Сколько должны храниться договора в организациях

Срок хранения договоров с поставщиками — минимум 6 лет после их исполнения. С 01.01.2022 порядок прописали в 44-ФЗ.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:

1. Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
2. Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
3. Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем — требуемый вид.
4. Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
5. Если сроки в приказе № 236 и 44-ФЗ отличаются, то надо ориентироваться на Федеральную контрактную систему.

Каковы сроки в зависимости от типов соглашений

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2022 году:

• 75, если документ закончен делопроизводством до 01.01.2003;
• 50, если после этой даты.

Все документы, которые связаны с закупками по 44-ФЗ, теперь хранят минимум 6 лет. При сравнении двух нормативов — 44-ФЗ и приказа № 236 — заказчик выбирает порядок, описанный в Федеральной контрактной системе.

А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2022 году.

Тип договора	Сколько хранить (лет)	Примечание
Заем	5
Кредит
Заем с условием о залоге имущества	10	Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Кредит с условием о залоге имущества

И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2022 году.

Если документ однозначно не указан в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019, то храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечения срока действия или прекращения обязательств по нему.

Сколько хранить, если в перечне нет такого типа

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.

Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:

• на граждан — от 1000 до 3000 рублей;
• на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Какой срок хранения договоров в организации?

В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.

Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.

Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?

Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:

1. Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
2. Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
3. Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
4. Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.

Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).

Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:

• на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
• 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
• 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
• 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).

В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.

Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.