Товарная накладная на возврат товара поставщику образец

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Чаще всего возвращают некачественный товар, но причины возврата могут быть разные:

• истек срок годности,
• невозможно продать товар,
• задержка оплаты,
• упаковка товара повреждена или вообще отсутствует,
• поставщик передал продукцию не полностью,
• нарушены условия по ассортименту, например, доставили часть товара другого цвета.

Все условия возврата нужно указать в договоре поставки товара.

Если недостатки обнаружились в процессе приемки, возвратную накладную оформлять не обязательно. Достаточно акта о расхождениях по количеству и качеству.

Разберем, как оформить возвратную накладную поставщику.

Особенности оформления возвратной накладной

При оформлении документа надо обратить внимание на некоторые особенности:

• В графе «организация-грузоотправитель» нужно указать адрес, банковские реквизиты, телефон покупателя по договору.
• Поле «плательщик» нужно заполнять, если при возврате товара покупатель намерен получить деньги обратно.
• В строке «основание» надо перечислить все документы, на основании который возвращается товар: реквизиты договора или информацию о накладных.

Нужно оформить два экземпляра документа. Смотрите образец возвратной накладной, чтобы не ошибиться при заполнении. Подписать документ должны главбух и сотрудник, который отвечает за приемку и отгрузку товара.

Документы можно составлять и внутри сервиса. Так вы сможете сэкономить до 70% времени на бумажной работе и получите архив со всеми созданными документами. Их можно сразу отправить контрагентам: на почту, в мессенджер, по ЭДО.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Оформить возвратную накладную поставщику несложно, но иногда возникают вопросы. Ответим на самые распространенные.

Возвратные накладные в 2022 году запретили?

Нет, правила для первички не поменялись. Возвратные накладные не запретили и не отменили, в 2022 году их по-прежнему оформляет покупатель. Поставщик принимает товары и делает отметку в документе.

Кто должен подписать возвратную накладную?

Главный бухгалтер и ответственный за приемку и отгрузку товаров.

Как оформить возвратную накладную поставщику, если товар отправляли автомобильным транспортом?

Что нужно указать в табличной части возвратной накладной поставщику?

В табличную часть впишите:

• название,
• количество,
• цену,
• сорт и другую информацию о товаре.

Инструкция по заполнению возвратной накладной

Возвратная накладная — это документ, который заполняется в случае претензий заказчика к количеству и качеству или возврата товара. Обычно используют форму ТОРГ-12.

Основания для заполнения накладной на возврат

Результатом заключенного контракта на приобретение товарно-материальных ценностей является поставка этих товаров. Задача поставщика — отгрузить ТМЦ строго в том количестве, которое было прописано в закупочной документации и госконтракте. Качественные характеристики должны соответствовать соглашению, заключенному сторонами.

Главной задачей заказчика является приемка и осмотр товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 513, п.

2 ст. 474 ГК РФ). Если все качественные и количественные показатели соответствуют госконтракту и спецификации, ответственный представитель заказчика подписывает товарную накладную.

Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины, когда формируете возвратные документы:

• просрочка — поставлены ТМЦ с истекшим сроком годности;
• плохое качество — качественные характеристики не соответствуют требованиям заказчика;
• ненадлежащая упаковка — нарушена целостность упаковочной тары, комплектность поставки;
• новый ассортимент — заказчик обновил ассортимент, и данные ТМЦ не входят в новый список;
• невозможность реализации — покупатель не имеет возможности использовать или продать данную продукцию.

Право заказчика на возврат закреплено в Гражданском кодексе РФ — в статьях 475 (п. 2), 482 (п. 3), 480 (п. 2). Документы на возврат оформляют и в момент самой приемки, и после постановки товаров на учет.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить возвратную накладную без ошибок.

Как заполнять акт о расхождении

Если заказчик выявил несоответствия по ТМЦ в процессе приемки и не успел поставить продукцию на учет и оформить проводки, то возврат осуществляется по следующим формам:

• ТОРГ-2 — для товарно-материальных ценностей российского происхождения;
• ТОРГ-3 — для импортной продукции.

По сути, это не накладная на возврат, а акт, в котором заказчик предъявляет претензии поставщику по поводу всей партии поставки или отдельных видов продукции. Порядок заполнения возвратного акта такой:

1. Заполнить данные об организации-заказчике, внести адрес и контакты и необходимые коды по общероссийскому классификатору.
2. Указать реквизиты акта — его номер и дату.
3. Заполнить данные о месте поставки, документе-основании (первичной товарной накладной), грузоотправителе и грузополучателе, госконтракте.
4. Указать время получения груза.
5. На втором и третьем листах оформить причину возврата — указать все количественные и качественные несоответствия, фактические и плановые показатели и их расхождение.
6. На последней странице формы указываются ответственные за отгрузку, поставку и приемку лица. Перечисляются члены комиссии, которая выявила несоответствия. Все члены комиссии должны поставить подписи. Помимо комиссии, бланк подписывает главный бухгалтер. В завершении документа руководитель заказчика выносит свое решение.

Правила формирования ТОРГ-2 и ТОРГ-3 абсолютно одинаковы.

По форме №2 оформляют возврат товаров отечественного производства, а по форме №3 — зарубежного.

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете.

С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью.

4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Оформляем возврат по накладной ТОРГ-12

Разбираемся, для чего необходима возвратная товарная накладная по форме ТОРГ-12, и в чем особенности ее заполнения.

Когда можно вернуть товар

Согласно действующему гражданскому законодательству, заказчик вправе вернуть ТМЦ поставщику в ряде случаев:

• несоответствие полученного товара условиям контракта в части качества, упаковки, комплектации (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 482, п. 2 ст. 480 ГК РФ);
• истекший срок годности поставленных ТМЦ;
• невозможность использования и реализации;
• обновление ассортимента заказчика и проч.

Заказчик проверяет соответствие количественных и качественных характеристик в процессе приемки ТМЦ или же по факту приемки в срок, установленный законом или контрактом (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ).

Особенности заполнения товарной накладной ТОРГ-12 на возврат

В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя.

Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.

Ключевая строка возвратной ТН ТОРГ-12 — это «Основание». Ее необходимо заполнить корректно, в соответствии с содержанием операции. В эту графу вносятся следующие сведения:

• возврат товара;
• номер и дата ТН, по которым производилась приемка ТМЦ;
• реквизиты контракта-основания;
• номера и даты сопроводительных документов — писем, актов несоответствия, дефектных ведомостей.

Далее заполняются реквизиты самой ТН на возврат — номер и дата, данные о товарно-транспортной накладной (при наличии).

Табличная часть включает те же позиции, что и ТОРГ-12. Позиции товаров в документах на прием и на возврат должны быть абсолютно идентичными, иначе несоответствия могут послужить причиной штрафных санкций при проверках.

Единственным исключением может выступать строка НДС. Согласно письмам Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@, если организация-заказчик не является плательщиком НДС, то и в возвратной ТОРГ-12 эта позиция может быть нулевой. В таком случае поставщик выставляет заказчику корректировочную счет-фактуру на ту сумму НДС, которая была указана в первоначальной ТН на поставку.

Подписывают возвратную документацию руководитель и главный бухгалтер организации-заказчика. Подписи обязательно должны быть с расшифровками и заверены печатью при условии ее официального использования в учреждении. Сам факт передачи возвращаемого товара заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.

В случае, если товары переданы грузополучателю от поставщика с какими-либо нарушениями, перечень которых установлен гражданским законодательством, грузополучатель может вернуть товарно-материальные ценности.

Для этого, в частности, необходимо оформить возвратную накладную (далее — ВН). Рассмотрим, как ее правильно оформить.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Что это такое?

Это документ, который, без преувеличения, является ключевым в отношениях, связанных с расторжением договора, заключенного между поставщиком и покупателем по вопросу купли-продажи неких товаров. Именно на его основании товар возвращается продавцу по сделке, а деньги – грузополучателю (покупателю).

Оформление накладной актуально для случаев, когда указанные отношения оформлены между субъектами коммерческой деятельности. Если товар поставлялся физ. лицу, то в подготовке бумаги, о которой идет речь, нет необходимости.

Для чего нужна?

Ответить на первый вопрос можно коротко: документ необходим, чтобы законно реализовать процедуру возврата товара. Нормы, регулирующие правоотношения, содержатся в ст. ст. 468, 475, 480 и 482 Гражданского кодекса РФ.

Случаи, когда грузополучатель может предъявить поставщику претензии и вернуть товар, таковы:

• Товар упакован ненадлежащим образом или упаковка отсутствует вовсе.
• Нет необходимых сопроводительных бумаг, которые, согласно закону или договору, должны иметь место.
• Поставщиком нарушены сроки исполнения взятых на себя обязательств.
• Продукция по тем или иным причинам не может быть реализована в дальнейшем.
• В поставленном товаре выявлен брак.
• Продукция поставлена не в той комплектации, о которой договаривались стороны.
• Срок годности у товара вышел.

В общем, если поставленный товар не соответствует условиям, определенным законом или договором, то его можно вернуть, не забыв при этом составить соответствующую накладную.

Какую форму используют?

Специальной формы для документа, утвержденной каким-либо государственным органом, не существует. Между тем, в 1998 году Госкомстат утвердил форму ТОРГ-12, которую и используют многие организации. Законодательство это допускает.

ТОРГ-12 – бланк, который не является обязательным к применению. Важнее не то, как выглядит накладная, а то, какие сведения в ней содержатся.

Как оформить возвратный документ?

Вопрос подразумевает наличие некоторых нюансов, на которых необходимо остановиться.

Кто должен составлять?

Если возникла необходимость вернуть товар, то в этом заинтересован покупатель. Соответственно, именно он должен подготовить накладную, по которой ТМЦ будут переданы поставщику.

Сколько экземпляров нужно сделать?

Логично предположить, что каждой из сторон нужен будет свой экземпляр документа. В какие-либо контролирующие или иные органы обязанности направлять документ нет.

Таким образом, возвратная товарная накладная оформляется в 2 экземплярах:

• один – для поставщика;
• другой – для покупателя, которого, по тем или иным причинам, не устроил полученный товар.

Как заполнить ТОРГ-12?

В документе нужно указать следующее:

1. Номер и дату подготовки бумаги.
2. Реквизиты организации, осуществляющей возврат. В том числе, нужно указать и банковские данные (расчетный счет, ИНН, КПП, БИК и т. д.).
3. Реквизиты поставщика. Их нужно указывать в графе «Грузополучатель».
4. Адрес места разгрузки. Это может быть, например, адрес, по которому у поставщика находится склад.

Типичная ошибка: покупатель указывает юридический адрес поставщика, несмотря на то, что товар планируется разгрузить в другом месте.

Ниже указывается общее количество товара и его стоимость.

• Скачать бесплатно бланк возвратной накладной по форме ТОРГ-12 для Excel
• Скачать бесплатно образец накладной на возврат товара поставщику по форме ТОРГ-12 для Excel

Подписание

На накладной ТОРГ-12 должны стоять следующие подписи:

• Уполномоченного представителя грузоотправителя. Необязательно это будет подпись руководителя.
• Аналогичного лица, действующего от имени грузополучателя.

Подпись нужно расшифровывать.

Спорным является вопрос о том, нужна ли печать на документе.

Доводы за печать:

1. В самом бланке ТОРГ-12 место для оттиска есть. Оно обозначено буквами «М.П.»
2. В приказе Госкомстата разъяснено, что печать ставить нужно.
3. Отношения по возврату товара возникают между двумя субъектами коммерческой деятельности.

Аргументы против:

1. Что означают буквы «М.П.» нигде не разъясняется. не говорит о том, что печать нужно ставить обязательно.

Учитывая изложенное, можно дать следующую рекомендацию: печать на документе лучше поставить. Это не будет лишним. Процедура быстрая и устраняет риски возникновения ненужных неприятностей.

Как зафиксировать факт составления?

Особых требований законодательство не устанавливает. Практикующие бухгалтеры со стажем рекомендуют распечатать реестр бумаг, о которых идет речь, подготовленный в 1С, и фиксировать в нем факт подготовки каждого из возвратных документов.

Нужно ли хранить данный документ?

Очевидно, да. Он является первичным отчетным бухгалтерским документом, который подтверждает факт того, что товар был возвращен поставщику, а деньги – получены покупателем. Срок хранения согласно ФЗ «О бухучете» — 5 лет. Иначе, как отчитываться перед налоговой?!

Процесс перевозки груза от отправителя к получателю неизбежно сопровождают расчетные и сопроводительные документы. Читайте наши материалы о том, какие есть виды накладных, а также как правильно заполнять ТТН, ТН, требование-накладную, УПД, расходную, приходную, расходно-приходную, транспортную и на отпуск товара.

Таким образом, возвратная накладная – довольно важный документ, от правильного составления которого зависит многое. В её оформлении больших сложностей нет, но есть свои нюансы, которые нужно учитывать, чтобы не нажить проблем.

Возврат товара: разберемся в сути

Поставка продукции или товаров осуществляется на основании договора или контракта. Э ти документы отражают ключевые условия и требования к поставке. Если поставщик нарушит договоренности, то по положениям ГК РФ покупатель вправе отказаться от закупки.

Приобретатель требует по ст. 475 Гражданского кодекса:

• снижения цены;
• замены некачественной продукции;
• бесплатного устранения недостатков;
• дополнительной комплектации и отгрузки;
• или прочего.

В большинстве случаев придется возвращать уже отгруженную продукцию. Для этого составляйте возвратную накладную поставщику, претензионное письмо и акт расхождения.

Если покупатель отказывается от товара, несоответствующего условиям договора поставки, он все равно обязан обеспечить сохранность поставленных ТМЦ до возврата. Требование закреплено в ч. 1 ст. 511 ГК РФ.

Основания для возврата ТМЦ

Вернуть товары на законных основаниях получается не всегда. Например, если требования к поставке полностью соблюдены, и поставщик отказывается заключить допсоглашение. Но есть конкретные ситуации, когда возврат ТМЦ правомерен и необходим. Обозначим ситуации, когда придется подготовить возвратную накладную на ТМЦ:

У покупателя имеется выбор:

• вернуть некачественную продукцию и расторгнуть договор, потребовав оплату назад;
• потребовать замены поставки на качественные ТМЦ;
• требовать с поставщика снизить стоимость закупки;
• истребовать с контрагента оплатить устранение недостатков.

П. 2 ст. 475 ГК РФ

Несоответствие объему поставки

При выявлении недопоставленной части ТМЦ приобретатель возвращает всю партию. Если контрагент отгрузил больший объем ТМЦ, то излишек требуется вернуть.

Требуете от контрагента допоставить недостающие детали, части и компоненты либо возвращаете всю партию.

Получатель отказывается от всей партии. Но можно и вернуть только несоответствующие единицы товара, и потребовать их замену.

Несоблюдение сроков поставки

Поставщик нарушает сроки доставки товара, отказывайтесь от партии вовсе. Но есть исключения в отношении товаров с ограниченным сроком годности.

Идти на крайние меры и расторгать договор поставки не обязательно. Сначала потребуйте с поставщика устранить выявленные недостатки и расхождения. Если претензии не дали результата, приступайте к контрмерам.

Покупатель отказывается и от качественного товара, поставленного в срок и в полном объеме. Но для этого придется договориться с поставщиком. В этой ситуации придется заключить дополнительное соглашение, в котором будут отражены новые условия сотрудничества или разрыва деловых отношений.

Особенности оформления возврата

Документальное оформление возвратной процедуры играет ключевую роль. Покупателю придется сформировать:

• претензионное письмо;
• акт расхождения;
• товарную накладную на возврат.

И только потом начинать возвратную процедуру. Понадобится оформить акт расхождения и претензию, а затем составить возвратную накладную.

Какой бланк использовать

Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Но применение единых формуляров не обязательно. Организация вправе использовать собственные бланки накладных на возврат.

Самостоятельно разработанный бланк утвердите в учетной политике. Раскройте подробные инструкции по его заполнению. Либо используйте унифицированный формуляр.

Закреплять структуру и правила заполнения формы накладной ТОРГ-12 в учетной политике учреждения не нужно. Достаточно сделать ссылку, что для оформления возврата используется ТОРГ-12.

Бюджетники используют специальные формы накладных для отражения возврата. Это акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) и накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Инструкции по заполнению закреплены Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 17.11.2017).

Что делать с НДС

Правила оформления документов, участвующих в расчете налога на добавленную стоимость, изменились. Теперь покупатель, возвративший ТМЦ, счет-фактуру не выставляет. А вот поставщик, принявший возврат, оформляет корректировочный счет-фактуру уже с учетом фактических значений поставки.

Затем регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге продаж (п. 3 ст. 168, п.

10 ст. 172 НК РФ, п. 12 Правил ведения книги покупок, п.

1.4 Письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@, Письмо Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171).

Покупатель, если принял НДС к вычету, восстанавливает налог на основании полученного корректировочного счета-фактуры. И регистрирует операции в книге покупок (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 1.4 Письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@).