Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — это обязательный документ кадрового делопроизводства. Он необходим и при переходе на электронные трудкнижки в 2020 году.
Ответственный: необходимость и приказ о назначении
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).
Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
Отдельное уполномоченное лицо утверждается руководителем (абз. 2 п. 45 постановления правительства № 225 в ред. от 25.03.2013). Приказ об ответственных за ведение трудовых книжек — документ обязательный.
Кого назначить
Законодательство не определяет отдельных требований для ответственных работников. Назначают их такими способами:
- на основную работу или по совместительству;
- оформляется совмещение функций к должности, существующей в штатном расписании (за доплату) (ст. 60 ТК);
- через возложение обязанностей на работника (ст. 60 ТК).
Для оформления кадровика достаточно официального распоряжения, обязанности уже предусмотрены его должностной инструкцией. А вот для бухгалтера, например, придется вносить поправки в его должностную инструкцию.
Передать ведение сведений о трудовой деятельности на аутсорсинг нельзя. Только руководитель организации осуществляет назначение ответственных за ведение трудовых книжек из числа работников. Это соответствует законодательству — не состоящие в трудовых отношениях с организацией лица не подчиняются правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч.
2 ст. 21 ТК РФ). За нарушение — ответственность по ст.
5.37 КоАП.
Как правильно составить приказ
Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.
Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.
Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».
Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).
Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:
- назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
- назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
- напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.
Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.
Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.
На что следует обратить внимание:
- в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
- правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).
Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765
ПРИКАЗ № 45-ЛС
| г. Москва | 30 мая 2020 г. |
О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК
Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,
- Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
- Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.
Директор: Иванов И.И.С
С приказом ознакомлены: Александрова А.А.
А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:
- уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
- сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
- подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765
ПРИКАЗ № 45-ЛС
| г. Москва | 30 декабря 2019 г. |
О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года
1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:
- подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
- подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.
2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:
- уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
- сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор: Иванов И.И.С
С приказом ознакомлены: Александрова А.А.
Как и сколько хранить
Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом о деятельности и трудовом стаже работника в соответствии со ст. 66 ТК РФ. Посредством приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек руководитель определяет сотрудника, в чьи обязанности будут входить учет, ведение, хранение и выдача книжек.
Нормативная база
Несмотря на то, что с 2021 года вновь принимаемым сотрудникам бумажная трудовая книжка выдаваться не будет (ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ), она из оборота не изъята и по-прежнему ведется работодателями на тех работников, кто решил ее сохранить.
Поэтому работодатель по-прежнему обязан обеспечивать организацию учета, хранения, ведения и выдачи книжек.
Об этом говорят и Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В этих же правилах (п. 45) оговаривается и назначение ответственного за ведение трудовых книжек лица из числа работников, которые непосредственно этим занимаются.
Как правило, ответственным назначается начальник отдела кадров, однако закон не запрещает назначить и определенного сотрудника. Именно назначенное руководителем лицо будет нести непосредственную ответственность в случае утери книжки или неверного внесения в нее сведений.
СЗВ-ТД и бумажные трудовые книжки
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ установил обязанность работодателя с начала 2021 года подавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД, содержащий в себе сведения о движении кадров. О том, что это за отчет и что туда включается, мы рассказали в отдельной статье по ссылке.
В отчет вносятся и сведения из бумажных трудовых книжек в случае, если:
- работник увольняется;
- работник переводится на другое место работы.
Форма приказа
Унифицированной формы приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек не существует. Работодатель может составить их по образцу распорядительных документов, утвержденных положением или инструкцией по делопроизводству, принятыми в конкретной организации.
Оформление приказа на фирменном бланке является обязательным только в случае, если организация его использует. Если бланки не применяются, то в «шапке» приказа потребуется обозначить основные данные об организации:
- наименование;
- юридический адрес;
- ИНН, КПП.
На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которыми можно воспользоваться в работе. Документ состоит из следующих обязательных элементов:
- Название — Приказ.
- Заголовок — «О назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек».
- Преамбула приказа — то есть основание и обоснование. В данном случае в качестве основания можно привести ссылки на упомянутую выше ст.66 ТК РФ и Правила. Обоснованием будет непосредственно цель издания приказа — «С целью организации учета, хранения…».
- Слово «приказываю», располагающееся по центру под преамбулой.
- Текст приказа, в котором указывается ответственное лицо. Здесь же можно указать, какими документами это ответственное лицо должно руководствоваться в работе.
- Указание на лиц, ответственных за доведение приказа до сведения заинтересованных сотрудников, и за исполнение приказа.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.
После подписания руководителем приказ регистрируется в журнале регистрации приказов или в электронной системе делопроизводства.