Сотруднику переплатили заработную плату что делать

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов.

Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда переплату можно удержать

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.

Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

• излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.

Важно

Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);

• сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
• ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.

Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:

• по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
• по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).

Сроки удержания

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.

Какие документы оформить

Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:

Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:

Как рассчитать сумму удержаний

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

Пример 1

При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.

Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб.

Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.

Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.

Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб.

= 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб.

– 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб.

– 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб.

– 4698 руб.) = 23 316 руб.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

• НДФЛ;
• взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
• налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ.

Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ).

Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

Пример 2

При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года.

Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:

• пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
• взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
• взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).

Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб.

+ 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб.

+ 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.

Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

• из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
• в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда).

Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Излишне выплаченная заработная плата: как вернуть деньги

На практике нередко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника.

Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?

С чем может столкнуться работодатель

Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс.

Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.

Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:

• Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
• Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
• Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.

Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими).

Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.

В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра).

Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.

Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.

Добровольный возврат

В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:

«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п.

4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы.

О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».

После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:

«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».

После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат.

Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70.

В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ.

Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.

Если работнику переплатили – как вернуть деньги

В жизни любой организации может случиться ситуация, когда работнику начислили больше денег, чем ему положено. Когда этот факт обнаруживается, конечно, организация хочет излишне уплаченные суммы вернуть. Но захочет ли сотрудник их возвращать? И когда от его желания ничего не будет зависеть? А главное, как все это правильно оформить?

Ответы на эти вопросы есть в ст. 137 и 138 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Прежде всего, там перечислены случаи, когда работодатель точно может рассчитывать на возврат излишне начисленных сотруднику сумм (ст. 137 ТК РФ):

• Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы. Надо признать, такие случаи в наше время не встречаются – зарплату никто не выдает авансом. Все составные части оплаты труда выплачиваются после того, как сотрудник отработал.
• Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса. Эти ситуации встречаются – когда для поездки в командировку или для переезда в другую местность сотруднику были выданы суммы, но он не все израсходовал, а по остатку не отчитался.
• Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок. ТК РФ не содержит определения, что признается счетной ошибкой, но это понятие есть в других документах. Так в письме Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 сказано, что «счетная – это арифметическая ошибка». В апелляционном определении Свердловского областного суда от 25.04.2018 по делу № 33-6939/2018 есть похожее определение, указывающее на то, что счетная ошибка – «это действия, связанные с подсчетом, а именно: сложение, вычитание, умножение, деление». Исходя из этих определений, понятно, что в наше время в чистом виде счетная ошибка почти невозможна – все расчеты автоматизированы.
• Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания судом вины работника в невыполнении норм труда. В этом случае вернуть деньги будет проще всего – у работодателя на руках будет решение суда.
• При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск за неотработанные дни отпуска. Этот вариант встречается часто – многие сотрудники увольняются, не доработав год до конца.

Как видите, перечень ситуаций, когда организация однозначно может рассчитывать на возвращение тех денег, которые переплатили работнику, закрыт. Чаще всего в случаях излишних выплат организации говорят о счетной ошибке, но далеко не все ситуации попадают под этот пункт. Судебная практика показывает, что многое счетной ошибкой не признается, а суды применяют термин «техническая ошибка».

Например, двойное перечисление заработной платы или пособия счетной ошибкой не признается (см. апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.02.2018 по делу № 33-3337/2018).

Также не будут являться счетной ошибкой ситуации, когда для расчета применялись неверные исходные данные (например, тарифная ставка или оклад) или в базы для автоматизированного расчета были внесены неверные цифры (см. апелляционное определение Белгородского областного суда от 20.02.2018 по делу № 33-1062/2018).

Чаще всего, к техническим ошибкам относят суды и сбой программного обеспечения (см. апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.07.2018 по делу № 33-13081/2018, апелляционное определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016). Однако в таких случаях шанс на признание переплаты счетной ошибкой есть.

Технический сбой программы может быть признан счетной ошибкой, если он выражался в неверных арифметических действиях – программа не вычла из суммы ранее перечисленную работнику заработную плату (см. апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.08.2014 по делу № 33-10640/2014) или не удержала (не вычла) НДФЛ (см. апелляционное определение Верховного суда республики Карелия от 25.03.2016 по делу № 33-1060/2016).

Для признания вам потребуется заключение IT-службы о наличии такого сбоя и подтверждения правильности действия работника бухгалтерии, который работал с программой, чтобы доказать, что человеческого фактора тут не было.

Не получится признать счетной ошибкой и случаи, когда за один период работник получил оплату по нескольким основаниям. Например, ему оплатили и больничный, и зарплату. Или сотруднице за один период была начислена и заработная плата, и пособие по уходу за ребенком (см.

апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 02.10.2018 по делу № 33-6584/2018).

И уж точно не признают счетной ошибкой неправильное применение законодательства при расчете. Например, расчет среднего заработка с учетом сумм, которые не должны быть учтены.

В любом случае, если организация обнаружила факт переплаты сотруднику, этот факт надо зафиксировать – актом или докладной запиской. Если ситуация подпадает под условия ст. 137 ТК РФ (например, в вашем случае – однозначно счетная ошибка), то надо подробно это указать, со всеми расчетами.

Даже в этих случаях работодатель не может самостоятельно начать удерживать с сотрудника деньги. Нужно письменное согласие сотрудника. Например, заявление, в котором работник, после ознакомления с актом, согласится с возвратом излишне уплаченного.

Идеально, если там будет фраза «размеры и основания удержания не оспариваю». После этого можно издать приказ и начать удерживать деньги из заработной платы, но не больше, чем 20% каждый раз (ст. 138 ТК РФ).

Не забудьте, что на все это у вас срок – один месяц.

Если же работник отказывается добровольно возвращать деньги или сроки вы пропустили – то остается только обращаться в суд.

А что делать, если сразу понятно, что ваша ситуация неоднозначная? В любом случае, акт составить надо. И попробовать договориться с работником. Достаточно часто лояльные сотрудники идут навстречу и деньги возвращают.

Если же он отказывается, можно попробовать доказать в суде неосновательное обогащение работника, хотя это не так просто (ст. 1102 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ).

В статье 1109 ГК РФ сказано, что заработная плата и приравненные к ней платежи не могут быть признаны неосновательным обогащением, но в российской судебной практике есть случаи, когда работодателям удавалось вернуть деньги по этой статье (см. апелляционное определение Московского городского суда от 22.03.2018 по делу № 33-11367/2018, от 04.09.2018 по делу № 33-35202/2018). Организации в этих случаях говорили о том, что зарплату работник получил, и ее никто не оспаривает, а вот переплата зарплатой не является и не может быть к ней приравнена.

В целом, надо сказать, что процесс возврата излишне уплаченных сумм работнику может быть непростым, если со стороны сотрудников нет лояльного отношения к работодателю.

Как удержать у работника переплату по зарплате: инструкция для бухгалтера-бюджетника

Единственная настоящая ошибка — не исправлять своих прошлых ошибок. Эти слова принадлежат великому мыслителю Конфуцию и подходят к работе бухгалтера.

У бухгалтеров могут возникнуть ошибки при начислении заработной платы. И закон категоричен по этому вопросу: излишне выплаченная зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. В статье разберем, как действовать, если случилась переплата при начислении зарплаты.

Когда можно удержать излишне выплаченное

Как исправлять ошибки в учете приведено в ФСБУ «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (приказ Минфина России от 30.12.2017 №274н).

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь, необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась (ст. 137 ТК РФ).

Зарплату, излишне выплаченную работнику, можно взыскать в трех случаях:

• счетная ошибка;
• орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труд (простое);
• суд установил, что зарплату излишне выплатили работнику из-за его неправомерных действий.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. Если работник вносит деньги сам, то недобросовестности с его стороны нет.

Бухгалтерия может и сама удержать сумму излишне выплаченной зарплаты. При этом работодатель должен проинформировать работника в письменной форме. Для осуществления удержаний работник должен быть согласен с их размером и подтвердить это письменно.

ТК РФ не содержит определения понятия «счетная ошибка». В статье 137 ТК РФ названы два условия удержания переплаты:

1. работник не оспаривает основание и размер переплаты;
2. приказ об удержании переплаты руководитель подписал в течение месяца со дня окончания срока, который установлен сотруднику для возврата аванса или неправильно исчисленных выплат.

Если оба условия выполняются, можете удержать переплату. В противном случае предложите работнику внести излишне выданную сумму добровольно. Если он отказывается, взыщите долг через суд или простите.

Следует помнить, что при отсутствии недобросовестности со стороны сотрудника и счетной ошибки не возвращают в качестве неосновательного обогащения зарплату и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда жизни или здоровью, алименты (ст. 1109 ГК РФ).

Как отразить

Удержание (возврат) переплаты следует рассматривать как самостоятельный факт хозяйственной жизни в виде начисления доходов от компенсации затрат.

По общему правилу доходы от компенсации затрат учреждения относятся на статью 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат» аналитической группы подвида доходов бюджетов и подстатью 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ (п. 12.1.3 Порядка N 85н, пп. 9.3.4 п. 9 Порядка N 209н).

Операции по начислению и поступлению доходов в виде компенсации затрат отражаются по КФО 2 независимо от источника финансового обеспечения деятельности, за счет средств которого осуществлялись соответствующие расходы (выплаты) (письмо Минфина России от 23.12.2016 N 02-08-07/77797).

Начисление доходов и поступление денежных средств от сотрудника следует отразить с применением счета 2 209 34 000 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» по АнКВД 130 в увязке с подстатьей 134 КОСГУ (письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912).

Проводки (сотрудник возвращает деньги в кассу учреждения):

1. Д 0 209 34 567 К 0 401 10 134

— отражена задолженность сотрудника перед учреждением;

2. Д 0 201 34 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВД 130, КОСГУ 134) К 0 209 34 667

— отражено поступление денежных средств от сотрудника в кассу учреждения;

3. Д 0 210 03 561 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) К 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)

— отражено выбытие денежных средств из кассы учреждения для последующего их внесения на лицевой счет;

4. Д 201 11 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) К 0 210 03 661 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)

— отражено зачисление наличных денег на лицевой счет.

Выбирая между счетами 0 401 10 000 и 0 401 40 000, исходите из следующих фактов.

Счет 0 401 10 000 применяется в случае, если определен период поступления денежных средств, сумма задолженности определена окончательно и не оспаривается встречной стороной. Если же сумма ожидаемых доходов от компенсации затрат оспаривается, сумму поступлений невозможно надежно оценить, либо данный доход относится к следующим отчетным периодам, то начисление доходов осуществляется по дебету счета 0 209 34 000 и кредиту счета 0 401 40 134.

Как сотруднику вернуть переплату

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения; либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы.

Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).