Предоставление оплаты расходов при выезде из районов крайнего севера

Жители в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных ним, живут в условиях, обусловленных низким температурным режимом, сложными климатическими условиями и т.п. Для их поддержки государство предусматривает дополнительные льготы. Льготы и поддержка предоставляются не только работающим гражданам, но пенсионерам.

Одним из видов такой поддержки является компенсация расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.

Процедура переезда всегда очень сложная, поэтому все шаги нужно заранее хорошо обдумать и спланировать.

Давайте разберемся с некоторыми вопросами, возникающими у граждан при возмещении компенсации расходов.

Всегда ли компенсируют расходы по переезду?

Право на компенсацию возникает в случае выезда из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, на постоянное место жительства в другие регионы Российской Федерации, не относящиеся к таковым.

Например, по одному из дел было отказано в удовлетворении требований о признании незаконным отказа в компенсации расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Суд указал, что истец не мог считаться постоянно проживающим, так как в указанный период имел постоянное место жительство и регистрацию, производил отчуждение собственности, что также свидетельствует о месте жительстве истца не в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностей (апелляционное определение Воронежского областного суда от 17 октября 2017 г. по делу № 33-7563/2017).

Если пенсионер выезжает из района Крайнего Севера в местность, приравненную к таким районам, то в этом случае право на компенсацию не возникает. К примеру, переехал из Воркуты в Архангельск, права на компенсацию нет, а вот если из Архангельска в Краснодар, то компенсировать расходы можно.

Таким образом, законодателем строго установлены два условия для компенсации расходов пенсионеров, связанных с его переездом:

— переезд должен быть осуществлен в пределах Российской Федерации;

— переезд должен быть в регион, не относящийся к Районам Крайнего Севера или приравненных к ним местностях.

Каким нормативным актом регламентируется компенсация расходов?

Основными документами, регламентирующими порядок и условия компенсации расходов по переезду рассматриваемой нами группы населения, являются:

Закон РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;

постановление Правительства России от 11 декабря 2014 г. № 1351 «О порядке компенсации расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, лицам, являющимся получателями страховых пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению, и членам их семей» (далее — постановление № 1351).

Кому компенсируются расходы?

Из названия постановления № 1351 уже можно понять, что оплатить стоимость проезда и стоимости провоза багажа имеют право получатели страховых пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению (пенсионеры). При этом пенсионер не должен работать по трудовому договору, не получать выплаты и иные вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Компенсация расходов положена также и членам семьи пенсионера, находящимся на его иждивении.

К таковым относятся:

— дети, внуки, братья и сестры при условии, что:

либо они учатся по очной форме обучения и им нет 23 лет;

либо до достижения 18 лет они были признаны инвалидами.

В Правилах, утвержденных постановлением № 1351 (далее — Правила), отмечается, что члены семьи пенсионера должны:

— состоять на его попечении, т.е. получать от него постоянную материальную помощь, являющуюся для них основным средством к существованию;

— проживать вместе с пенсионером;

— а внуки, братья и сестры не должны иметь трудоспособных родителей.

Все ли расходы будут компенсированы?

Размер компенсационной выплаты пенсионерам определяется исходя из фактических расходов на проезд и провоз багажа, а также вида транспорта, использованного при переезде. Однако объем выплат не может превышать стоимость кратчайшего или беспересадочного маршрута:

— Для ж/д транспорта: в любых категориях поездов, в том числе и фирменных при отсутствии других вариантов, за исключением вагонов с двухместными купе и вагонов повышенной комфортности. Дополнительно компенсируются услуги по оформлению проездных документов, приобретение постельного белья.

— Для водного транспорта: в каютах (на местах) III категории.

— Для воздушного транспорта: в салоне экономкласса (при отсутствии железнодорожного сообщения или в случае, если стоимость авиаперелета дешевле проезда в железнодорожном транспорте).

— Междугородным автотранспортом общего пользования.

Компенсация за провоз багажа определяется в размере фактических расходов, понесенных пенсионером. При этом положена выплата за перевоз не более 1 тонны багажа на пенсионера и каждого члена семьи, но не более 5 тонн на всю семью. Если на каком-то участке пути нет вышеперечисленных видов транспорта, то полностью компенсируются расходы на доставку вещей к ближайшей железнодорожной станции или морскому/речному порту.

При переезде на собственном автомобиле возмещаются расходы на покупку топлива , но не больше стоимости, рассчитанной по базовым нормам расхода топлива, установленным Минтрансом. Подтверждением расходов в таком случае станут чеки с заправочных станций.

Куда и как обращаться за компенсацией?

Для получения компенсационной выплаты, пенсионеру необходимо обратиться в Пенсионный Фонд по новому месту жительства с заявлением, установленным Постановлением Правления Пенсионного Фонда России от 1 июля 2019 г. № 365п.

Выплата производится только после смены места проживания и передачи выплатного дела в Пенсионный фонд по новому адресу проживания.

Получить компенсацию можно в любое удобное время.

Таким образом, претенденту на получение компенсации расходов на оплату стоимости проезда и стоимости провоза багажа необходимо не только понести реально эти расходы, но и перевести свое выплатное дело в отдел Пенсионного фонда по новому месту жительства.

Подать заявление на получение компенсации возможно также и через МФЦ, по почте и на Едином портале госуслуг.

В случае направления заявления по почте, все документы должны быть нотариально заверены.

Какие документы необходимо предоставить?

При подаче заявления о компенсации пенсионер (его представитель) предъявляет:

а) документы, удостоверяющие личность пенсионера, личность переехавших вместе с ним на новое место жительства членов семьи пенсионера, а также позволяющие установить возраст указанных лиц;

б) документы, подтверждающие снятие пенсионера и переехавших вместе с ним на новое место жительства членов семьи пенсионера с регистрационного учета по прежнему месту жительства в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях и их регистрацию по новому месту жительства;

в) пенсионное удостоверение;

г) документы, подтверждающие регистрацию пенсионера и переехавших вместе с ним членов семьи пенсионера (при наличии) в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

д) документы, подтверждающие прекращение пенсионером трудовой деятельности;

е) документы, удостоверяющие:

— брачные (родственные) отношения пенсионера с членами семьи пенсионера;

— факт усыновления (удочерения), установления опеки или попечительства пенсионера над членами семьи пенсионера;

ж) документы, подтверждающие отсутствие у находящихся на иждивении пенсионера братьев, сестер и внуков трудоспособных родителей;

з) документы, удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия представителя пенсионера.

Кроме того, необходимо предоставить документы подтверждающие что:

— пенсионеру по последнему месту работы в организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членам семьи пенсионера не производилась компенсация за счет средств работодателя в указанный в заявлении о компенсации срок, определенный датами выезда и приезда;

— член семьи пенсионера старше 18 лет проходит обучение по очной форме по основным образовательным программам в организациях, осуществляющих образовательную деятельность (до окончания им такого обучения, но не дольше чем до достижения возраста 23 лет);

— члены семьи пенсионера, переехавшие вместе с ним на новое место жительства, находятся на иждивении пенсионера;

— пенсионер и члены семьи пенсионера осуществили проезд из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к новому месту жительства и пенсионером фактически произведены расходы на оплату стоимости проезда (проездные документы и т.п.);

— пенсионер и члены семьи пенсионера осуществили проезд более высокой категории стоимости;

— пенсионер и члены семьи пенсионера осуществили проезд к новому месту жительства и провоз багажа личным транспортом и пенсионером фактически произведены расходы на оплату стоимости указанного проезда (правоустанавливающие документы на транспортное средство, чеки автозаправочных станций на оплату топлива);

— пенсионер и члены семьи пенсионера осуществили провоз багажа к новому месту жительства и пенсионером фактически произведены расходы на оплату услуг по провозу багажа, включая услуги по погрузке и выгрузке багажа.

Следует обратить особое внимание на оформление документов. В то время, как проездные документы обычно оформляются на каждого пассажира индивидуально, то документы, подтверждающие оплату услуг по перевозке груза, оформляются на кого-либо из членов семьи.

Так, 25 марта 2020 г. третьим кассационным судом общей юрисдикции вынесено определение по делу № 88-3861/2020 в котором апелляционное определение Псковского областного суда от 12 ноября 2019 г. оставлено без изменения, кассационная жалоба Б.З.Н. — без удовлетворения.

Решением пенсионного органа Б.З.Н. отказано в выплате компенсации на основании подпункта «а» пункта 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2014 г. № 1351, в связи с несоответствием сведений, содержащихся в представленных с заявлением о компенсации документах.

Б.З.Н. обратилась с иском к УПФР о компенсации расходов, связанных с провозом багажа из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Решение суда первой инстанции было в дальнейшем обжаловано в суде апелляционной и кассационной инстанций.

Пенсионным фондом в оплате расходов Б.З.Н. было отказано в связи с тем, что багажная квитанция оформлена на не на нее, а на Б.В., бывшего супруга заявительницы, с которым они проживают совместно, соответственно, доказательств, подтверждающих несение Б.З.Н. расходов по транспортировке багажа, материалы дела не содержат.

Кроме того, в ходе рассмотрения дела выяснилось, что бывший супруг заявительницы частично предъявлял к оплате расходы, связанные с провозом багажа из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.

Отказывая в удовлетворении требований истицы о взыскании компенсации за провоз багажа, суд пришел к выводу о том, что поскольку законодателем установлено ограничение по выплате компенсации за провоз багажа установленными тарифами на перевозку багажа железнодорожным транспортом, а истицей не предоставлена справка об установленных тарифах, обязанность предоставления которой лежит на истце, то исковые требования о взыскании стоимости провоза багажа удовлетворения не подлежат.

Рекомендуем также перед обращением в пенсионный фонд обратить внимание и проверить соответствие тарифов на перевозку багажа и фактически понесенными расходами.

Нормами законодательства, регулирующего данные правоотношения предусмотрена компенсация расходов на провоз багажа не выше установленных тарифов. Если же пенсионер понес расходы в большем размере, привести правовые основания для взыскания компенсации сверх установленных тарифов. В противном случае, в выплате разницы между фактически понесенными расходами и размером тарифа оплачена не будет.

(Апелляционное определение Московского городского суда от 18 марта 2020 г. № 33-11856/2020).

Как будет происходить компенсация?

После получения и регистрации документов, Пенсионный фонд в течение 30 календарных дней рассматривает заявление о компенсации и документы и принимает решение о выплате или об отказе в выплате компенсации. В случае принятия положительного решения выплата компенсации производится в течение 30 рабочих дней со дня принятия решения о выплате компенсации путем перечисления денежных средств на счет пенсионера в кредитной организации, указанный им в заявлении о компенсации.

При регистрации заявления пенсионеру должна быть выдана расписка – уведомление с регистрационным номером и датой принятия. В случае направления документов по почте, такая расписка направляется заявителю также посредствам почтовой связи в течение 3-х рабочих дней.

Что в судебной практике?

— реализация права не может быть поставлена в зависимость от способа осуществления проезда к месту жительства, в ином случае нарушаются права и законные интересы (апелляционное определение Саратовского областного суда от 12 апреля 2018 г. по делу № 33-2628/2018). Взыскана оплата провоз багажа транспортной компанией в размере 20296 руб.;

— законодатель предоставил пенсионеру, переезжавшему из районов Крайнего севера на другое постоянное место жительство, право выбора способа перевозки багажа, ограничив обязанность государства по компенсации расходов, связанных с оплатой стоимости провоза багажа весом багажа (не более 1 тонны на пенсионера) и установленными тарифами на перевозку багажа железнодорожным транспортом (апелляционное определение Пензенского областного суда от 14 мая 2019 г. по делу № 33-1246/2019). Взыскана компенсация расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера в размере 16 870,20 рублей.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 27 апреля 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.

Статья 326. Компенсации расходов, связанных с переездом

Лицам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшим в соответствии с этими договорами из других регионов Российской Федерации, за счет средств работодателя предоставляются следующие гарантии и компенсации:

единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок, окладов (должностных окладов) и единовременное пособие на каждого прибывающего с ним члена его семьи в размере половины месячной тарифной ставки, оклада (должностного оклада) работника;

оплата стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом;

оплачиваемый отпуск продолжительностью семь календарных дней для обустройства на новом месте.

Право на оплату стоимости проезда и стоимости провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня заключения работником трудового договора в данной организации в указанных районах и местностях.

Работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации, федерального государственного учреждения и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с прекращением трудового договора по любым основаниям (в том числе в случае смерти работника), за исключением увольнения за виновные действия, оплачивается стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом.

Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей, предоставляются работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации, федерального государственного учреждения только по основному месту работы.

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, и работникам указанных органов, фондов, учреждений устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, лицам, заключившим трудовые договоры о работе в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, и работникам указанных органов, фондов, учреждений — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, лицам, заключившим трудовые договоры о работе у других работодателей, и работникам данных работодателей — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

• Статья 325. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно
• Статья 327. Другие гарантии и компенсации

Комментарий к ст. 326 TК РФ

1. Настоящая статья устанавливает размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, в отношении только работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, о работе в которых заключается трудовой договор.

2. Работникам организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ или муниципальных образований, размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, устанавливаются соответственно органами государственной власти РФ и органами местного самоуправления.

3. Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (см. комментарий к ст.

372 ТК), трудовыми договорами.

4. При определении компенсации расходов, связанных с переездом, см. также Постановление Правительства РФ от 11 августа 1992 г.

N 572 «О компенсации расходов, связанных с выездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей» (САПП. 1992. N 7.

Ст. 390); Постановление Правительства РФ от 24 июня 1996 г. N 735 «О порядке вывоза товаров лицами, работающими и проживающими в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, через таможенную границу Российской Федерации» (СЗ РФ.

1996. N 27. Ст.

3271).

См. также комментарий к ст. 169 ТК.

Судебная практика по статье 326 TК РФ

Компенсации, предусмотренные ст. 326 Трудового кодекса РФ, не могут приниматься во внимание. Данная норма расположена в главе 50, регулирующей труд лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, в связи с чем не имеет никакого отношения к оспариваемой норме.

В обоснование заявления прокурор указал, что оспариваемая норма локального нормативного акта в части установления требования к стажу работников на предприятии для получения права на компенсацию расходов, связанных с переездом к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора, противоречит статьям 8 (часть 4), 313, 314, 326 Трудового кодекса Российской Федерации, статьям 5, 35 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», преамбуле Федерального закона от 22 августа 2004 г. N 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», и принята Федеральным государственным унитарным предприятием «Аэропорт Магадан» (ФГУП «Аэропорт Магадан») с превышением его компетенции, а, кроме того, ухудшает положение работников по сравнению с трудовым законодательством.

Обращаясь с настоящим иском, Окатьева Н.Н. ссылалась на то, что 20 марта 2008 года она в порядке статьи 326 Трудового кодекса Российской Федерации обратилась к ответчику с просьбой компенсировать предстоящие расходы на проезд и провоз багажа в связи с выездом на постоянное место жительства из района Крайнего Севера в г. , однако ей в этом было незаконно отказано со ссылкой на пункт 6.2 решения Магаданской городской Думы от 30 декабря 2004 года N 76-Д «О гарантиях и компенсациях для лиц, проживающих на территории муниципального образования «Город Магадан», работающих в организациях, финансируемых из местного бюджета».

Истица полагала содержащееся в указанном пункте ограничение на оплату расходов, связанных с выездом на постоянное место жительства из города Магадана, в виде обязательного наличия 3-летнего стажа работы в организации, финансируемой из местного бюджета, нарушающим ее право на предоставление такой гарантии, по сравнению с положениями, закрепленными в Трудовом кодексе Российской Федерации для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета или бюджета субъекта Российской Федерации.

В обоснование требования сослался на то, что данная норма областного Закона, как допускающая полный отказ в предоставлении гарантий и компенсаций в случае, если условия об этом не будут включены в трудовой договор, не соответствует части 5 статьи 326 Трудового кодекса Российской Федерации. Кроме того, поскольку получение работником гарантий и компенсаций ставится в зависимость от усмотрения работодателя, неопределенность условий и оснований принятия работодателем решений в соответствии с подпунктом «а» пункта 3 Методики проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, относится к коррупциогенным факторам.

Ссылаясь на положения статей 313, 326 Трудового кодекса Российской Федерации, статьи 35 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», Куренков М.С. и Куренкова Ю.В.

просили взыскать с индивидуального предпринимателя Петровой Е.В. в их пользу расходы на переезд: стоимость авиабилетов для всех членов семьи от г. Хабаровска до г.

Москвы и от г. Москвы до г. Краснодара в размере 71 508 рублей; стоимость провоза багажа в размере 138 845, 80 рубля.

Кроме того, Куренков М.С. просил взыскать с ответчика понесенные им судебные расходы в размере 11 650 рублей, состоящие из расходов на оформление документов в сумме 400 рублей, на оформление доверенности в сумме 1200 рублей, а также на оплату услуг представителя — 10 000 рублей. Куренкова Ю.В.

также просила взыскать с ответчика расходы на оформление доверенности в сумме 1400 рублей, расходы на нотариальное оформление документов в сумме 400 рублей.

Компенсация работникам Севера проезда к месту отпуска и обратно

Работникам Крайнего Севера из-за сложных климатических условий предоставляется льгота: оплата проезда в отпуск за счет работодателя. Расскажем, кто имеет право на такую компенсацию и при каких условиях, как бухгалтеру ее рассчитать и выплатить, в том числе если место отдыха — зарубежное государство.

Что вы узнаете

Законодательная база

— про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно. — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены. — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.

На кого распространяется льгота

Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере.

Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.

Вахтовикам, которые бывают на северных территориях наездами, компенсация расходов проезда в отпуск не положена.

Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера».

В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона.

Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.

Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск

• Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
• Республика Саха (Якутия)
• Камчатский край

• Ненецкий
• Чукотский
• Ямало-Ненецкий

• Ханты-Мансийский автономный округ — Югра

• Красноярский
• Хабаровский
• Забайкальский
• Пермский
• Приморский

Кто обязан компенсировать проезд

Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:

• коммерческие фирмы,
• госучреждения.

В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций

Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.

Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.

Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:

• Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
• Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
• Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
• Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.

Обязанность компенсировать стоимость проезда для неработающих членов семьи работника (мужа, жены, маленького ребенка) установлена Трудовым кодексом РФ только для работодателей — федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ.

Когда предоставляется компенсация

Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.

Какие условия должны быть соблюдены

Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:

• Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
• 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.

На какой вид транспорта распространяется компенсация

Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.

Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.

Как оформить компенсацию сотруднику

Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.

Какие документы нужны и в какой срок

За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.

Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.

За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.

В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:

• билеты;
• багажные квитанции;
• другие транспортные документы;
• справки транспортных организаций;
• чеки автозаправочных станций;
• иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.

Какими документами работнику подтвердить проезд

Вид поездки	Документы
Поездка по России	Проездные билеты
Поездка по нескольким местам	Проездные билеты только к одному из этих мест и обратно оттуда (по выбору работника). То есть оплатить работодатель обязан поездку только к одному месту отдыха и обратно
Выезд за границу	Перевозочные документы, копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля о месте пересечения государственной границы РФ
Поездка на личном авто	Чеки автозаправочных станций

Оформлять отпуска в СБИС КЭДО

Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ

Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.

Что делать, если работник едет отдыхать за границу

Если работник едет поездом за границу, возмещайте стоимость проезда до той железнодорожной станции, которая ближе всего к месту пересечения границы РФ.

Если летит отдыхать за границу, нужна информация о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута. Бюджетники в таком случае направляют запрос о стоимости проезда перевозчику. Коммерческой компании безопасно также придерживаться этого варианта.

Пока ждете, когда работник предоставит справку от авиакомпании, можете сами предварительно рассчитать стоимость перелета по России, используя ортодромическую таблицу расчета расстояний.

Никто не запрещает компенсировать и перелет по зарубежной территории. Правда, нужно понимать, что от НДФЛ и страховых взносов освобождена стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации.

Сотрудник ООО «Лопата» из г. Сургута планирует отпуск на Кипре. Сотрудник летит по маршруту Сургут — Ларнака транзитом через Москву.

В Положении об отпусках в компании указано, что организация оплачивает расходы на весь перелет по России. Это значит, организация обязана оплатить перелет от Сургута до Москвы и часть перелета Москва — Ларнака.

Для предварительного расчета стоимости перелета по России компания использует таблицу «Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов». С помощью этого документа можно узнать стоимость авиаперелета отдельно над Россией и отдельно над зарубежными странами. Во внимание берется ортодромия — кратчайший путь, используемый для авиаперелетов.

И тут важен даже аэропорт вылета. Пусть в данном случае работник вылетает за границу из Шереметьево.

Бухгалтер определил расчетный коэффициент по формуле: ортодромия по РФ / общая ортодромия. Итого коэффициент составил 26,88% (636 км / 2366 км × 100%). Если стоимость билета Москва — Ларнака, например, равна 20 000 рублей, бухгалтер первоначально начислит за этот международный рейс 5 376 рублей (20 000 рублей × 26,88%).

Когда работник предоставит справку от транспортной компании, при необходимости бухгалтер скорректирует начисления.

На стоимость билетов от Сургута до Москвы (и обратно) бухгалтер не будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Стоимость перелета от Москвы за границу (и обратно) попадет под налогообложение.

Чтобы быстрее получать подтверждающие документы от работника, переходите на цифру. Трудовой кодекс РФ разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. СБИС КЭДО поможет не только обмениваться документами электронно, но и подготовить нужные локальные документы, заявления, приказы, график отпусков.