Протокол это распорядительный или организационный документ

Протокол — организационно-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в оде которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — окончание. Например, 12-14.03.93.

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведение, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например, «совещание студсовета», «заседание комиссии», «собрание трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола распадается на две части: первую — вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую — основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например:

Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («ОБ»).

В ряде случаев, например при протоколирование заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слова СЛУШАЛИ, начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируется также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось.

Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случа­ях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

От его квалификации, умения вникнуть в суще­ство обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной запи­си выступлений. Протокол оформляется на общем бланке форма­та А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделе­ния), указание вида документа (протокол), дата заседания, но­мер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда прото­кол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окон­чательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата нача­ла заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний кол­легиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года).

В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название кол­легиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) при­ступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, сек­ретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. Пос­ле тире указывают фамилию председателя, инициалы.

Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С. Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок офор­мления этого раздела следующий.

В протоколе заседания постоян­но действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записыва­ются фамилии приглашенных с указанием их должности. На рас­ширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный спи­сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за­пись в самом протоколе.

Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» ука­зывается, сколько человек должно присутствовать и сколько при­шло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акци­онерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присут­ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисля­ются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора . (фамилия, ини­циалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника со­циологической службы . (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний кол­легий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО­ВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с но­вой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначаю­щими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записыва­ются в протокол, а через тире после фамилии докладчика иди выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постанов­ления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Например:

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. — краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное. до 15.05.97.

1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре

выставку. к 11.05.97.

Председатель Подпись В.А.Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколе указываются ре­зультаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседани­ях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии высту­павших. Получить представление о характере замечании, ходе об­суждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоко­лу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагают­ся к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные со­вещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь чер­новик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, до­бавляется, выверяется и оформляется.

Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Распорядительные документы: приказы, распоряжения оформление с 01.01 2022

Распорядительные документы, ими являются: приказы, распоряжения и постановления, решения.

Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства: шире стали применяться системы электронного документооборота и более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты.

При оформлении распорядительных документов также можно руководствоваться пунктом 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных ВНИИДАД.

В предыдущей статье рассмотрели общие требования к созданию документов, в сегодняшней статье рассмотрим оформление распорядительных документов: какие реквизиты используются, как оформляется приказ, распоряжение и распорядительные документы коллегиальных органов.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, педагогического совета, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Распорядительные документы: приказы, распоряжения оформление с 01.01 2022

Распорядительные документы, ими являются: приказы, распоряжения и постановления, решения.

Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства: шире стали применяться системы электронного документооборота и более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты.

При оформлении распорядительных документов также можно руководствоваться пунктом 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных ВНИИДАД.

В предыдущей статье рассмотрели общие требования к созданию документов, в сегодняшней статье рассмотрим оформление распорядительных документов: какие реквизиты используются, как оформляется приказ, распоряжение и распорядительные документы коллегиальных органов.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, педагогического совета, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Распорядительные документы: протокол, постановление

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как: совет директоров, педагогический совет. В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа «КОЛЛЕГИЯ …ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СОБРАНИЕ….РЕШИЛО» «УЧЕНЫЙ СОВЕТ РЕШИЛ».

Обязательно протокол ведётся на конференциях, совещаниях, заседаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
• какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил».

Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Протокол — виды, правила ведения и оформления, образцы

Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол.

Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании.

Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями.

Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании.

Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы.

Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью.

Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа.

Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д.

Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

• конференций коллегий;
• семинаров федеральных органов исполнительной власти;
• собраний трудового коллектива, акционеров;
• заседаний совета директоров.

• полное название организации;
• наименование документа;
• регистрационный номер и дата его выдачи;
• место издания и составления протокола;
• подробное описание хода заседания;
• подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

• в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
• в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Выбор формы протокола зависит от решения главного руководителя коллегиального органа или владельца компании. В верхней части указывают заголовок. В нем отображается полное наименование коллегиального органа или конференции.

Он может выглядеть следующим образом: «Протокол совещания об утверждении новых инвесторов», «Протокол заседания комиссии, которая проводит аттестацию деятельности организации». Ниже под заголовком идёт текст. Он включает в себя вводную и основную часть.

Сначала пишут информацию в краткой форме. Секретарь фиксирует данные председателя, количество участников, которые пришли на собрание. Если их много, то в документе делается отметка, после чего все приглашённые перечисляются на отдельном листе.

В протоколе можно указать не более 15 фамилий. Их пишут в алфавитном порядке. Рядом с каждым человеком нужно указать его должность и место работы.

Эти данные прописывают и в том случае, когда на встречу пришла большая группа людей. Если совещания проводятся на постоянной основе, и состав участников не изменяется, тогда должности присутствующих указывать не нужно. Перечисление оформляется по всей ширине строки с одним междустрочным интервалом.

После вводной части пишут повестку дня.

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

• предложения слушали;
• во время заседания выступали следующие участники;
• постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

1. Раздел «Слушали». Если протокол составляется по краткому содержанию, тогда здесь указывается только фамилия выступающего. В полном документе дополнительно обозначаются инициалы и подробное содержание доклада. Секретарь должен написать сообщение, всю информацию и отчёт. Когда докладчик представляет на всеобщее обозрение вопросы в письменном виде, тогда в поле темы выступления нужно сделать пометку, что текст прилагается. Вместе с протоколом подшивается копия с содержанием.
2. Раздел «Выступили». В кратком документе указываются только фамилии людей, которые предложили свои варианты решения спорных вопросов и конфликтов на предприятии. В полном протоколе отображают всю информацию, которая прозвучала на конференции. Это могут быть даже встречные вопросы, дискуссии и обсуждения.
3. Раздел «Постановили». Здесь фиксируют общее решение, которое было принято с помощью голосования. Его формулируют кратко, лаконично и без лишних подробностей. Важно детально отобразить информацию, чтобы она не имела другого толкования и была осмыслена правильно. В этом разделе указывают фамилии людей, которые принимали участие в голосовании, поддержали идею, выступили против или воздержались от дискуссии. Решение может содержать неограниченное количество пунктов. Они должны нумероваться и располагаться в порядке значимости.

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ.

После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции.

Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.