Как заверить последнюю страницу трудовой книжки

Если вам нужна копия трудовой, её нужно заверить у нотариуса. Заверение трудовой книжки – процедура, что нуждается в профессионализме нотариуса. Нотариусы выставляют разную стоимость за свои услуги, но они не превышают тарифов, что установлены законом.

Обратившись к специалисту, получите возможность доказать, что являетесь достаточно квалифицированным, чтобы заниматься именно этим видом деятельности. Поскольку трудовая книжка является важной частью трудовых отношений. Заверение её копии, подтверждает, что гражданин не придумал себе трудовой опыт.

Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

• часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
• в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
• образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
• имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
• данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
• оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

Какую отметку поставят, выполняя заверение копии документа

Согласно ГОСТу возможны два варианта отметок, которые получит книжка. Подходящий вариант выбирается зависимо от того, с какой целью нужна копия. Она может быть использована во внутренних или во внешних целях.

1. Если образец останется для внутреннего пользования в компании, достаточно чтобы нотариус поставил отметку, на которой написано, «Верно» или «Копия верна». На копии указывается, кто её заверял и дата заверения.
2. Если копия будет использоваться в другой компании, помимо уже описанной процедуры, нужно ещё добавить сведения о том, где хранится оригинал документа (название компании и её точный адрес). Эта надпись также должна быть заверена печать нотариуса.

Заверяется каждый листок копии по отдельности, а не вся кипа бумаг разом. В исключительных случаях (если листов очень много) их можно сшить и заверить все вместе, но такая практика не распространена и не надежная в плане юридической целесообразности. Нотариус поможет определиться, как действовать в каждом случае.

В некоторых компаниях работают штатные нотариусы, но если ваше рабочее место не относится к таким, можно воспользоваться услугами внештатного специалиста.

Общая информация

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.

А вот сам работник заверить себе трудовую не может.

Пример заверения трудовой книжки:

Может ли это сделать главный бухгалтер?

В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.

Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.

Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.

О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.

Заверения последней страницы трудовой книги

Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.

Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.

Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.

Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.

Срок выдачи копии трудовой книжки

Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.

К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.

Сколько действует заверенная копия трудовой книги?

Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.

С помощью нотариуса

Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.

Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.

На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.

Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.

Последние штрихи

Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.

Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.

Для чего заверять трудовую книжку и как это можно сделать

Трудовая книжка (ТК), это документ, который удостоверяет факт официального трудоустройства человека, занимаемую им должность, и соответственно сведения об организации, где осуществляется трудовая деятельность гражданина.

Как правильно оформить заверение

В случае, если работнику потребовалась копия трудовой книжки то он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя. Направляется такого рода запрос в отдел кадров по месту работы. Копия может быть сделана на ксероксе, сканере или написана от руки.

Также можно сделать документ в электронном виде. Зачастую такой вариант допускается применять, если записи в ТК сделаны неразборчивым почерком.

Независимо, какой вид копии использовался, все скопированные страницы нужно непременно заверить. Но стоит учесть такой нюанс, что есть два вида заверения.

Первый, это когда делаются копии всех страниц ТК, и на каждой из них проставляется:

1. дата, подпись, инициалы владельца трудовой книжки;
2. запись «копия верна» (в случае, если сведения указаны верно, без ошибок);
3. дата, подпись лица, являющегося ответственным за выдачу документа;
4. печать организации, где работает человек попросивший копию трудовой.

Во втором варианте, процесс копирования аналогичен, но все отсканированные листы сшиваются, и обязательно нумеруются. В данном случае сведения о факте заверения обозначаются на последней странице. Дополнительно отмечается запись «пронумеровано и прошнуровано». Также в непременном порядке должна быть отметка, что сотрудник еще работает.

Следует добавить, что копию ТК должны предоставить не позже 3-х дней со дня, когда обратился сотрудник с такой просьбой к начальству. На небольших предприятиях допускается направление запроса в устной форме, но все же лучше, когда будет составлено заявление письменно.

Важно! Выписка и копия трудовой книжки, хоть и предоставляют информацию об трудоустройстве человека, но являются разными. В первом варианте делается ксерокопия определенной записи, а во-втором случае, копирование осуществляется со всех страничек ТК и заверяется работодателем.

В каких случаях необходима заверенная копия

Поскольку ТК находится у работодателя, точнее в отделе кадров все время, пока человек официально работает, этот документ находится на сохранении в организации. Отдается она на руки, только после увольнения с работы. Но согласно законодательству, для получения определенных услуг, во многих учреждениях, требуется наличие документа, подтверждающего трудовую деятельность.

К примеру, ТК может понадобится для:

• оформления кредита в МФО или в банке;
• подачи бумаг, чтобы получить загранпаспорт или визу;
• трудоустройства на дополнительную работу;
• оформления пенсии или социальных льгот;
• усыновления ребенка;
• возможности получить налоговый вычет;
• определения причин увольнения сотрудника с предыдущих мест работы.

Также можно сделать непосредственно копию трудовой на тот случай, когда оригинал по каким-то причинам потеряется. При наличии такой бумаги, которая будет заверена соответствующим образом, предоставляется возможность восстановить документ.

Работодателем

Если человек официально трудоустроенный, то заверять копию имеет право только руководство организации. В данном случае, скопированный документ и удостоверенный начальством имеет юридическую силу и может быть представлен в любое учреждение при необходимости. Например, для оформления льгот, пенсий, кредита, получения образования или для подтверждения определенный фактов в ходе судебного разбирательства.

В законодательстве обозначается, что копия ТК, заверенная руководителем, отделом кадров или главным бухгалтером (если у него имеются такие полномочия) имеет срок действия всего 1 месяц. При заверении копии нотариусом, она является бессрочной.

Образец заверенной копии с записью работает по настоящее время:

Частые ошибки при оформлении

Нередки случаи, когда копия трудовой книжки становится недействительной, поскольку не были соблюдены правила ее заверения:

1. Если скопированные листы не прошивались, то на каждом из них должны присутствовать дата, подпись, отметка «копия верна» и соответственно печать. Часто такие сведения попросту не проставляются
2. На документе указаны данные ответственного за его выдачу лица, но не прописано, какую должность он занимает.
3. Могут быть случаи, когда заверение бумаги выполнял человек, не имеющих на это полномочий.
4. В скопированной версии не обозначена информация об месте хранения оригинала ТК. Если документ требуется для использования его непосредственно внутри организации, то запись о месте нахождения ставить не обязательно.

Также согласно законодательству в копии трудовой должны отмечаться сведения, что сотрудник на текущее время продолжает выполнять свои должностные обязанности.

Справка! Копия ТК заверенная работодателем действует 1 месяц, нотариусом — бессрочная, но если в трудовую книжку не вносятся новые записи. Когда в документе будут указаны данные после процедуры заверения, копия автоматически становится недействительной.