Прием на работу без трудовой книжки

Содержание

• Для чего необходима трудовая книжка?
• Ситуации, в которых допускается работа без трудовой книжки
• Что делает работодатель, если работником трудовая книжка не предоставлена?
• Как восстанавливается трудовая книжка при утрате
• Особенности договора по совместительству
• Работа по договору на физлицо: особенности
• Каковы недостатки работы без трудовой книжки
• Как принять сотрудника на работу без трудовой книжки?
• Ответственность работодателя за нарушение правил
• Изменения в законодательстве с 2022 года
• Часто задаваемые вопросы
• Наиболее распространенные ошибки

В соответствии с нормами действующего трудового законодательства каждый сотрудник, который устраивается на работу, обязан предоставить среди прочей документации трудовую книжку. Именно в нее вносятся записи о стаже работы сотрудника, его должности, награждениях. Данный документ является гарантией официального трудоустройства.

Однако есть законный способ официального трудоустройства без оформления трудовой книжки, который зачастую используется при необходимости. Таким вариантом является заключение между сторонами договора гражданско-правового характера. Отношения в рамках такого договора не относятся к трудовым, а значит и оформление трудовой не требуется.

Рассмотрим организацию данного процесса более подробно.

Для чего необходима трудовая книжка?

Обязанность предоставления трудовой книжки сотрудником при найме прописана в ст.65 ТК РФ.

В ст. 66 ТК РФ указано, что такая трудовая книжка является основным документов при трудоустройстве и несет информацию и трудовом стаже.

Работодатель ведет книжки в разрезе каждого сотрудника, который проработал свыше 5 рабочих дней, если данная трудовая деятельность относится к основной.

В трудовую книжку вносятся записи:

• о самом сотруднике (личные данные);
• о выполняемой работе;
• о должности;
• о переводах;
• об увольнении;
• указываются основания прекращения соглашений;
• сведения о наградах, успехах, благодарностях;
• сведения о дисциплинарном взыскании в виде увольнения.

Ситуации, в которых допускается работа без трудовой книжки

Обязанность внесения записи в трудовую возникает только тогда, когда работник проработал в компании более 5 дней.

Существует два возможных способа оформления отношений между сторонами, при которых нет необходимости использовать трудовую книжку.

Другие варианты не предусмотрены и являются нарушением закона. При возникновении ситуации, когда работник устраивается в компанию (или ИП), у него не требуют трудовую книжку, можно смело утверждать, что будет заключен договор ГПХ. Данный тип документации имеет ряд особенностей в сравнении с обычным трудовым договором.

Что делает работодатель, если работником трудовая книжка не предоставлена?

Возможные действия работодателя при непредставлении трудовой книжки работником отражены в таблице ниже.

Как восстанавливается трудовая книжка при утрате

В Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» гражданин, который утратил трудовую книжку, должен сообщить о данном факте своему работодателю по последнему месту работы. В такой ситуации выдается дубликат (копия) в течение 15 дней с момента подачи заявления сотрудником.

В дубликат вносятся сведения:

• об общем и непрерывном стаже сотрудника до того момента, как он поступил на работу к данному работодателю. Необходимо подтверждение данных из архива справкой;
• данные о работе и награждениях по последнему месту трудовой деятельности.

Важно! Трудовой стаж указывается суммарно в виде общего количества лет, месяцев, дней трудовой деятельности без уточнения конкретного работодателя, периодов работы и должностей.

Особенности договора по совместительству

Если трудовой договор оформляется со ссылкой на совместительство, то такой вариант освобождает работодателя вносить запись в трудовую книжку.

К варианту договора по совместительству можно прибегнуть, когда обе стороны устраивает ситуация отсутствия оформления стандартной документации.

Иногда работник не желает вносить соответствующую запись в связи с тем, что не хочет портить трудовую книжку ненужной должностью (более низкой по статусу).

Важно! Если все таки запись внести требуется, то процедуру можно осуществить по желанию и инициативе сотрудника, для чего нужна будет справка с основного места работы.

Трудовой договор является гарантией исполнения работодателем своих обязательств: выплаты зарплаты, предоставление больничных, отпуска, льгот.

При работе по совместительству трудовой стаж начисляется, так как уплата взносов в фонды работодателем обязана осуществляться.

Работа по договору на физлицо: особенности

В такой ситуации работодатель – это обычное физическое лицо, которое не является ИП. Однако работника такой гражданин имеет право нанять, например, для помощи в личном хозяйстве. Особенность трудовой деятельности заключается в том, что трудовая деятельность работника не связана с извлечением физлицом коммерческой прибыли, а получаемые результаты труда используются в личных целях (например, овощи с огорода).

Такой наниматель не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника. Гарантией трудовых отношений является договор гражданско-правового характера (ГПХ). Заключается он в письменном виде по установленным правилам.

Важно! Подобный наниматель должен сообщать в органы по месту регистрации о том, что принял или уволил работника.

Особенность взаимоотношений по договору ГПХ:

• договор может быть срочным и бессрочным;
• условия в договоре не должны противоречить существующему законодательству;
• наниматель должен выплачивать взносы в фонды ПФР и ФСС за своего работника;
• При оформлении на работу сотрудника впервые наниматель несет ответственность за оформление СНИЛС.

Главные отличия трудового договора и документа ГПХ представлены в таблице ниже.

Они становятся необязательными:

· оформление трудовой книжки;

Важно! В некоторых случаях при судебных разбирательствах ГПД может быть признан трудовым, если есть признаки трудового варианта оформления отношений. Иногда работодатели пытаются подменить эти два понятия, так как обязанности работодателя по ГПД намного легче и меньше.

Как принять сотрудника на работу без трудовой книжки?

Действия работодателя могут быть следующими:

• обоснованный отказ в приеме на рабочее место;
• можно выполнить запрос копии с основного места работы при трудоустройстве по совместительству;
• можно составить акт об отсутствии трудовой книжки, далее по заявлению сотрудника оформить новую при соблюдении норм закона.

Пример № 1. Исходные данные:

• сотрудник Авакумов А.А. устраивается на работу в ООО «Аванта»;
• он не может предоставить трудовую книжку из-за ее утраты при переезде 2 года назад;
• 2 года Авакумов А.А. нигде не работал.

• работодатель при приеме составляет акт об отсутствии трудовой книжки;
• оформляется новая трудовая книжка по заявлению сотрудника.

Ответственность работодателя за нарушение правил

Наложение санкций предусмотрено ст. 5.27 КоАП, ст.15.11 КоАП РФ.

Ст. 235 УК РФ вступает в действие в следующих ситуациях:

• похищение;
• уничтожение;
• повреждение;
• сокрытие трудовой книжки.

Основные санкции по ст. 235 УК РФ:

• штраф до 200 т.р.;
• обязательные работы до 360 часов;
• исправительные работы сроком до года;
• арест до 3 месяцев.

Изменения в законодательстве с 2022 года

08.07.2022 Правительством РФ внесен проект закона № 748684-7, в котором идет указание на замену бумажных вариантов трудовых книжек на электронные. Вступление в силу закона произойдет 01.01.2022 года. До 01.01.2022 предполагается организация технических моментов по реализации мероприятий.

Вместо бумажного варианта новый документ будет называться «Сведения о трудовой деятельности». Записи будут персонифицированы по каждому работнику. Всеми вопросами будет заниматься ПФ РФ.

Все записи будут вноситься в электронном виде, а в момент увольнения на руки сотруднику выдадут выписку о его профессиональной занятости.

Возможность контролировать эти сведения появиться у работника через следующие органы:

• кадровая служба компании;
• ПФ РФ;
• МФЦ;
• портал Госуслуг.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Можно ли устроиться на работу в компании без трудовой книжки, если заключить договор подряда?

Ответ: Если будет заключен трудовой договор, то без трудовой книжки нельзя устроиться на работу. При заключении договора подряда возможно такое трудоустройство.

Вопрос № 2. Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, но при этом желает устроиться по совместительству. Обязательна ли трудовая книжка?

Ответ: Так как вид трудовых отношений подразумевает совместительство, то оформление без трудовой возможно. Но работа на полную ставку исключена.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. За необоснованное заключение ГПД вместо трудового варианта предусмотрена административная ответственность виде штрафа: на должностное лицо – от 10 до 20 т.р., на ИП – от 5 до 10 т.р., на организацию – от 50 до 100 т.р.

Подведем итоги. Оформление договора найма без трудовой книжки возможно только в двух случаях: договор носит гражданско-правовой характер, трудоустройство при совместительстве. Если эти варианты не подходят, а книжки нет, то по заявлению сотрудника можно оформить дубликат с оформлением по требованиям закона.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч.

1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ.

Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально.

И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР.

Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Последствия, возникшие в случае не предоставления трудовой книжки работником

В случае не предоставления работником трудовой книжки (в случае, если она у него в принципе имеется) работодатель вправе отказать работнику в приёме на работу, т.к. трудовая книжка является обязательным документом в перечне документов при трудоустройстве.

Восстановление трудовой книжки

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями) лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель в данном случае обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Ответственность работодателя за нарушение ведения трудовых книжек

Ответственность за нарушение в ведении трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия трудовой книжки, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

• штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
• обязательные работы на срок до 360 часов;
• исправительные работы на срок до одного года;
• арест на срок до трех месяцев.