Гарантийное письмо — один из видов деловой документации. В нем отправитель сообщает адресату, что намерен выполнить какие-либо обязательства или соответствовать определенным условиям. Такие письма чаще всего используются в коммерческой деятельности, но могут быть составлены и физическим лицом.
Особенности гарантийных писем
При составлении гарантийного письма руководствуются правилами деловой переписки. Так, текст должен быть написан в официально-деловом стиле, который отличается:
- лаконичными и понятными формулировками;
- отсутствием разговорных, эмоционально-окрашенных, жаргонных выражений;
- отсутствием ошибок, опечаток и исправлений.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В деловой переписке принято начинать текст с обращения к адресату словом «Уважаемый(ая)».
Важной особенностью гарантийного письма является то, что оно не всегда имеет юридическую силу. Данный факт необходимо учитывать при составлении самого письма и других документов, связанных с ним, а также если необходимо предоставить сведения для судебного разбирательства.
Порядок подписания и вручения
Подписывает гарантийное письмо руководитель компании либо сотрудник, уполномоченный работать с подобными документами. При этом указывается должность, записываются полностью ФИО и ставится личная подпись.
Вручить письмо можно несколькими способами:
Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция
Гарантийное письмо об оплате — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок.
| Скачать бланк гарантийного письма об оплате в Word |
| Скачать образец гарантийного письма на оплату товара |
| Скачать образец, как написать гарантийное письмо об оплате выполненных работ |
| Скачать образец гарантийного письма об оплате за услуги |
| Скачать пример гарантийного письма из КонсультантПлюс |
Что такое письменная гарантия
В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке оплаты. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия — к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
В КонсультантПлюс вы найдете много инструкций по гарантийным письмам:
- Ликбез: для чего нужно и как составлять.
- Образец по оплате задолженности.
- Образец для физлица по оплате услуг.
- Образец для подтверждения адреса юрлица.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .
Как оформить документ
Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.
Вот подробная инструкция, или как написать гарантийное письмо от организации об оплате товаров, работ или услуг:
- На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
- Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
- Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
- Озаглавьте документ (необязательно).
- Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
- Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
- Проставьте информацию об отправителе: ФИО, должности и подписи представителей должника.
Обычно гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.
Подписывать такой документ обязан не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).
В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.
Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.
Вот шаблон гарантийного письма об оплате, используйте его в работе:
(должность, название организации, кому адресовано письмо)
________________________________________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).
(При необходимости указать график платежей).
В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.
Руководитель предприятия ___________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер * ___________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
* в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:
Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.
Заполняется на фирменном бланке организации. Заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Документу присваивается исходящий номер, указывается дата, ФИО исполнителя и контактный телефон.