Образец журнала проверок контролирующими органами

Журнал учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя — это документ, в котором фиксируется, что контрольный орган посетил организацию или ИП, отображаются результат визита и выданные предписания.

Для чего нужен журнал

В процессе деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели сталкиваются с разнообразными проверками со стороны контролирующих государственных органов. Они призваны убедить госорган в соблюдении хозяйствующим субъектом законов, защитить интересы потребителей услуг этого субъекта. Но контроль в отношении юридических лиц и ИП не должен препятствовать их нормальной деятельности.

Для защиты интересов хозяйствующих субъектов принят Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Он не только ввел понятие контрольных мероприятий, их виды и возможные основания проведения, но и установил права ЮЛ и ИП в ходе проведения.

Возможность для хозяйствующего субъекта вести журнал регистрации проверок контролирующих органов установлена статьей 16 294-ФЗ. Документ фиксирует проводимые контрольные мероприятия, в нем необходимо указывать не только выводы, к которым пришел проверяющий орган, но и основания для проверок.

В случае возникновения спора между хозяйствующим субъектом и контролирующим органом, журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля, послужит официальным документом, на котором организация или ИП основывает свою позицию.

Ведение книги учета — право, а не обязанность хозяйствующего субъекта. Ее отсутствие не карается какими-либо взысканиями, но в акте об этом делается отметка.

Форма документа

Форма журнала учета мероприятий по контролю 2020 утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141. Документ состоит из:

• титульного листа;
• страниц, предназначенных для сведений о контрольных мероприятиях.

В продаже имеются готовые книги. Разрешено распечатать утвержденную форму самостоятельно и создать собственный вариант.

Правила оформления и заполнения документа

Обязанность по заполнению титульного листа лежит на уполномоченном сотруднике юридического лица или на индивидуальном предпринимателе, если он ведет дела самостоятельно. Ответственный сотрудник назначается специальным приказом по компании. Инструкция, как заполнить журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей, состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Заполнить титульный лист. Необходимо указать информацию:

• день начала ведения документа;
• наименование юрлица или Ф.И.О. ИП;
• адрес;
• ОГРН, ИНН, сведения о включении лица в состав СМП или ССП;
• Ф.И.О. руководителя хозяйствующего субъекта;
• Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение учета.

Титульный лист подписывает руководитель, на нем проставляется печать организации.

Шаг 2. Заполнить табличную часть.

В содержательной части образца, как заполнять журнал учета проверок юридического лица, указывается информация о проводимых мероприятиях. Ее заполняет сотрудник контролирующего органа, который прибыл к хозяйствующему субъекту. Каждому мероприятию посвящается отдельный раздел. Каждый представляет собой таблицу, состоящую из 12 блоков:

• день начала и окончания контроля;
• общее время проведения. Указывается в днях, кроме контроля СМП и микропредприятий, — для них продолжительность мероприятия указывается в часах;
• наименование контролирующего органа;
• документальное основание: реквизиты приказа о проведении контроля;
• цели, задачи и предмет контрольного мероприятия;
• вид мероприятия: плановое или внеплановое;
• реквизиты документа, составленного по результатам контроля с указанием даты вручения его представителю проверяемого лица;
• установленные нарушения и выданные предписания;
• реквизиты выданного предписания;
• Ф.И.О. и должность сотрудника контролирующего органа, который проверял организацию или ИП;
• Ф.И.О. и должность эксперта, если таковой привлечен;
• подпись сотрудника контролирующего органа.

Если у хозяйствующего субъекта имеется книга учета, сотрудник госоргана, который проводит мероприятие, обязан ее заполнить. В противном случае на него наложат административную ответственность по статье 19.6.1 КоАП.

Журнал учета проверок контролирующих органов

Все предприятия, любых форм собственности подвергаются проверкам. В том числе Роспотребнадзором. Одним из правил, регламентирующих отношения инспектор-инспектируемый, является наличие у инспектируемого журнала учета проверок, правильно оформленного.

И занесение в полном объеме данных о ходе и результатах проверки инспектором. Журнал проверок Роспотребнадзора ничем не отличается от такого же документа для инспекций других структур, кроме названия журнала.

Регламентирующие документы

Во время проверки юридическое/физическое лицо и инспектора соответствующих органов должны руководствоваться, имеющими правовыми нормами. Процедура подведения итогов деятельности проверочной комиссии записана в статье 16 ФЗ РФ №294 26.12.2008 (последняя редакция от 22.02.17).

Обязательства по наличию Журнала учета проверок на ООО и ИП возложено Приказом Минэкономразвития РФ 141 от 30.04.09.

Кому и зачем нужен такой журнал?

Такой журнал, прежде всего, нужен самому владельцу/руководителю предприятия. Основная роль, отводимая данному документу:

• документирование самого факта проверки;
• фиксация ее целей, задач и результатов.

Ведение этого документа позволяет руководству компании или ее собственнику своевременно знакомиться с результатами проверки и действовать сообразно им. Заполняет журнал проверяющий инспектор собственной рукой.

Ответственным лицом за наличие и ведение журнала является собственник (для ИП) или первый руководитель компании (для ООО), если приказом не назначено другое лицо.

При наличии этого журнала и правильном его заполнении ни одна из сторон не может отказаться от факта проведения проверочных мероприятий.

Как выглядит журнал проверок?

Можно приобрести печатный вариант журнала, правильно разграфленный и разделенный на страницы. Образец бланков можно посмотреть здесь.

Выглядит журнал довольно просто. Он состоит из 2 частей:

• титульный лист;
• сведения о проверках.

Титул

На титульном листе указываются:

• название организации (полное и сокращенное),
• форма собственности;
• юридический адрес предприятия;
• ОГРН;
• ФИО руководителя (полностью);
• ФИО ответственного лица, если таковое было назначено.

Ответственное лицо назначается первым руководителем официально (приказом по предприятию).

Сведения о проверках

При проведении проверок инспектор в вашем журнале должен оставить следующие данные:

• название органа, осуществляющего проверку;
• цели проверки, ее основные задачи и предмет;
• основания (законодательный акт, допускающий/предписывающий данный вид контрольных действий);
• дату и время начала процедуры и ее окончания;
• результаты (наличие нарушений, выданные указания/предписания);
• ФИО и подпись лиц/лица, осуществляющих/осуществляющего проверку.

Если при наличии журнала эти данные не были указаны или были искажены это является нарушением. Если на момент проверки журнал не был предоставлен инспектору, проверку это не отменяет. В составленном после проверки акте этот момент обязательно указывается.

Требования к Журналу проверок

Основное требования ФЗ РФ №294 к этому документу это его:

• нумерация;
• прошивка;
• удостоверение подписью первого руководителя и печатью организации.

Все страницы нумеруются, прошивают так, чтобы вырвать или заменить ее было невозможно. На последнем листе нити прошивки связываются, закрепляются мастичной печатью и заверяются подписью владельца ИП или директора ООО. Требований о его регистрации в каких-либо органах закон не выдвигает.

Ответственность за отсутствие Журнала проверок

Юридическая ответственность законом о защите прав предпринимателей не предусмотрена. Поэтому владелец компании сам решает заводить этот документ ли нет. Но поскольку требования к его наличию закреплены законодательно, инспектор в акте отмечает факт отсутствия документа, как недостаток в работе ООО или ИП, с требованием о его устранении.

Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Пакеты документации для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Документация
учебных
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документация
котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документации для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Документы
по Охране
труда в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документация
котельной
ДОУ

11 основных разделов журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля

Для многих индивидуальных предпринимателей проверки со стороны контролирующих органов власти стали привычным явлением. Но только недавно у нас появился журнал для учёта подобных мероприятий. До этого форма ведения была свободной.

Такие журналы учета проверок юридического лица необходимы, чтобы записывать результаты проверок, по выявленным нарушениям и рекомендациям к дальнейшим действиям.

Основные разделы журнала учета

Наличие следующих разделов стало обязательным требованием для журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля:

1. Номерное обозначение для записей.
2. День, когда процедура началась и завершилась.
3. Если компания представляет малый или средний бизнес – пишут, сколько часов ушло на такую проверку.
4. Обязательно обозначение органа, давшего приказ на проведение мероприятий.
5. Каков предмет контроля? С какими целями и задачами он проводится?
6. Указывают, проведена вне- или плановая проверка.
7. Не забывают о дате, когда бумаги были оформлены и переданы адресату.
8. Какие нарушения присутствуют на объекте?
9. Ставят дату, излагают предписания, указания по проверке.
10. Привлечённые эксперты ставят свои ФИО, это касается и сторонних экспертов.
11. Каждая сторона должна подписать документ.

Как правильно заполнить журнал регистрации исходящих документов и какие сведения должны быть обязательно отражены в этом акте, вы можете узнать здесь.

Как надо вести журнал учёта проверок контролирующими органами?

Руководитель пишет ФИО на титуле журнала учета проверок юридического лица. Там организация объясняет адрес, номер ОГРН. Данные должны присутствовать и по отношению к лицу, которое ведёт журнал. Обязательно наличие подписи и даты, когда документ начали оформлять.

Допускается как самостоятельная распечатка бланков на принтере, так и использование услуг типографии. Нумерация и прошивка обязательна. Титульный лист журнала учета проверок юридического лица содержит информацию о том, сколько всего страниц в документе.

Журнал учёта проверок контролирующими органами заверяется печатью ИП, если он с ней работает. Это требование стало обязательно для всех со статусом юридического лица.

Заполнение журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля – работа сотрудника, назначенного приказом, или руководителя. Срок хранения документа – 5 лет. Бумаги не надо хранить в архивах, потому после срока они уничтожаются.

Надзорные органы сделают запись в акте проверки, если на момент её проведения предприниматель не ведёт журнал. 4 вида документов по стандартному образцу используется во время проверок:

1. Важную роль во время проверки дают журналам.
2. Бланк с формой по установленному образцу. Результаты проверки направляются в прокуратуру, если ответственные органы обращались туда сначала.
3. Без согласования с сотрудниками прокуратуры внеплановые проверки не проводятся.
4. Государственные органы издают приказы при проведении проверок. Вручается ИП минимум за 3 дня до начала проверки.

Журнал учёта проверок контролирующими органами ведётся в каждой торговой точке отдельно, если их несколько. Требуется указывать не только местонахождение павильонов, но и юридический адрес.

Особенности плановой проверки

• Проводится максимум раз каждые три года.
• Чаще проводится только в отношении лиц, занимающихся определёнными видами деятельности.
• Ответственное лицо уведомляется о начале проверки не позднее, чем за 3 дня до её начала.

Зачем нужно такое мероприятие?

1. Контроль выполнения требований для лицензии.
2. Чтобы оценить, в каком состоянии находятся условия труда.
3. Чтобы проверить, как соблюдаются нормы противопожарной безопасности.
4. Ознакомление с санитарно-эпидемиологическими условиями.

Что на счёт внеплановых проверок?

• Проводится всегда, если есть серьёзные основания. должны уведомить о проверке за 24, допускается применение всех способов.
• Нужна для того, чтобы проверить, как руководитель выполняет те или иные требования к своей деятельности.

Оформление результатов проверки

Главная форма для оформления результатов – акт, составленный в количестве двух экземпляров. Приказ Минэконом Развития РФ №141 от 2009 года – вот где указана типовая форма этого документа.

Протоколы образцов по отбору продукции становятся важными приложениями к нему. Пробы берутся так же из объектов производственной, окружающей среды рядом с предприятием. При необходимости, объяснения пишут сотрудники и специалисты, ответственные за соблюдение требований по безопасности.

Оформление документа начинается сразу после завершения проверки, это касается обоих экземпляров. Отправляют акт заказным уведомлением. При необходимости, копию акта проверяющие органы направляют представителям прокуратуры.

Титульный лист журнала учёта проверок контролирующими органами.

Результаты проверки и меры государственных органов

После выявления нарушений на объектах, проверяющий выполняет свои обязанности в этом направлении. Он выдаёт руководителям предписания по устранению нарушений, указывая чёткие сроки для исправления проблемы.

Если необходимо – отдельно составляются мероприятия, направленные на защиту интересов. Осуществляется полный контроль выполнения требований, указанных в предписании.

Если деятельность предпринимателя сама по себе несёт опасность для интересов и прав граждан, необходимо предупредить об этом в доступной форме.

Что на счёт обжалования результатов проверки?

Для обжалования руководитель имеет право обратиться к представителям органов, проводивших проверку. Такие решения могут принять все, кто не согласен с фактами и выводами, изложенными в результатах такой проверки. Обращаться по данному поводу нужно не позднее, чем через 15 дней после получения результатов.

Документы оформляются только в письменной форме.

Обжалование допускается для всего акта проверки, отдельных его частей, положений. Необходимо предоставлять доказательства, чтобы обосновать свои возражения. Допускается использование копий с официальным заверением. Если проверка проводится с грубым нарушением требований и правил, есть возможность отменить её результаты.

Что такое книга учета бланков строгой отчетности и обязательно ли ее ведение ИП и юридическими лицами – читайте в этой статье.

Какие нарушения во время проверок признаются грубыми?

• В проверке принимали участие независимые эксперты, имеющие непосредственное отношение к объекту, где проводится проверка.
• Плановая проверка, которая не была включена в ежегодный план.
• Нет акта по результатам мероприятия.
• Были превышены сроки проведения.
• Органы попросили представить документы, не имеющие отношения к предмету проверки.
• Проведение мероприятия без соответствующих приказов со стороны руководителя.
• Нарушения по времени и срока для субъектов малого предпринимательства.
• Внеплановые выездные проверки не согласуются с органами прокуратуры.
• Мероприятие проводится без серьёзного основания.
• Нарушен срок отправления уведомления.

Проверки прокурорами

Прокуратура действует гласно до тех пор, пока её действия не нарушают требования в действующем законодательстве. Прокуроры сами не обязаны давать пояснения по делам, которые находятся в ведении. Только он сам выносит решение о том, может ли гражданин ознакомиться с результатами проверок и делами.

При взаимодействии с прокурором должные лица на предприятиях имеют ряд обязанностей:

• Являться по вызову при необходимости, либо обеспечить явку интересующего специалиста.
• Выделять сотрудников, без участия которых невозможно решить тот или иной вопрос.
• Представлять данные статистики, документы и выписки по требованию.
• Открывать доступ ко всем материалам и документам на предприятии.

Прокурор сам выставляет требование по устранению нарушений, если они обнаружены. К соответствующим мероприятиям ответственные лица обязаны приступать незамедлительно. Прокуроры следят за тем, что на предприятиях соблюдались права всех граждан.

На какие моменты обратить внимание во время проверки?

Благодаря сведениям в журнале учета проверок юридического лица каждый сможет подать жалобу в вышестоящие органы, если не согласен с результатами действий.

Одно из главных требований – в том, что подпись в журнал должен вносить не только сам проверяющий, но и индивидуальный предприниматель, к которому он пришёл.

1. ИП не должен допускать на предприятие проверяющих, отказывающихся ставить свою подпись.
2. Об отказе сразу сообщают в то же ведомство, откуда пришла проверка.
3. Возражения подаются в соответствующий орган не позднее, чем через 15 дней после окончания мероприятия.

Инспекции труда профсоюзов создаются силами профессиональных объединений. Они тоже проводят свои проверки для установки того, насколько соблюдаются права работников, членов коллектива.

Уполномоченные по этому вопросу и профкомы – те, кто проверяет соблюдение требований законодательства на предприятиях. Они так же отправляют работодателям предложения, которые помогут улучшить работу, увеличат безопасность и результативность. Профкомы сопровождают руководителей во время визитов специальных комиссий.

Руководители обязаны устранять любые нарушения, выявленные профсоюзными инспекторами труда во время проверок.

Как правильно контролировать рабочее время сотрудников на предприятии и как осуществляется заполнение журнала учета рабочего времени – узнайте в нашей новой публикации.

Ещё о правах проверяемой стороны

1. Проверяющие несут уголовную и административную ответственность в ситуациях, когда они халатно относятся к исполнению своих обязанностей.
2. Органы контроля и надзора должны самостоятельно следить за тем, как их сотрудники выполняют обязанности. При необходимости для исправления ошибок и нарушений проводятся служебные расследования.
3. Если права проверяемой стороны были нарушены, сообщают о принятых из-за этого с этим мерах не позднее, чем через 10 дней.

Отдельный регламент разработан для прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

1. Надо присутствовать на проверках, чтобы давать разъяснения по интересующим вопросам, задавать в случае необходимости.
2. Проверяющие лица сами представляют сведения относительно мероприятий.
3. Каждый руководитель имеет право ознакомиться с результатами проверок, высказать своё мнение в приписке к акту. Они так же оценивают действия конкретных лиц.
4. В случае несогласия с действиями допускается применение всех доказательств.