Удостоверение верности копий документов

Очень часто людям, подающим документы в какие-либо организации, требуется предоставить нотариально заверенные копии оригиналов. Они обладают юридической силой, аналогичной силе самих исходных документов. Копии зачастую делают для того, чтобы избежать необходимости подавать сам документ.

Заверение копий каких-либо документов производится нотариусами очень часто. Все нюансы этого процесса закреплены законодательно. Во время заверения копии специалист подтверждает, что содержание исходного документа, выданного государственным органом, физическим или юридическим лицом, не противоречит законодательству.

Копии бумаг, подлежащие нотариальному заверению, могут быть сделанными:

1. С оригинала
2. С выписки из документа – тогда, когда исходный вариант бумаги содержит несколько решений, не имеющих между собой непосредственной связи. При этом выписка должна целиком содержать текст по выбранному вопросу.
3. С копии, заверенной ранее у нотариуса в соответствии со всеми принятыми законом нормами.

К заверению принимаются только такие копии, которые идентичны оригинальному документу. В случаях, когда копия располагается на нескольких листах, все они обязаны быть скреплены, каждому листу дается номер.

В нашей стране нотариусы не занимаются заверением копий документов, не соответствующих требованиям закона, а также бумаг, текст которых – на иностранном языке. Иностранные бумаги должны быть переведены лицензированным переводчиком, который поставит на оригинале и копии свои печати.

Непригодными к заверению считаются копии, имеющие видимые исправления, с трудночитаемым текстом, написаны карандашом, напечатаны на ветхой бумаге.

Согласно последним нововведениям законодательства, начиная с июля 2015 года подать копию любого документа нотариусу с целью заверения стало намного проще. Требования к копиям смягчились:

1. Копии на нескольких листках не обязательно прошивать, достаточно обеспечить их скрепление так, чтобы стало очевидно, что листки не подменены.
2. Раньше никакие исправления копии не были приемлемы, теперь же вопрос обстоит иначе. Исправления, которые незначительны для реализации целей документов, и если нотариусу ясно содержание текста копии, а сами исправления не сделаны для важнейших и точных пунктов документа (ФИО, даты, суммы и пр.), считают допустимыми.

За услугой по заверению копий документов нотариусом могут обращаться все граждане. Копия будет рассмотрена, даже если человек не является владельцем документа.

Приступая к работе, специалист тщательно проверяет, не присутствует ли различий между оригиналом бумаги и предоставленной клиентом копией. Сравниваются как детали оформления и дизайна, так и формулировки и смысл текстов бумаг.

После того, как процедура заверения будет окончена, нотариус выдает копию обратившемуся. Непременным условием для выдачи ее на руки является официальное подтверждение личности клиента. Лучше всего для предъявления нотариусу подходит паспорт.

Информация получена из открытых источников для ознакомительного использования. Отзывы являются оценочными суждениями их авторов и не имеют отношения к редакции сайта. Ответственность за достоверность отзыва несёт его автор.

Лекция № 8. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи и верности перевода. Передача заявлений граждан и юридических лиц

1.Требования к документам, предъявляемым для свидетельствования верности копий (ст. 45, 78 Основ законодательства РФ о нотариате).

2.Выписка из документа. Понятие, порядок свидетельствования.

3.Свидетельствование подлинности подписи на документе.

4.Свидетельствование верности перевода с одного языка на другой. 5.Полномочия нотариуса по свидетельствованию верности перевода. 6.Требования к переводчику.

7. Передача заявлений граждан и юридических лиц. Процедура совершения передачи заявления и выдача соответствующего свидетельства.

Часть 1 статьи 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате содержит требования к любым документам, предъявляемым к нотариусам, не только для свидетельствования верности копий документов, но и для совершения других нотариальных действий, а именно: «Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы».

Статья 77 Основ законодательства РФ о нотариате содержит норму, согласно которой нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения несколько отдельных, не связанных между собою вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства. При этом следует иметь в виду, что подлинность подписи на таком документе должна свидетельствоваться нотариусом в день составления этого документа. Нотариус свидетельствует подлинность подписи граждан не на всех документах, а только на тех, содержание которых не противоречит законодательным актам РФ.

К примеру, на договоре аренды помещения между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем подлинность подписи не может быть засвидетельствована, так как сделки нотариус, согласно статье 35 Основ, удостоверяет (форма № 29 Приказа Минюста № 99 от 10 апреля 2002 г.)

Статья 45 Основ о нотариате содержит требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий – нотариусы не принимают документы, имеющие подчистки либо подписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

При свидетельствовании копии с документа нотариус должен убедиться в том, что это именно документ, и что документ предъявлен в подлинном экземпляре. Нередко встречаются случаи, когда граждане просят засвидетельствовать копии с газеты (как правило, «Российской газеты», мотивируя это тем, что это официальное издание), предъявляют личные письма, талончик к врачу и т.п.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года № 28 содержат понятие документа. Документ – это зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющими его (документ) идентифицировать.

Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ.

Данный Госстандарт содержит еще ряд определений и терминов, таких как подлинный документ, копия документа, дубликат документа. Приведу понятие копиидокумента – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа без подлинника недействительна, не имеет юридической силы. Если прочитать удостоверительную надпись на копии с документа (форма № 51 Приказа № 99 от 10 апреля 2002 года), то буквально эта надпись звучит так:

Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Печать Нотариус Подпись

Примечание к формам N 51, 52, 53: В текстах удостоверительных надписей допускается указание даты цифрами, имени и отчества нотариуса — инициалами.

При свидетельствовании верности копии с документа нотариусу обязательно предъявляется подлинный документ. Нотариус изучает документ на предмет соответствия предъявленного носителя требованиям к документам в соответствии с действующим законодательством. Копия документа может быть изготовлена любым способом – фото, ксерокс, ризограф, отпечатана на компьютере, пишущей машинке, написана от руки, никаких ограничений здесь нет.

Если копия печатается на компьютере или пишущей машинке, то вместо подписи пишется слово «подпись», а там, где на подлиннике стоит печать, печатается «гербовая печать отдела ЗАГС Царицынского района Управления ОЗАГС г. Москвы» или «печать муниципального района Зябликово Южного административного района города Москвы». Ксерокопии и другим способом изготовленные копии документа граждане могут сделать сами, ксерокопию можно сделать и в офисе нотариуса.

Если ксерокопии снятии в офисе нотариуса, то их не нужно сличать с подлинником, если же нотариусу принесли ксерокопию, допустим, Устава предприятия на 46 станицах в 10 экземплярах, то соответствии копии подлиннику производится постранично.

При свидетельствовании верности копии с подлинного документа нотариус также осматривает документ на предмет целостности и сохранности всех реквизитов. Если документ разорван пополам (свидетельства о записях актов гражданского состояния, выдаваемые в 1960-70 г.г.) и склеен лейкопластырем, на лист бумаги, заклеен изолентой (скотча тогда не было), то с такого документа копию свидетельствовать нельзя. Очень часто на документах бывают нарисованы детской рукой каракули или рисунки, часть документа может быть залита чернилами или оторвана, размыта печать или часть документа под воздействием влаги.

В этих случаях наши граждане берут ручку и обводят то, что было написано. Не допускается свидетельствование верности копии с документа, где перед должностью стоит знак «/», поскольку неизвестно, кто расписался на документе и имело ли данное лицо право подписывать документы такого рода. За руководителя может расписаться его заместитель, исполняющий обязанности и временно исполняющий обязанности, должности «/» от руководителя не существует.

Вас не устроит документ, где перед должностью нотариус, прокурор или федеральный судья будет стоять «/».

Бывают в практике случаи, когда в документе имеются технические ошибки – 20006 год вместо 2006, в документе граждански вместо отчества Александровна – Александрович и т.д. Мне один раз предъявили Свидетельство о рождении, в котором за печатью Минюста Совета народных комиссаров (это 30- е годы 20 века) стояла дата – 1916 год. Инспектор органа ЗАГС при выдаче Свидетельства дату выдачи написал, как и дату рождения.

Во всех этих случаях нотариус отказывает устно, разъясняя порядок получения повторного документа, иногда приходится выносить постановления об отказе.

Если в документе имеется зачеркнутое слово, должно быть видно то, что было зачеркнуто, и на документе должна быть сделана оговорка следующего содержания: зачеркнутое «1992» и «18» не читать, вписанному «1993» и «20» верить, читать вместо «18 января 1992 года» «20 января 1993 года», а не «вписанному от руки» верить. Неизвестно, что еще впишут в документ. После текста оговорки на документе проставляется должность, фамилия и инициалы должностного лица, его подпись и печать учреждения, выдавшего документ, или его правопреемника.

В тех случаях, когда текст на документе был замазан специальной пастой, приравнивается к зачеркнутому тексту и должностное лицо обязано воспроизвести тот текст, который не читается, либо выдать дубликат документа или его архивную копию.

При свидетельствовании верности выписки из документа копируется не весь документ, а часть его, причем не постранично, а организационно. Например, юридическому лицу не нужно снимать копию со всего Устава, а нужно снять часть документа, где содержатся данные о составе учредителей или об управлении данным предприятием. В данном случае снимется ксерокопия с титульного листа, с последнего листа ( где содержатся реквизиты праворегистрирующего органа и данные, на скольких листах исполнен документ, а между ними вшивается ксерокопия или отдельно отпечатанный текс необходимой части документа.

Свидетельствование выписки из документа встречается довольно редко. После получения вами приложений к своим дипломам многим из вас столкнутся с проблемой засвидетельствовать у нотариуса копию с приложения к диплому, поскольку сам бланк приложения продуман неверно. Итак, на первом листе указаны реквизиты документа, ФИО студента, тема дипломной работы и данные о государственном экзамене, а также должности, подписи Ректора и печать РАП, заканчивается первый лист словами – продолжение документа на обороте.

На обороте первого листа указаны все дисциплины с оценками за период обучения, заканчивается лист словами – конец документа. Ни одной подписи и печати на обороте нет. Поэтому нотариусы отказывают в свидетельствовании данного документа целиком, а делают выписку из диплома, только с первого листа, либо не свидетельтсвуют копию с данного документа.

Существует еще один вид выписки – это выписка из реестра нотариуса о совершенном нотариальном действии, которая выдается лицу, которое получало нотариальный акт и печатается на бумажном носителе. Вам следует иметь в виду, что когда судьи запрашивают выписку из реестра нотариуса, то выдача такой выписки по запросу суда невозможна, так как предполагает внесение записи в реестр для совершения нотариальных действий паспортных и других данных о лице, которое обратилось за выпиской. Поэтому нотариус, скорее всего, вышлет по запросу суда ксерокопию той страницы реестра, на которой имеется запись о совершенном нотариальном действии.

Копия с копии свидетельствуются нотариусами довольно редко, поскольку в большинстве инструкций содержится требование предъявлять подлинник документа и заверенную копию с него. Ни в одной инструкции не написано – или копию с копии документа. То есть любой чиновник по формальным основаниям может не принять копию с копии документа, и нотариус разъясняет обратившемуся лицу, что лучше сделать копию с подлинного документа.

Однако если обратившееся лицо настаивает, нотариус свидетельствует верность копии с копии документа.

Нотариус свидетельствует подлинность подписи на документе, содержание которого не противоречит законодательным актам РФ (статья 80 Основ законодательства РФ о нотариате), при этом нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.

Заявления могут быть самыми разными – на постановку и снятие с регистрационного учета по месту жительства; в суд о том, чтобы дело в суде слушалось в отсутствие или наоборот. Для некоторых заявлений предусмотрена обязательная нотариальная форма, посмотрите перечень документов, подлежащих обязательной нотариальной форме.

Заявления от представителей юридических лиц свидетельствуются нотариусом при предъявлении документов, подтверждающих правоспособность юридического лица, аналогично, как и при удостоверении доверенности от юридического лица.

Нотариусом не могут быть засвидетельствована подлинность подписи на сделке, так как сделки нотариусом удостоверяются, и на сделках проставляются другие удостоверительные надписи, предусмотренные приказом Минюста № 99 от 10 апреля 2002 года.

Откажет нотариус и в свидетельствовании подлинности подписи на документе личного характера, шутливых или оскорбительных заявлениях, а также заявлениях от отказе от наследства в будущем (очень часто обращаются с такими просьбами).

Передача заявлений граждан и юридических лиц другим гражданам иди юридическим лицам производится лично под расписку или по почте с обратным уведомлением о вручении. В ст. 86 указано, что заявления могут быть переданы с помощью телефакса, компьютерных сетей и иных технических средств.

Однако на практике передача по факсу и иными техническими средствам практикуется редко, как правило, только между нотариусами, с предъявлением бумажного подлинного носителя позже. При передаче заявления по факсу у нотариуса не будет надлежаще оформленного бумажного носителя о том, что надлежащий представитель юридического лица получил данное заявление. Во многих офисах факсы работают в автоматическом режиме круглосуточно, наряду с документами приходит масса рекламных предложений, и нотариус не вправе выдавать Свидетельство о передаче заявления, если у него нет подтверждения в том, что заявление было передано ( см.

образцы).

Наиболее распространенным является передача заявления с предложением выкупить долю какого-либо имущества сособственнику, который уклоняется от визита к нотариусу для засвидетельствования подлинности подписи на заявлении об отказе от права преимущественной покупки в порядке статьи 250 Гражданского кодекса РФ. Также передают заявления при увольнении с работы. Передача заявления через нотариуса очень удобна – на одной стороне листа содержится заявление гражданина, на обороте – Свидетельство о том, что заявление передано, и лицо, которому заявление передавалось, в установленный нотариусом срок надлежащих мер не приняло.

В случае соблюдения сособственником ст. 250 ГК РФ при продаже доли в общем имуществе Свидетельство о переданном заявлении приравнивается к отказу сособственника от права преимущественной покупки. Особенно удобен данный вид заявлений, когда сособственник находится в другом регионе.

Удостоверение верности копий документов

Договоры

Доверенности

Согласия

Завещания

Заявления

Депозит нотариуса

Подлинность подписи

Удостоверения фактов

Протест векселя

Исполнительные надписи

Сделки

Обеспечение доказательств в интернете

Копии

Свидетельствование верности копии документа – нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа и его копии, предъявленных нотариусу. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает соответствие текста и реквизитов копии документа тексту и реквизитам оригинала.

Свидетельствование верности копии документа – одно из самых распространённых нотариальных действий. Гражданину может потребоваться заверить копию документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, и для совершения различных сделок с имуществом.

Свидетельствование верности копий документов нотариусом не менее важно и для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Заверенные нотариусом копии требуются для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств.

Заверение копий документов нотариусом осуществляется только при предъявлении подлинников документов, содержание и оформление которых не противоречит законодательным актам РФ. Заверить копию документа может любой гражданин, не обязательно являющийся владельцем представляемых документов. В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус проверяет личность гражданина, обратившегося за заверением копий документов.

Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.

Для заверения нотариусом копии документа, объем которого больше одного листа, необходимо чтобы листы документа были прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.

Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии, что копия документа заверена в нотариальном порядке, либо выдана юридическим лицом, которому принадлежит и оригинал документа.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если:

• В тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные оговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они допустимы);
• Документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;
• Документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
• Оттиска печати на документе, представленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ;
• Нарушена целостность документа;
• Документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;
• Документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора;
• Подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом;
• Документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа;
• Запрещено свидетельствовать верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф “Секретно” и “Совершенно секретно”.

Особенности свидетельствования верности копий отдельных видов документов:

Действующие законодательство содержит случаи, когда в документе не допускаются какие-либо (в том числе оговоренные) исправления, например:
– в документах об образовании;
– в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния;