Приказ об утверждении бланков документов организации

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98

2.2. делопроизводство

2.2.1. Документирование

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1 , но далее имеется дополнение:

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20035.

5. Разработка стандартных бланков

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием 2 . Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым.

Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения.

Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования 3 в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;

5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.

Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты 4 :

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);

наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают ниже наименования на русском языке или справа;

место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов);

Зачем нужен фирменный бланк

Бланк организации представляет собой совокупность ее логотипа и реквизитов, размещенных особым образом.

На фирменных бланках оформляется исходящая корреспонденция организации, подписанная генеральным директором или иным ее руководителем, а также ее распорядительные документы. Бланк организации содержит следующие ее реквизиты:

• наименование, полное и сокращенное;
• юридический и фактический адрес;
• ИНН, КПП, ОГРН;
• контактные данные (телефоны, факс, электронная почта);
• банковские реквизиты.

Организация может включить в бланк и другие данные о себе по желанию. Кроме этого, допускается использование других видов бланков, создаваемых на основе основного фирменного бланка (например, угловой бланк, на котором будут оформлять свою корреспонденцию главный бухгалтер, директора и другое высшее руководство).

Функции бланка, таким образом, следующие:

• создание узнаваемого имиджа организации (в том числе с помощью логотипа);
• формирование положительного образа автора документа;
• обеспечение удобства переписки;
• идентификация документа организации.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении бланка не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа об утверждении бланка организации, которым можно воспользоваться для своих нужд.

В документе должны быть следующие обязательные разделы:

1. «шапка», содержащая данные об организации (название, юридический адрес, ИНН/КПП);
2. название документа и заголовок;
3. преамбула, в которой отражается формальный повод для составления приказа (« в целях обеспечения единообразия при оформлении документов организации»);
4. слово «приказываю»;
5. текст приказа, содержащий информацию, о которой мы рассказали выше;
6. при необходимости — указание на внесение изменений в инструкцию по делопроизводству;
7. указание на ответственных лиц за доведение приказа до сведения заинтересованных лиц и контролирующее исполнение приказа лица;
8. должность, подпись руководителя и ее расшифровка.

Приказ об утверждении бланка организации относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно. С приказом заинтересованные лица могут быть ознакомлены на листе ознакомления с приказом.

Как создается

Фирменный бланк можно создавать тремя разными способами:

1. Самостоятельно придумать логотип и сделать зарисовку дизайна будущего бланка.
2. Заказать разработку и печать в полиграфическом производственном предприятии.
3. Использовать готовые шаблоны, которые есть в специальных программных обеспечениях.

Как сделать бланк запоминающимся

Чтобы бланк был легко запоминающимся необходимо:

• стремиться к простоте;
• воспользоваться графическими редакторами (Photoshop, Illustrator, InDesign);
• определиться с информацией, которая должна бросаться в глаза и выделить любыми способами;
• использовать оригинальную форму с необычным сочетанием цветовой палитры;
• не «размазывать» картинку.

ВАЖНО! Логотип лучше всего использовать в углу бланка или рядом с полным названием организации.

Но ни в коем случае его нельзя:

• размещать несколько раз на одном листе;
• использовать логотип в качестве фонового рисунка.

Что касается последнего, то это объясняется тем, что в большинстве случаях организации чаще всего передают документы, используя факс, а факсимильная связь будет очень плохо печатать на термопленке «перегруженные» графическими элементами документы, следовательно, при пересылке логотип очень плохо будет видно.

Что отображается в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем обязательно должно содержаться следующее:

• логотип и полное ее название;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• заголовок;
• дата, когда составлен приказ;
• город, где был составлен документ;
• регистрационный №;
• прописана фраза – «В целях оптимизации процесса делопроизводства и обеспечения единобразия при оформлении… (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись директора и ее расшифровка.

В самом тексте должны быть указаны примерно такие формулировки:

1. Утвердить и ввести в действие с ..по .. год общий бланк для писем, приказов основной деятельности, служебных записок, а так для прочих видов документов.
2. Документы…(название организации) изготавливать только на бланках, утвержденных п.1 настоящего приказа. Применение других бланков не допускается.
3. Секретарю-делопроизводителю не принимать для согласования, подписания и утверждения должностными лицами …(название организации) проекты документов, изготовленные на бланках форм, отличных от утвержденных п. 1 настоящего приказа.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за (собой или другим сотрудником).

Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа

Перечень требований, которые должен соблюдать специалист во время составления приказа:

• Придерживаться установленного законом интервал между краями страницы и текстом.
• Приказ издается только на белой и высококачественной бумаге формата А4.
• Дата должна быть прописана цифрами.
• Указать контактные данные организации.
• Нельзя использовать государственную символику РФ.
• В документе должны присутствовать все подписи и их расшифровки.
• Оттиск печати.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения

Чаще всего заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• отсутствие банковских реквизитов;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не указать время действия утвержденных фирменных бланков;
• не указать должность;
• вносить поправки простым карандашом либо ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• много исправлять в документе;
• допускать орфографические ошибки;
• искусственно состаривать приказ;
• затирать ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Чтобы исправить ошибки в документе, то необходимо выполнить следующее:

1. Переделать документ – это способ актуален в том случае, если ошибки были обнаружены:
   • до того как начальник поставил подпись;
   • в момент подписания.
2. Напечатать новый документ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, который аннулирует приказ, где присутствуют различного рода ошибок и должен содержать следующее:
   • № документа;
   • дата, когда он был составлен;
   • название;
   • сам текст должен начинаться со слов «Считать недействительным»;
   • кратко, почему его решили аннулировать;
   • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
   • подпись.