Заявление о переходе на удаленную работу

В связи с угрозой массового распространения коронавирусной инфекции, многие предприятия приняли решение перейти на удаленный режим труда. Не стоит путать это понятие с работой на дому. Удаленная работа на период карантина, эпидемии и других чрезвычайных ситуаций регулируется законодательной базой и должна осуществляться строго в рамках Трудового кодекса.

Что должен учитывать работодатель, отправляя персонал на удаленку, и имеет ли он право заставить людей работать дома? Обо всем этом подробно читайте далее.

С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии

Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно».

Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.

Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.

Правовые аспекты перехода на дистанционную деятельность в условиях коронавируса

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

• специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
• в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
• оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
• увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Нормативные акты для перевода кадров на удаленную работу

Общее положение для дистанционной работы прописано в Трудовом кодексе РФ. Но этого недостаточно. Чтобы компания могла нормально работать, нужно создать и собственную нормативно-правовую базу с учетом особенностей деятельности конкретной организации.

Известный юрист Москвы Оксана Гордиенко рекомендует следующий алгоритм действий:

1. Создать локальный нормативно-правовой акт, в котором указать, на какое время, по каким причинам и с какой целью персонал переводится на удаленную работу.
2. Создать приказ с пофамильным списком тех, кто отправляется на удаленку.
3. Если кому-то из специалистов нужно посещать офис (например, они работают с документами, которые нельзя выносить за пределы компании), установить для этого конкретные дни. Например, в понедельник и среду юрист работает в офисе, а во вторник, четверг и пятницу – дома.
4. Ознакомить всех работников с нормативными документами под роспись.

Как перевести персонал на удаленную работу

Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать.

При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:

1. Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
2. Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).

Такое видение ситуации поддерживает и старший юрист Асият Культербаева (юридическая компания «Алимирзоев и Трофимов»). Главное правило – работник обязательно должен дать письменное согласие на изменение условий труда. Федерация независимых профсоюзов России также обращает внимание на то, что любой член команды и сам может обратиться к работодателю с инициативой перехода на дистанционную деятельность для предупреждения распространения коронавирусной инфекции.

Об этом ФНПР опубликовала на своем сайте соответствующее обращение.

Как все это происходит на практике?

Первым делом следует предложить персоналу перейти на дистанционную трудовую деятельность. Сделать это можно устно или в письменной форме. Способы контроля выполнения работы, условия оплаты труда и другие вопросы следует оговорить отдельно до заключения соглашения.

Важно: работодатель не имеет права занижать заработную плату сотруднику только из-за того, что он переведен на удаленку.

После того как все вопросы будут оговорены, специалист согласится со всеми условиями, к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Работника нужно обеспечить всеми необходимыми средствами для выполнения своих обязанностей на удаленке.

Но что делать с теми, кто отказывается переходить на дистанционную работу? Оформить перевод можно и без их согласия, не нарушая при этом Трудовой кодекс.

Пошагово это выглядит следующим образом:

1. За два месяца до вступления в силу изменений работодатель уведомляет персонал о переходе на удаленку. Для работодателей физических лиц этот срок сокращается до двух недель.
2. Подчиненного уведомляют о предстоящих изменениях, обязательно под роспись. В случае отказа им подписывать ознакомительные документы, текст уведомления зачитывается вслух в присутствии третьих лиц. При этом составляется соответствующий акт об уведомлении сотрудника.

В большинстве случаев персонал с радостью воспринимает возможность работать дома, особенно, если это поможет обезопасить себя и свою семью от инфекции. Если же вы столкнетесь с нежеланием подчиненного переходить на удаленку, смело можете предлагать ему перевод на другую должность, в том числе с понижением (если других вариантов нет).

Образцы заявлений на перевод для дистанционной работы, особенности их составления

Чтобы дистанционная работа имела законное основание, все должно быть подтверждено документально. Заявление на перевод пишется в произвольной форме. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Подпись обязательно должна быть «живая».

В заявлении указывают:

• Ф.И.О. и должность работодателя и подчиненного;
• на каком основании специалиста переводят;
• саму просьбу о переводе;
• с какого числа планируются вести трудовую деятельность в удаленном режиме;
• на временной или постоянной основе осуществляется перевод.

В конце – дата и подпись. Заявление регистрируют в соответствующем журнале. Запись в трудовую при этом можно не вносить.

Образец заявления на дистанционную работу в связи с коронавирусом — правила перевода на удаленку

Удаленный режим труда — это выход для работодателей и работников в условиях повышающейся угрозы заражения новым вирусом COVID-19 в РФ. Для перехода на дистанционную работу сотруднику нужно написать заявление, указав в качестве основания для перевода на удаленку — распространение коронавируса. Ниже приведен примерный образец документа.

Оформление перевода на дистанционную работу в связи с коронавируса

Работать в условиях коронавируса могут лишь те организации, которые занимаются деятельностью, входящей в список разрешенных. Все прочие компании должны решить вопрос с персоналом — перевести на удаленный режим труда, оформить простой, отправить в вынужденный оплачиваемый отпуск.

Не рекомендуется работодателям нарушать ТК РФ и насильно отправлять работников в неоплачиваемые отпуска за свой счет. Трудовая инспекция будет особо тщательно следить за подобными нарушениями в период коронавируса.

Также настоятельно не рекомендуется увольнять сотрудников, ссылаясь на эпидемию вируса, допускать массовые сокращения. Эти случаи также будут рассматриваться на предмет обоснованности.

Что касается перевода на удаленку (работу на дому), то это реальный выход для компаний в текущих условиях.

Не допустимо обговорить факт перехода на удаленный режим только на словах. Работодатель обязан составить приказ о работе дистанционно, получив от работника согласие в виде заявления. Кроме того, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, прописав в нем вносимые изменения в связи с новым трудовым режимом.

Подобные мероприятия должны носить временный характер, по окончании угрозы массового заражения коронавирусом работодатели вправе вернуться к прежнему режиму работы на стационарных рабочих местах на территории компании.

Для перехода на удаленку от работника требуется лишь одно действие — написать заявление с просьбой об удаленном режим или с согласием на него, если предложение исходит от руководителя. Причиной данной просьбы указывают опасность заражения коронавирусом (эпидемия COVID-19).

Как работнику написать заявление для перехода на удаленную работу?

Типовых бланков для заявления, оформляемого по причине перевода на домашний режим труда в связи с коронавирусом, не существует, поэтому работники вправе составить текст документа в произвольном виде.

Заявление с просьбой о переходе на удаленку работник пишет, если сам инициирует начало данной процедуры. То есть предложение о переводе исходит от сотрудника, а не от работодателя.

Текст пишется на обычном листе бумаги А4. В правом углу вверху — реквизиты руководителя, свои данные. По центру — название бланка (заявление).

Непосредственно текст должен содержать исчерпывающую информацию о просьбе и ее причине:

• просьба перевести на дистанционный режим труда;
• причина перевода — угроза распространения коронавируса (официальное название вирус COVID-19);
• сроки перевода — с какого по какое число работник планирует работать удаленно от компании;
• возможно добавить фразу о необходимости сохранения заработной платы на период удаленки.

Написанный текст заверяется сотрудником, ставится дата оформления, после чего документ подается руководителю на согласование и дальнейшее оформление процедуры перехода на дистанционную работу.

Пример оформления:

Как сотруднику оформить согласие на удаленку?

Возможно, что перейти на режим работы из дома в период коронавируса предлагает работодатель в письменном уведомлении. Тогда работнику нужно письменно ответить на данное предложение согласием или отказом.

Согласие составляется в форме типичного заявления, отличающегося от вышепредложенного лишь текстом незначительно.

Вместо просьбы о переводе на удаленку работник должен высказать свое согласие на такой переход, указав реквизиты уведомления от руководителя.

Также приводятся сроки дистанционного режима и причина — опасность коронавируса.

Пример оформления:

Работник должен понимать, что удаленная работа не означает свободный график и повышенное время для отдыха. На этот период сохраняется действие трудового законодательства, за работником и работодателем сохраняется их права и обязанности с учетом положением гл.49.1 ТК РФ, где разъяснен порядок дистанционного труда.