Заявка на канцелярские товары образец

Техническое задание на канцелярские товары — это документ, в котором заказчик описывает основные свойства и характеристики приобретаемой продукции. Техзадание обязательно публикуют вместе с извещением о закупке.

Структура технического задания

Техническое задание является обязательным элементом любой закупочной документации. В технической части заказчик отражает, какие функциональные, технические, эксплуатационные характеристики товаров, работ и услуг ему необходимы.

Описание объекта закупки регулируется ст. 33 Федеральной контрактной системы. Структура технического задания меняется в зависимости от конкретного объекта госзаказа. Но есть общие правила составления техзадания (ч. 1 ст. 33 44-ФЗ):

1. В описании приводятся только потребительские свойства и основные характеристики товаров. Отсылки к фирменным наименованиям и товарным знакам ограничивают конкуренцию среди участников. Если указание на товарный знак необходимо, заказчик приписывает фразу «или эквивалент».
2. Объект закупки описывается с учетом действующей в его отношении терминологии. В технической части следует ссылаться на актуальные нормы, правила и госстандарты.
3. Заказчик вправе включать спецификации (рисунки, чертежи) в техзадание при необходимости.

В техзадании на закупку канцелярских товаров следует указать требования к товарам и упаковке, место поставки, условия гарантии.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить техзадание без ошибок и нарушений.

Алгоритм составления технического задания на канцтовары

При описании характеристик, свойств и требований к канцтоварам необходимо воспользоваться каталогом товаров, работ и услуг (п. 7 Правил использования КТРУ). Чтобы проверить наличие закупаемой позиции в КТРУ, необходимо ввести в строку поиска название или код ОКПД2 товара.

Если продукция присутствует в каталоге, то в описание включаются все показатели из КТРУ. Менять их нельзя. Разрешено добавлять собственные характеристики, но в этом случае заказчику следует включить в документацию обоснование использования допхарактеристик (пп. 5, 6 Правил использования КТРУ).

Инструкция, как составить техзадание для закупки канцтоваров:

1. Прописать название заказа.
2. Предъявить общие требования к товарам, и конкретные — к объекту закупки, к исполнителю.
3. Определить объем закупок.
4. Прописать порядок и место поставки.
5. Указать дополнительные условия — требования к качеству продукции, упаковке, гарантии.

Образец

Так выглядит техническое задание на канцтовары по 44-ФЗ для закупок у СМП и СОНКО:

на поставку канцелярских товаров для нужд ГБУ «Идеальный заказчик»

(среди СМП и СОНКО)

Требование к товару

Поставляемый товар — новый товар (товар, который не находился в употреблении, в ремонте, в том числе который не был восстановлен, у которого не была осуществлена замена составных частей, не были восстановлены потребительские свойства).

Качество товара соответствует установленным в Российской Федерации государственным стандартам и подтверждается соответствующими документами, оформленными в соответствии с требованиями нормативной документации

Дополнительные сведения, требования

Поставка и погрузочно-разгрузочные работы (включая разгрузку товара на складе Заказчика) осуществляются силами и транспортом Поставщика (или привлеченным) без дополнительных расходов со стороны Заказчика.

Обоснование необходимости использования показателей, требований, условных обозначений и терминологии, не установленных в соответствии с законодательством о техническом регулировании, законодательством о стандартизации РФ.

Применение параметров, условных обозначений и терминологии, касающихся технических, функциональных (потребительских свойств) и качественных характеристик товара, не учтенных Техническими Регламентами Таможенного Союза и национальными стандартами, обусловлено необходимостью поставки товара надлежащего качества, с параметрами, в наибольшей степени удовлетворяющими потребность Заказчика.

Применение параметров, условных обозначений и терминологии, касающихся технических, функциональных (потребительских свойств) и качественных характеристик товара, не учтенных каталогом товаров, работ, услуг, обусловлено необходимостью поставки товара надлежащего качества, с параметрами, в наибольшей степени удовлетворяющими потребности Заказчика.

Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения.

Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

Видео о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа. Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон.

Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу. Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

1. Наименование организации.
2. Дата составления записки.
3. Данные сотрудника, составившего записку.
4. Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
2. Текст не имеет причины обращения.
3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
4. В тексте использованы просторечия.
5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
6. Введенные данные не соответствуют действительности.
7. Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях.

Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема». Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.