность составления отчета в отношении внештатных сотрудников, трудящихся в организации на основании договоров ГПХ, подтверждается в том числе письмом Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Не допускается выдача или передача выданных средств иным лицам, например, сотрудникам контрагента или близким родственникам. Отчитаться за израсходованные средства обязан только тот сотрудник, которому они выданы.

Форма авансового отчета в 2019 году

Начиная с 2013 года использование унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Поэтому составить авансовый отчет в 2019 году можно:

На индивидуально разработанном бланке

Индивидуально разработанная форма авансового отчета должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402 от 06.12.2011«О бухгалтерском учете»:

• наименование и дату составления отчета;
• наименование организации (или ФИО ИП), подготовивших документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину и единицы измерения факта хозяйственной жизни;
• должности и подписи (с указанием инициалов) лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление.

С использованием унифицированной формы АО-1

Форма АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В большинстве случаев ее использование является самым удобным вариантом, так как типовой бланк содержит все необходимые реквизиты и данные и не требует отдельной доработки.

Применяемые формы первичных отчетных документов необходимо закрепить в учетной политике организации. Если компания составляет отчет на индивидуально разработанном бланке, то его форма должна быть приведена в приложении к учетной политике.

Способы составления авансового отчета

Заполнить документ, подтверждающий выдачу средств под отчет, можно двумя способами:

В этом случае документ скрепляется подписями бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя и лица, которому выданы средства.

При заполнении отчета в форме электронного документа вместо собственноручных подписей он заверяется электронной подписью. Для этого подойдет простая и (или) усиленная неквалифицированная электронная подпись. При этом подпись должна быть у всех лиц, участвующих в формировании, проверке и утверждении отчета (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Порядок выдачи денег под отчет: от заявления до авансового отчета

Этап 1: получение заявления или приказа руководителя организации (ИП) на выдачу средств

Выдача средств сотруднику под отчет производится на основании следующих документов:

• Письменного заявления сотрудника.

Заявление составляется в свободной форме с обязательным указанием суммы средств, выдаваемых под отчет, и сроке, на который они выдаются. После получения заявления руководитель ставит на нем свою подпись и дату.

• Распорядительного документа.

Распорядительный документ составляется руководителем организации или ИП и служит основанием выдачи денег под отчет. Денежные средства могут быть выданы и без заявления сотрудника только на основании приказа руководителя (ИП). Обратите внимание, что распорядительный документ должен составляться на каждую выдачу средств под отчет.

Этап 2: выдача средств сотруднику

На основании распорядительного документа руководителя или ИП оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства сотруднику. Средства могут быть выданы как в виде наличных денег, так и путем перечисления на зарплатную или корпоративную карту работника.

Этап 3: получение от сотрудника авансового отчета

После получения от работника авансового отчета в срок, указанный выше, бухгалтер заполняет расписку (отрывную часть документа) и передает ее сотруднику.

Этап 4: проверка отчета

После получения авансового отчета бухгалтер проверяет корректность его заполнения, наличие подтверждающих расходы документов и целевое использование выданных средств.

Срок проверки авансового отчета законодательно не установлен и может быть прописан в локальном нормативном акте организации или ИП.

После этого бухгалтер заполняет графы 7-9 оборотной стороны отчета и лицевую сторону бланка.

Этап 5: заверение отчета главным бухгалтером и руководителем

После проверки и заполнения отчета бухгалтером он визируется главным бухгалтером и направляется на утверждение руководителю (ИП).

Проверив отчет, руководитель (ИП) ставит свою подпись в правом верхнем углу лицевой стороны бланка и возвращает документ обратно в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с сотрудником.

Этап 6: проведение окончательных расчетов с сотрудником

Если сотрудником возвращена часть неизрасходованных средств, они оформляются приходным кассовым ордером и возвращаются в кассу. Если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдано, то перерасход оформляется расходным кассовым ордером и выдается сотруднику.

Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчета

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет в 2019 году.

Данные в отчет необходимо вносить черными или синими чернилами. Образец заполнен красным цветом для удобства работы с формой.

Лицевая сторона

Отрывная часть (расписка)

Данная часть отчета заполняется в момент представления сотрудником отчета и служит подтверждением сдачи отчета.

С заполнением расписки сложностей возникнуть не должно. В ней необходимо указать:

• Фамилию и инициалы сотрудника, подготовившего отчет.
• Номер и дату авансового отчета.
• Количество приложенных к отчету подтверждающих документов.
• Дату выдачи сотруднику расписки.

После внесения указанных сведений бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой и отдает расписку сотруднику.

Оборотная сторона отчета

Оборотная сторона отчета составляется совместно сотрудником и бухгалтером. Работник, получивший средства под отчет, заполняет столбцы:

• 1: в нем указывается порядковый номер подтверждающего документа.
• 2-3: вносится дата составления документа и его номер.
• 4: в данном столбе указывается наименование подтверждающего документа (кассовый чек, товарная накладная, счет на оплату услуг, проездной билет и т. д.).
• 5-6: указывается сумма средств, подтверждаемая данным документом. Столбец 6 заполняется только, если средства выданы и истрачены в иностранной валюте.

Далее отчет оформляет сотрудник бухгалтерии. Он заполняет соответственно столбцы:

• 7-8: указывается подтвержденная сумма расхода по каждому оправдательному документу. Если средства выданы и истрачены в иностранной валюте заполняется также столбец 8.
• 8: вносится номер счета и субсчета на который относятся произведенные расходы.

Завершается заполнение оборотной стороны подписью сотрудника, составившего отчет.

Какими документами можно подтвердить произведенные расходы?

Перечень оправдательных документов зависит от того, на какие цели потрачены средства, выданные под отчет:

• При приобретении товаров в магазине — кассовый и товарный чеки, БСО или иной документ, подтверждающий произведенный расчет.

Товарный чек прикладывается в том случае, если в кассовом отсутствует перечень приобретенных товаров.

БСО (иной платежный документ) прикладывается к отчету вместо кассового чека, если продавец не применяет ККТ.

Если товары приобретены оптом, необходимо приложить дополнительно товарную накладную и счет-фактуру (если в чеке или накладной выделен НДС).

• При оплате услуг (покупке проездных билетов) — кассовый чек, БСО, акт выполненных услуг.

Если при направлении сотрудником в командировку приобретен электронный билет, подтверждением расходов будет служить маршрут/квитанция билета и посадочный талон. На посадочном талоне должен стоять штамп о досмотре. При его отсутствии расходы на авиаперелет придется подтверждать другим способом.

• При приобретении товаров у физического лица — договор и расписка.

Расписка может быть составлена в простой письменной форме с обязательным указанием в ней даты ее составления, полученной физлицом суммы и ее назначением, ФИО и паспортных данных получателя, а также его подписи.