Реквизит код формы документа

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организа­ционно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятель­ности, т.е.

тех сведений, которые характеризуют автора. Эти дан­ные «выполняют» правовую функцию и необходимы для прида­ния управленческому документу юридической силы.

Наименование организации — автора документа указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием.

Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации — автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Фирменные наименования

Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и уни­тарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформле­нию реквизита «наименование организации» должны соблю­даться и при подготовке внутренних документов.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в .
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, . Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления . Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН .
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской .
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. .
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без .
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в . Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной .
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

Реквизит 07 (обяз.) — «Код формы документа»

Код формы документа, входящего в состав УСД (унифицированной системы документации), проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков;

• сокращения количества применяемых форм;

• контроля состава документов и исключения дублирования информации.

Реквизит 08 (обяз.)— «Наименование организации»На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименование организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации над наименование организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

Наименование организаций одного уровня

располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит 09 (доп.)— «Справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Реквизит 10 (обяз.)— «Наименование вида документа»

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

Наименование документа пишется прописными буквами.

Вопрос 23. Реквизиты 11-15.

Реквизит 11 (обяз.)— «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания или утверждения

Ò для протокола — дата заседания (принятия решения);

Ò для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Ò Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 5 июня 2008 г.

следует оформлять 05.06.2008.

Ò Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2008 г.

Реквизит 12 (доп.)— «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит13 (доп.)— «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.)

Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения «На ваше письмо от. № . сообщаем . »

Реквизит 14 (доп.) – «Место составления или издания документа»

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место составления документа не указывается, если:

• оно включено в состав наименования организации (например, мэрия Москвы);

• в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»).

Сокращение «г.» (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт- Петербург».

Реквизит 07 – код формы документа

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. 2

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. 3

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). 4

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. 5

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. 6

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак — контрольное число. 7

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Рис. 1. Расположение реквизита «Код формы документа» на формате А4 углового бланка 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

Рис. 2. Расположение реквизита «Код формы документа» на формате А4 продольного бланка 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01.

– М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.7. 2 Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.

М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

3 Там же. 4 ОК 011-93. Общероссийского классификатора управленческой документации.

– Изд. ноябр. 2003 г.

с Изм. 1-20. – Введ.

1994-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Введение.

5 Там же. – Введение. 6 Там же.

– Введение. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.