Положение о пропускном и внутриобъектовом режимах на объектах охраны изготавливается для любой охраняемой организации, является основой для инструкции охранников и обязательно для сотрудников и посетителей объекта. Его грамотное составление необходимо для обеспечения прав и свобод граждан, законных интересов физических лиц и предприятий. О том как это сделать, читайте в данной статье.
Для того, чтобы составить положение о пропускном и внутриобъектовом режиме на объекте в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут подготовить документ.
Инструкция: как написать заявление на получение пропуска на территорию организации
Заявление на выдачу пропуска — это официальный запрос сотрудника на получение документа, обеспечивающего свободный доступ на территорию предприятия. Порядок такого режима и формы необходимых документов компании закрепляют во внутренних нормативных актах.
Когда надо писать заявление на получение пропуска
Закон разрешает устанавливать на предприятиях пропускной режим. Он нужен, чтобы ограничивать доступ посторонних лиц на предприятия с вредными условиями производства и секретные объекты, не допускать выноса продукции или имущества с территории и регулировать время прибытия и ухода работников. С введенным порядком знакомят персонал и посетителей (п.
7 ст. 1.1 закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1). В законе не указано, в каком нормативном акте следует прописать правила.
Обычно утверждают специальные положения, в которых указывают правила, ответственных сотрудников за проведение контрольных мероприятий, формы разрешительных документов, образцы заявок на их оформление и др.
Для допуска людей и транспорта через КПП оформляют различные виды разрешительных документов:
- служебные удостоверения;
- постоянные, временные, разовые электронные пропуска;
- спецпропуска для транспорта;
- материальные пропуска на грузы и материальные ценности.
Чтобы написать ходатайство о выдаче пропуска на рабочее место, персонал обращается в отдел кадров, службу безопасности или в секретариат. Это зависит от того, какое подразделение отвечает за выдачу разрешений для проходной. Обычно пропуск требуется:
- новым сотрудникам предприятия;
- работникам, утерявшим ранее полученные разрешения;
- людям, которым необходимо поменять ранее выданные документы, например, из-за смены фамилии;
- юрлицам или ИП, которым необходим доступ на производство для проведения техобслуживания, ремонта, предоставления различных услуг и др.;
- посетителям, которые приходят на личный прием к директору;
- сотрудникам компаний-партнеров, иностранных делегаций и т. д.
Для проведения хозяйственной деятельности или общественных, культурных мероприятий на границе персоналу придется получить разрешение в Федеральной службе безопасности РФ. Точные формы заявления на получение пропуска в пограничную зону для въезда людей и транспорта утверждены в приказе ФСБ России от 03.03.2021 № 89 (для индивидуального разрешения — приложения 1, 2 и 3, для коллективного — приложения 4 и 5, для хозяйственной деятельности и культмассовых мероприятий — приложение 6 и др.).
Есть некоторые категории должностных лиц, для которых предусмотрен свободный доступ на любое предприятие, в частности, контролирующие органы. Такая возможность прописана, например, в ФЗ № 294 от 26.12.2008 и в ФЗ № 2202-1 от 17.01.1992. Трудовым инспекторам свободно проникать на территорию юрлиц разрешает Трудовой кодекс.
Во время проверок они вправе не оформлять специальные разрешения, а при служебной необходимости проходить по специальным удостоверениям в любое время дня и ночи (статья 357 ТК РФ).
Среди тех, кому разрешено беспрепятственно проходить в организации по служебным удостоверениям:
- сотрудники санитарно-эпидемиологических служб;
- инспекторы труда и энергонадзора;
- сотрудники прокуратуры и полиции.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
- Перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и имущества, как внутри объекта, так и за его пределами.
- Времени пропуска сотрудников и сторонних посетителей на объект.
- Въезда и выезда служебных и личных транспортных средств (ТС).
- Освещения и охранно-пожарной сигнализации на объекте.
- В отношении места стоянок ТС и маршрутов по его передвижению по территории объекта.
- Прочих обязательств, предусмотренных договором между охранным учреждением и руководством объекта.
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
- Потребность вывоза на стороннем ТС имущества предприятия, ТМЦ, земли или мусора.
- Потребность посещения объекта в выходные и праздничные дни или другое нерабочее время.
- В случае посменного контроля сотрудников, работающих на предприятии. В том варианте, например, делаются отметки о сменности, с требованием, чтобы сотрудник одной смены не смог проходить в другую смену, при отсутствии такого разрешения.
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
- Представители санитарно-эпидемиологических ведомств.
- Инспекторы труда и энерго-контроля.
- Работники МВД и прокуратуры.
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О.
и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе — формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
- Должность руководителя режимного объекта.
- Название режимного предприятия.
- Ф.И.О. руководителя.
В левой части – напротив «шапки» отображается:
- Исходящий номер письма. Впоследствии письмо регистрируется в журнале исходящей документации.
- Дата составленного документа.
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
- Наименования контрагента.
- Номера договора и даты его заключения.
- При возможности, отображаются конкретные пункты договора, согласно которым, работникам обязаны предоставить допуск на территорию.
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
- В завершающей части документа требуется заполнить:
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.