Внутренняя опись документов дела — это форма, в которую вносят информацию о трудовой деятельности сотрудника. Работодатель организует с ее помощью строгий учет сведений по каждому работнику.
Для чего нужна
Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.
Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание».
Ответственный за эту процедуру сотрудник, прежде чем составить внутреннюю опись документов дела, определяет необходимость ее формирования.
Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:
- если документацию хранят в архиве учреждения постоянно или более 10 лет;
- если используется простое наименование «Личное дело» (неясно, какая в нем содержится документация и в каком количестве).
Сроки хранения документации изменились в октябре 2020 года! Проверьте себя с помощью обзора изменений от КонсультантПлюс.
Кто составляет и по какой форме
Приложением №27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, установлена форма внутренней описи документов дела, которую применяют в учреждениях.
Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.
Указывают следующую информацию:
- порядковый номер;
- индекс по регистрации;
- дата;
- название;
- число имеющихся листов.
Ответственный сотрудник, то есть тот, кто подписывает внутреннюю опись документов дела, осуществляет нумерацию и указывает количество листов (их нумеруют отдельно от листов личного дела), ставит подпись.
Если в деле бумага не подшита, ее подклеивают изнутри к его обложке.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили путеводитель по всем кадровым документам: инструкции и образцы. Дарим бесплатный доступ к нему на два дня — скачайте все, что нужно.
Порядок заполнения
Для оформления используют листы А4. В заголовке указывают название организации и данные работника. Оформленный в соответствии с требованиями пример внутренней описи документов дела содержит необходимые сведения:
Содержание (что указывают)
Порядковый номер в деле
Дата составления и утверждения
Индекс по организации
Номера листов дела
Информация о том, является ли бумага подлинником или копией
После таблицы ответственный сотрудник:
- прописью указывает число бумаг в деле работника;
- удостоверяет сведения (указывает должность и ставит личную подпись).
Вот как выглядит образец внутренней описи документов, находящихся в деле, заполненный по правилам.
Как вести личное дело работника
Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.
Скачайте образцы документов для работы:
Обязательно ли вести личные дела сотрудников в 2022
Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу.
Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).
Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.
Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.
Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих.
У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.
Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.
На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.
При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.
Совет
Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.
Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.
Как формировать личное дело работника в 2022 году
Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:
- Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
- Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
- Постоянные документы не стоит мешать с временными.
- В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа.
- Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
- Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке.
Какие документы включаются в состав личного дела работника
Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.
На практике бумаги в личном деле делят на три раздела:
- Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор.
- Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.
- Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника.
Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.
Как правильно оформить персональное дело
Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.
Как хранить персональные данные читайте в статье .
Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики.
- место для архивного штампа
- номер дела и тома
- название компании и структурное подразделение
- сведения о сотруднике
- дата открытия и закрытия дела
- количество листов и срок хранения
Далее следует опись ( образец ), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.
Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.
После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.